Contexte 4.1 Environ 40 600 employés cotisent à onze régimes de retraite provinciaux, qui versent par ailleurs des prestations de retraite à quelque 18 100 personnes. Les prestations de retraite versées au titre des régimes pour l’exercice 2000-2001 ont atteint un total de 286,5 millions de dollars. Au cours l’exercice, les employés ont versé aux régimes 86,3 millions, et le gouvernement, 93,3 millions. En fin d’exercice, les régimes du gouvernement avaient des placements de plus de 6 milliards de dollars. 4.2 Notre rapport de 2000 a consacré un chapitre aux structures de gouverne et de reddition de comptes en place pour quatre des régimes de retraite. Le chapitre relevait cinq secteurs de responsabilité des régimes de retraite : conformité, capitalisation du régime, gestion de l’actif, administration des prestations et communication. 4.3 Nous reconnaissons que notre travail dans le domaine de la gouverne et de la reddition de comptes des régimes de retraite a lieu à un moment où le secteur des régimes de retraite est en pleine période d’évolution et de maturation. Ce n’est qu’en 1998, il y a quatre ans, que le Comité sénatorial permanent des banques et du commerce a publié un rapport dans lequel il formulait des recommandations importantes concernant la gouverne des régimes de retraite au Canada. Nous espérons que notre travail contribuera à accroître la sensibilisation des fiduciaires et des préposés à la gouverne du secteur public à l’importance et à la valeur de bonnes pratiques de gouverne. Étendue 4.4 Parmi les cinq secteurs de responsabilités des régimes de retraite, nous avons choisi de vérifier la gestion de l’actif. C’est l’importance de la gestion de l’actif pour la survie à long terme d’un régime de retraite qui nous a menés à cette décision. 4.5 Plusieurs règles pratiques largement suivies dans le secteur des régimes de retraite insistent sur l’importance de la gestion de l’actif pour la santé financière du régime. En voici des exemples : • 80 % de chaque dollar de pension provient des revenus de placement; • une hausse de 1 % des revenus du régime de retraite abaisse de 15 % les cotisations obligatoires; • les décisions relatives à la composition de l’actif représentent entre 80 % et 90 % de l’écart dans le rendement des placements. 4.6 La présente vérification examine la gestion de l’actif du point de vue du Régime de pension de retraite dans les services publics (régime des services publics) et du Régime de pension à l’intention du groupe Manœuvres, hommes de métier et de services des districts scolaires du Nouveau-Brunswick (régime des manœuvres, hommes de métier et de services). Nous avons retenu ces deux régimes à titre d’exemples, l’un d’un régime établi par une loi (le régime des services publics) et l’autre, d’un régime établi dans une convention collective (le régime des manœuvres, hommes de métier et de services). Nous voulions aussi examiner un régime dont le gestionnaire des placements est la Société de gestion des placements du Nouveau-Brunswick (le régime des services publics) et un régime qui fait appel à des gestionnaires de placements externes (le régime des manœuvres, hommes de métier et de services). 4.7 Notre objectif pour ce projet était le suivant : Déterminer si les préposés à la gouverne des régimes de retraite ont établi des mécanismes satisfaisants pour mesurer l’efficacité des activités de gestion de l’actif et en faire rapport. 4.8 Le terme « activités de gestion de l’actif » touche à plusieurs domaines. Nous avons élaboré cinq critères que nous utilisons comme repères dans chacun de ces domaines pour nous aider à déterminer si l’objectif de vérification a été atteint. Pour nous assurer que l’objet de la vérification suscitait un consensus, nous avons discuté des critères avec le personnel de l’entité vérifiée. 4.9 Nos observations sont organisées autour de cinq critères. Nous consacrons aussi une section à la structure de gouverne des régimes de retraite en raison de son importance fondamentale pour la gestion de l’actif. Résumé des résultats 4.10 L’identité du préposé à la gouverne du Régime de pension de retraite dans les services publics et du Régime de pension à l’intention du groupe Manoeuvres, hommes de métier et de services devrait être officiellement reconnue. Les fonctions et les responsabilités du préposé à la gouverne devraient être clairement établies dans la documentation du régime de retraite. Régime de pension de retraite dans les services publics 4.11 Le rôle du préposé à la gouverne dans la préparation et l’approbation de la politique de placement n’est pas officiel, ce qui accroît le risque que le rôle du préposé à la gouverne ne soit pas rempli. 4.12 Aucune méthode officielle n’est suivie pour assurer la surveillance du rendement du fiduciaire, la Société de gestion des placements du Nouveau-Brunswick (la Société de gestion). Cependant, la Société de gestion surveille de manière adéquate son personnel de gestion des placements et les gestionnaires des placements externes pour s’assurer de la conformité aux politiques de placement applicables. 4.13 À l’heure actuelle, un certain nombre de rapports sont publiés annuellement au sujet du régime des services publics. Toutefois, il n’y a pas de rapport annuel qui fournit aux lecteurs de l’information permettant de comprendre le régime et d’évaluer son rendement. Régime de pension à l’intention du groupe Manoeuvres, hommes de métier et de services 4.14 La Division de la trésorerie n’a pas de procédures en vigueur pour assurer un examen efficace des politiques de placement sur une base annuelle. 4.15 Bien que nous ayons constaté des pratiques exemplaires en usage dans la sélection des gestionnaires des placements, nous relevons aussi la nécessité de clarifier les rôles, d’officialiser les pratiques et, dans certains cas, d’améliorer des pratiques. 4.16 Il y a en vigueur un certain nombre de directives et de pratiques qui contribuent à faire en sorte qu’un processus fiable permet de surveiller et d’évaluer les gestionnaires et d’assurer la conformité à la politique de placement. Ce qu’il faut en revanche, ce sont des directives par écrit et, dans certains cas, l’amélioration des processus. 4.17 Il n’y a pas de rapport annuel fournissant aux lecteurs de l’information qui leur permettrait de comprendre le régime de retraite et d’en évaluer le rendement. Structure de gouverne 4.18 Dans le contexte des régimes de retraite, la gouverne est définie comme « le processus et la structure suivis pour orienter et gérer l’exploitation du régime de retraite dans le but de réaliser la mission ou l’objectif énoncé ». La personne ou l’organisme ayant le plus grand pouvoir de décision sur la gouverne du régime, conformément aux modalités du régime ou aux mesures législatives applicables, est considéré comme le préposé à la gouverne du régime. 4.19 À l’amorce de notre travail sur la gouverne des régimes de retraite (voir le chapitre 5 de notre rapport de 2000), l’un des premiers défis consistait à déterminer qui était le préposé à la gouverne du régime des services publics et du régime des manœuvres, hommes de métier et de services. 4.20 Il est très important de clairement définir qui est le préposé à la gouverne, car ce dernier est l’ultime responsable du rendement du régime de retraite. La gestion de l’actif est un élément crucial de la responsabilité du préposé à la gouverne, mais pas le seul. C’est le préposé à la gouverne qui est censé prendre les devants et être proactif pour : • veiller à ce que le régime ait une mission ou un objectif énoncé qui est communiqué à tous les participants au régime; • veiller à ce que le régime précise les rôles et les responsabilités du préposé à la gouverne et de l’administrateur du régime; • veiller à ce que les parties responsables de chacune des composantes clés du régime de retraite, y compris la gestion de l’actif, soient clairement définies et visées par un mandat; • veiller à ce que des mesures du rendement claires et objectives soient établies pour chaque composante clé du régime de retraite; • veiller à ce qu’un processus soit établi pour évaluer l’atteinte du rendement de toutes les composantes du régime de retraite; • veiller à ce que les responsables de la gouverne du régime reçoivent la formation et l’orientation nécessaires pour s’acquitter de leurs responsabilités; • veiller à ce que des mécanismes et des critères permettant d’évaluer périodiquement la gouverne du régime soient en vigueur. 4.21 En ce qui concerne la gestion de l’actif, le préposé à la gouverne devrait approuver les objectifs stratégiques et les cibles de rendement les plus cruciaux. Nous nous attendrions à ce qui suit de la part du préposé à la gouverne : • approuver les décisions relatives aux politiques de placement, par exemple l’établissement de repères dans des domaines tels que les taux de rendement, la tolérance à l’égard du risque et la composition de l’actif; • donner son approbation définitive aux politiques de placement; • veiller à ce que les politiques et les objectifs de placement demeurent à jour; • s’assurer que les critères de sélection des gestionnaires des placements sont clairement établis et respectés; • surveiller et évaluer le rendement du ou des gestionnaires des placements et prendre des mesures lorsque les cibles ne sont pas atteintes; • évaluer le rendement du régime de retraite et faire rapport sur les résultats aux participants et au promoteur du régime. 4.22 Pour favoriser de bonnes pratiques de gouverne, il est important que l’identité ainsi que les fonctions et responsabilités du préposé à la gouverne du régime de retraite soient clairement communiquées. Ainsi, on s’assure que toutes les parties connaissent bien le rôle du préposé à la gouverne du régime et aussi que le préposé à la gouverne connaît les attentes à son égard et sait que son rendement peut être évalué. Préposé à la gouverne du Régime de pension de retraite dans les services publics 4.23 La Loi sur la pension de retraite dans les services publics ne définit pas explicitement ni le préposé à la gouverne, ni les fonctions et les responsabilités du préposé à la gouverne. Nous avons examiné la documentation qui a été mise à notre disposition et conclu, dans notre rapport de 2000, que le préposé à la gouverne du Régime de pension de retraite dans les services publics est le ministre des Finances, à titre de président du Conseil de gestion. Nous avions alors rencontré le sous-ministre des Finances et ses responsables, qui s’étaient dit d’accord avec notre conclusion. 4.24 Il est nécessaire d’établir une distinction entre les responsabilités de gestion de l’actif de la caisse fiduciaire de retraite de la Société de gestion des placements du Nouveau-Brunswick et la responsabilité globale du préposé à la gouverne à l’égard du régime de retraite. Il est clair que la Société de gestion est chargée de gérer l’actif de la caisse fiduciaire de retraite, comme il est énoncé dans la loi qui la constitue; on y lit que la société doit agir à titre de fiduciaire de la caisse de retraite. Le rôle du préposé à la gouverne du régime est toutefois plus large. Il comprend la responsabilité finale de la gestion de l’actif ainsi que les nombreuses autres responsabilités décrites précédemment. Recommandation 4.25 L’identité du préposé à la gouverne du Régime de pension de retraite dans les services publics devrait être officiellement reconnue. Les fonctions et les responsabilités devraient être clairement établies dans la documentation du régime de retraite. Préposé à la gouverne du Régime de pension à l’intention du groupe Manœuvres, hommes de métier et de services 4.26 Après avoir examiné différents documents et tenu des discussions avec des responsables du ministère des Finances, nous en sommes venus à la conclusion que le préposé à la gouverne du Régime de pension à l’intention du groupe Manœuvres, hommes de métier et de services des districts scolaires du Nouveau-Brunswick est le Conseil de gestion. 4.27 Les documents examinés montrent aussi que le Conseil de gestion est le fiduciaire de l’actif du régime de retraite. La formulation des lettres d’entente avec les conseillers en placement appuie cette conclusion. 4.28 Après avoir établi que le Conseil de gestion est le préposé à la gouverne et le fiduciaire, la question manquait encore de clarté. Ainsi, un avis juridique daté du 5 novembre 1998 précise qu’il n’est pas explicitement énoncé que le Conseil de gestion du gouvernement du Nouveau-Brunswick est le fiduciaire de la caisse de retraite, ce qui soulève des questions relatives à la responsabilité pour les promoteurs du régime de retraite, le Conseil de gestion du gouvernement du Nouveau-Brunswick; l’avis ajoute que la relation entre le comité des pensions, le syndicat et le Conseil de gestion dans toutes ses capacités n’est pas claire. Le document du régime ne nomme pas le Conseil de gestion ni à titre de préposé à la gouverne du régime de retraite, ni à titre de fiduciaire de l’actif du régime de retraite. Recommandation 4.29 L’identité du préposé à la gouverne du Régime de pension à l’intention du groupe Manœuvres, hommes de métier et de services devrait être officiellement reconnue. Les fonctions et les responsabilités devraient être clairement établies dans la documentation du régime de retraite. Régime de pension de retraite dans les services publics Introduction 4.30 La Loi sur la pension de retraite dans les services publics établit un régime de retraite à prestations déterminées dont le promoteur est le gouvernement du Nouveau-Brunswick. Au 31 mars 2001, il y avait plus de 18 200 participants actifs, 8 600 pensionnés et un actif d’une valeur marchande d’environ 2,96 milliards de dollars. Le Régime de pension de retraite dans les services publics est le plus important des onze régimes de retraite provinciaux. 4.31 La Société de gestion des placements du Nouveau-Brunswick est le fiduciaire et le gestionnaire des placements de la caisse de retraite dans les services publics, ainsi que de la caisse de retraite des enseignants et de la caisse de retraite des juges. Une loi de l’Assemblée législative du Nouveau-Brunswick a nommé la Société de gestion des placements comme fiduciaire le 11 mars 1996, et la société a assumé la responsabilité de la gestion de l’actif des caisses le 1er avril 1996. 4.32 Le 1er avril 1998, l’actif des caisses a été transféré à des fonds en fiducie à participation unitaire établis par la Société de gestion des placements. Au 31 mars 2001, il y avait 12 fonds en fiducie à participation unitaire, chacune ayant un mandat particulier en matière de placements. La caisse de retraite dans les services publics détient des unités dans chacun des 12 fonds en fiducie à participation unitaire, conformément à la politique de placement établie par la Société de gestion des placements pour la caisse de retraite dans les services publics. Quatre des fonds en fiducie à participation unitaire ont des gestionnaires de placements externes, tandis que les huit autres fonds sont gérés par le personnel de la société. Des politiques de placement devraient exister 4.33 Notre premier critère est le suivant : Des politiques et des objectifs de placement appropriés devraient être préparés et approuvés. 4.34 Une caisse de retraite a seulement deux sources de revenus, soit les revenus de placements et les cotisations des participants au régime et du promoteur. Comme nous le mentionnions, une règle pratique largement appliquée est la suivante : une hausse de 1 % des revenus du régime de retraite abaisse de 15 % les cotisations obligatoires. Voilà qui souligne l’importance d’avoir de bonnes politiques de placement pour le préposé à la gouverne du régime, le promoteur du régime, les employés qui cotisent au régime et les personnes qui reçoivent des prestations de retraite. 4.35 Nous avons examiné les pratiques exemplaires du secteur ainsi que la Loi sur les prestations de pension pour nous aider à établir une base servant à définir ce que sont des politiques de placement appropriées. La loi vise les personnes employées par le gouvernement du Nouveau-Brunswick, mais elle ne lie pas la Couronne, ce qui fait que le régime de retraite dans les services publics n’a pas d’obligations en vertu de cette loi. Malgré cela, la loi est considérée comme un point de repère utile. Les résultats de notre examen sont les suivants. 4.36 Les politiques de placement devraient : • faire l’objet de procédures écrites qui définissent les responsabilités et les obligations redditionnelles des gestionnaires des placements; • établir clairement quels sont les processus de rapport et d’examen que suivra le régime, y compris la manière dont le rendement sera mesuré et communiqué; • documenter les attentes du régime en matière de rendement et la tolérance à l’égard du risque; • être approuvées par le préposé à la gouverne du régime; • être compatibles avec les objectifs de la caisse de retraite et la nature des obligations financières du régime; • faire en sorte que la possibilité de modifications du régime et d’événements imprévus, par exemple les changements radicaux sur les marchés économiques, soit prévue dans la politique. Rôle du préposé à la gouverne dans l’approbation des politiques de placement 4.37 Comme nous l’expliquions, le rôle du préposé à la gouverne à l’égard d’un régime de retraite est crucial. Le préposé à la gouverne est l’ultime responsable de tous les aspects des activités du régime de retraite. 4.38 Durant l’établissement du taux réel de rendement à long terme pour la politique de placement, les responsables de la Société de gestion ont rencontré le préposé à la gouverne et d’autres responsables du ministère des Finances pour obtenir leurs vues sur des questions qui ont contribué à déterminer une stratégie appropriée en matière d’affectation de l’actif et la tolérance du promoteur à l’égard du risque. 4.39 Par ailleurs, le préposé à la gouverne a eu chaque année des rencontres officieuses avec la Société de gestion pour discuter de questions relatives à la gestion de l’actif. Le sous-ministre des Finances est membre du conseil d’administration et donc exposé régulièrement aux activités du conseil. 4.40 Toutefois, le préposé à la gouverne du régime n’a pas approuvé officiellement la politique de placement. Examen de la politique de placement visant la caisse de retraite dans les services publics 4.41 Nous avons examiné la politique de placement en vigueur pour la caisse de retraite dans les services publics datée du 1er avril 2001, dans l’optique de sa conformité à la Loi sur la Société de gestion des placements et aux pratiques exemplaires du secteur. Conformité à la Loi sur la Société de gestion des placements 4.42 C’est la Loi sur la Société de gestion des placements qui établit les responsabilités de la Société de gestion à l’égard de l’administration des politiques de placement. La loi précise les exigences des politiques et déclare ceci : « La déclaration de politiques et principes directeurs de placement doit […] décrire le but et les objectifs du fonds ou du fonds commun de placement, les devoirs des personnes responsables de la gestion et de l’administration du fonds ou du fonds commun de placement et la manière selon laquelle les placements doivent être examinés et effectués. » 4.43 Notre examen a révélé que la Société de gestion respecte la Loi sur la Société de gestion des placements en ce qui concerne les exigences relatives au contenu de ses politiques de placement. Pratiques exemplaires du secteur 4.44 Nous avons conclu que, si on les compare aux pratiques exemplaires du secteur, les politiques sont appropriées sauf dans un cas, soit le lien entre le but du régime et l’objectif de la politique de placement. 4.45 La politique de placement du régime, documentée par le fiduciaire (la Société de gestion), précise que les objectifs qui suivent devraient former la base de la politique de placement de la caisse de retraite dans les services publics : maximiser le rendement des placements; protéger l’actif accumulé. [Traduction.] 4.46 Il est également déclaré dans la politique de placement que : « l’un des objectifs de la société est d’offrir un taux de rendement réel à long terme supérieur à l’hypothèse utilisée pour l’évaluation actuarielle la plus récente, qui est de 4,0 %. » [Traduction.] 4.47 La Loi sur la pension de retraite dans les services publics n’énonce pas un but ou une mission pour le régime de retraite. Un énoncé de but est inclus dans les livrets et les brochures à l’intention des employés : assurer une sécurité financière aux participants au régime. Cependant, le ministère des Finances a déclaré que ce libellé ne rend pas correctement compte du but du régime. Il s’ensuit, puisqu’il n’y a pas de but approprié pour le régime, qu’il est impossible d’établir un lien avec l’objectif de la politique de placement. Recommandations 4.48 Le préposé à la gouverne n’a jamais officiellement approuvé la politique de placement, et nous avons recommandé que l’approbation requise soit obtenue. 4.49 Nous avons recommandé qu’il y ait un but ou une mission documenté pour le régime de retraite. Nous avons aussi recommandé qu’il y ait un lien clair entre le but du régime de retraite et l’objectif établi par la Société de gestion pour le taux de rendement réel à long terme dans la politique de placement de la caisse. Conclusion 4.50 De façon générale, il est partiellement satisfait au critère. Le rôle du préposé à la gouverne dans la préparation et l’approbation de la politique de placement n’est pas officiel, ce qui accroît le risque que le rôle du préposé à la gouverne ne soit pas rempli. En ce qui concerne les responsabilités de la Société de gestion, il est satisfait au critère. Les politiques de placement devraient être régulièrement revues 4.51 Notre deuxième critère est le suivant : Les politiques et les objectifs de placement devraient être revus régulièrement et mis à jour au besoin. 4.52 Une fois qu’une politique de placement appropriée est préparée et approuvée, il est important de mettre la politique périodiquement à jour pour assurer sa pertinence continue lorsque les conditions changent. La Société de gestion a la responsabilité d’élaborer la politique et de la tenir à jour. 4.53 Notre vérification a révélé que le dernier examen de la politique de placement par la Société de gestion a eu lieu, comme il est exigé, dans l’année qui a suivi une évaluation de la capitalisation. La politique de placement la plus récente est datée du 1er avril 2001, tandis que la dernière évaluation actuarielle de la capitalisation est datée du 1er avril 2000. De plus, on nous a informés que la Société de gestion a aussi l’habitude d’examiner annuellement la nécessité d’un examen de la politique de placement et fait des mises à jour au besoin. 4.54 Rien dans les mesures législatives n’oblige le préposé à la gouverne du régime à participer à un examen et à une mise à jour périodiques de la politique de placement. De plus, le préposé à la gouverne ne suit aucune pratique officielle à cet égard. 4.55 Depuis un certain temps, le ministère des Finances a recours au « comité d’évaluation actuarielle » pour formuler des recommandations ayant trait aux évaluations actuarielles des régimes de retraite. Ce comité est composé de sept employés cadres et fait rapport au ministre des Finances. 4.56 Le mandat du comité est établi depuis octobre 1996. En voici quelques aspects clés : • recommander un mandat approprié pour les évaluations actuarielles, fondé sur les objectifs de l’évaluation actuarielle; • recommander les méthodes et les hypothèses actuarielles sur lesquelles l’évaluation doit se fonder; • recevoir le rapport d’évaluation des actuaires et formuler des recommandations fondées sur ce rapport. 4.57 Nous avons examiné les procès-verbaux des réunions du comité en remontant jusqu’en octobre 1996. Nous avons constaté que, à une occasion, le comité a consacré du temps à l’examen des répercussions que différentes hypothèses concernant le taux de rendement auraient sur le régime de retraite. Ce genre d’information offre la possibilité de mettre sur le même pied le risque de placement et les taux de rendement et d’examiner les répercussions de ce risque sur les taux attendus. 4.58 Si de telles analyses étaient plus fréquentes et que les résultats étaient mis à la disposition du préposé à la gouverne du régime, ce dernier serait alors beaucoup mieux placé pour discuter et approuver les modifications à la politique de placement lorsqu’il est prié de le faire. 4.59 La Société de gestion nous a informés que, dans le cadre de la procédure habituelle de mise à jour de la politique de placement, elle sollicite l’apport du ministre des Finances au sujet de la tolérance du promoteur à l’égard du risque. Cette communication avec le préposé à la gouverne du régime est un aspect important du processus suivi lorsque des modifications sont envisagées à la politique de placement. 4.60 Par ailleurs, il est important que des communications aient lieu entre la Société de gestion et le préposé à la gouverne du régime concernant la position de ce dernier sur des questions ayant trait à la capitalisation du régime. Ainsi, il serait utile que le préposé à la gouverne explique les modifications apportées au montant ou au choix du moment des cotisations, les modifications prévues aux prestations et la manière dont les excédents ou les déficits doivent être traités. Il s’agit dans tous les cas de facteurs dont il devrait être tenu compte dans la détermination de la stratégie globale de placement. 4.61 Nous croyons qu’un processus officiel devrait être établi et documenté dans la politique de placement pour assurer la participation du préposé à la gouverne du régime à une discussion productive avec les représentants de la Société de gestion sur des questions telles que les vues du préposé à la gouverne sur la capitalisation du régime et la tolérance à l’égard du risque. Suivant une communication appropriée entre les parties, il devrait être fait en sorte que l’approbation du préposé à la gouverne du régime soit reçue. Bien que le préposé à la gouverne et la Société de gestion doivent décider des modifications à la politique qui nécessitent l’approbation du préposé à la gouverne, nous pensons que, au minimum, l’approbation devrait être obtenue pour les politiques (p. ex., catégories d’actif et pourcentages d’affectation) qui sont cruciales pour le rendement de la caisse. Recommandation 4.62 Nous avons recommandé que la politique de placement comprenne l’obligation d’une communication appropriée avec le préposé à la gouverne du régime lorsque des modifications à la politique de placement sont préparées. Réponse de la Société de gestion des placements 4.63 La Société de gestion des placements communique périodiquement avec le promoteur du régime au sujet des examens de la composition de l'actif du régime. Le conseil de la Société de gestion considère qu’il est important d’intégrer les vues du promoteur à la prise de telles décisions. Le conseil considérerait aussi les politiques de financement du régime élaborées par le promoteur comme de l’information utile à prendre en compte dans la prise de ses décisions. 4.64 Même si nous ne considérons pas les communications avec le promoteur du régime comme un point pertinent de la politique de placement, de telles communications sont pratique courante, comme en témoigne le plan opérationnel de la Société de gestion. 4.65 Nous tenons également à souligner que l’une des raisons pour lesquelles le sous-ministre des Finances siège au conseil est pour veiller à ce que le promoteur du régime soit au courant des questions concernant les politiques de placement, des résultats de placement ainsi que de toute autre information importante. Nous fournissons de la documentation aux membres du conseil avant la tenue des réunions, ainsi qu’un procès-verbal de toutes les décisions. À notre avis, cela répond aux exigences de la recommandation. [Traduction.] Recommandations 4.66 Nous avons recommandé que le rôle du préposé à la gouverne du régime soit officialisé pour faire en sorte que l’approbation du préposé à la gouverne soit requise pour certaines modifications à la politique de placement (p. ex., catégories d’actif et pourcentages d’affectation). 4.67 Nous avons recommandé que le préposé à la gouverne ait recours au comité d’évaluation actuarielle pour obtenir de l’information pouvant servir à prendre des décisions éclairées sur la politique de placement du régime. Réponse du ministère 4.68 Au moment où la mesure législative sur la Société de gestion de placements du Nouveau-Brunswick a été rédigée en 1994, le concept de préposé à la gouverne n’était pas bien établi. 4.69 Comme le ministre est chargé de veiller à ce que toutes les prestations soient payées, le ministère convient qu’il est nécessaire d’établir des mécanismes pour veiller à ce que la Société de gestion élabore une politique de placement appropriée qui tient compte de la tolérance de la province à l’égard du risque, y compris les considérations financières et comptables. Le ministère verra comment de telles mesures peuvent être prises en collaboration avec la Société de gestion. Il se peut que certaines questions relatives aux politiques et à la mise en œuvre prennent un certain temps à régler. [Traduction.] Conclusion 4.70 Des procédures officieuses sont en vigueur pour faire intervenir le préposé à la gouverne du régime dans l’examen et la mise en jour de la politique de placement. La Société de gestion a des procédures en vigueur pour assurer le maintien à jour des politiques de placement. Toutefois, comme le rôle du préposé à la gouverne du régime n’est pas établi d’une manière officielle de façon à assurer une participation continue à l’examen et à la mise à jour de la politique de placement, nous concluons qu’il n’est que partiellement satisfait au critère. Sélection des gestionnaires des placements 4.71 Notre troisième critère est le suivant : Des critères de sélection des gestionnaires des placements devraient être clairement établis et respectés. 4.72 Choisir le gestionnaire des placements le plus approprié pour prendre les décisions de placement est un aspect important de la gestion de l’actif. Le processus de sélection exige la mise en place d’une méthode efficace pour guider la décision de faire appel à des gestionnaires externes, et pour choisir parmi plusieurs gestionnaires. 4.73 La Loi sur la pension de retraite dans les services publics nomme la Société de gestion comme fiduciaire des caisses de retraite et elle ordonne que l’argent des caisses soit placé conformément à la Loi sur les fiduciaires. Les mesures législatives exigent que la Société de gestion élabore un énoncé des politiques et des directives de placement et qu’elle y adhère. Elles permettent aussi à la Société de gestion de conclure des ententes avec d’autres parties, qui peuvent agir comme fiduciaires ou fournir des conseils en matière de placement ou d’autres services. 4.74 Étant donné les responsabilités que les mesures législatives confèrent à la Société de gestion, le préposé à la gouverne du régime n’a aucun rôle à jouer dans la sélection du gestionnaire des placements de la caisse. Comme la Société de gestion est, de plus, autorisée à embaucher des gestionnaires de placements externes, le préposé à la gouverne du régime n’a aucune responsabilité directe dans ce processus. 4.75 Au 31 mars 2001, moins de 5 % des placements de la caisse étaient confiés à des gestionnaires de placements externes. Le reste était géré par la Société de gestion. 4.76 Jusqu’à présent, la Société de gestion a mené trois campagnes de recrutement pour trouver des gestionnaires externes. Après l’expérience du premier recrutement, la Société de gestion a élaboré une méthode pour la sélection des gestionnaires de placements externes. Le conseil d’administration de la Société de gestion a par la suite approuvé cette méthode à titre de directive visant la sélection des vendeurs principaux. 4.77 Nous avons examiné la documentation au dossier afin d’établir s’il y avait conformité à la méthode approuvée par le conseil d’administration. Nous concluons que la Société de gestion a respecté la méthode approuvée pour la sélection des gestionnaires de placements externes. Conclusion 4.78 Il est satisfait au critère. La Société de gestion suit des pratiques clairement établies pour recruter des gestionnaires externes. Le préposé à la gouverne n’a aucun contrôle sur le choix du gestionnaire des placements, puisque la Société de gestion est nommée en vertu de la loi. Surveillance du rendement des gestionnaires des placements 4.79 Notre quatrième critère est le suivant : Le rendement du gestionnaire des placements devrait faire l’objet d’une surveillance et d’une évaluation régulières, et des mesures correctrices devraient être prises au besoin. La conformité aux politiques et aux objectifs de placement du régime devrait être surveillée. 4.80 Il est rassurant de savoir que les gestionnaires des placements sont soigneusement sélectionnés au moyen d’une méthode approuvée au préalable. Cependant, choisir les bons gestionnaires de placements ne suffit pas. Il faut également un moyen de veiller à ce que les gestionnaires continuent à avoir un rendement acceptable. 4.81 Recevoir régulièrement de l’information sur le rendement des gestionnaires offre la possibilité de prendre des mesures lorsque le rendement ne répond pas aux attentes. Cela permet aussi de veiller à ce que les gestionnaires respectent les politiques de placement et autres modalités convenues. 4.82 L’information sur le rendement est nécessaire à deux niveaux : entre le préposé à la gouverne du régime et la Société de gestion, et entre la Société de gestion et ses gestionnaires externes et internes. Surveillance et évaluation de la Société de gestion 4.83 Les mesures législatives n’établissent pas de procédures que peut suivre le préposé à la gouverne du régime pour surveiller et évaluer le rendement de la Société de gestion. De plus, notre examen ne nous a pas permis de trouver de directives du Conseil de gestion ou de directives ministérielles visant le rôle du préposé à la gouverne du régime à cet égard. 4.84 Nous avons tenu des discussions avec le ministère des Finances pour déterminer les procédures qu’il suit pour surveiller les résultats des placements. Le ministère a répondu qu’il compare les résultats réels avec les repères établis par la Société de gestion et avec les repères du secteur des régimes de retraite. Les résultats sont communiqués au sous-ministre et, s’ils sont importants, au ministre. Si des mesures sont nécessaires, celles-ci viennent du sous-ministre. 4.85 Les responsables de la Société de gestion ont confirmé que, bien qu’il n’y ait pas de surveillance ni d’évaluation officielles de son rôle, en tant que fiduciaire ou gestionnaire des placements, plusieurs points de contrôle sont en place: • le sous-ministre des Finances est membre du conseil d’administration; • les responsables de la Société de gestion rencontrent le ministre des Finances au moins une fois durant l’exercice; • la Société de gestion produit un rapport annuel qui est déposé à l’Assemblée législative; • la Société de gestion comparaît annuellement devant le Comité permanent des corporations de la Couronne. Surveillance et évaluation du personnel de gestion des placements de la Société de gestion 4.86 La Société de gestion a en place un système de surveillance et d’évaluation du rendement de son personnel de gestion des placements. Le système fait aussi en sorte que les politiques de placement sont respectées. 4.87 À notre avis, les rapports préparés fournissent suffisamment de détails pour permettre au chef des placements de surveiller les stratégies de placement et au président de surveiller la politique de placement et les résultats de placement par rapport aux objectifs et aux repères pertinents, précisés dans la politique de placement. 4.88 Nous sommes également d’avis que le rapport trimestriel du président au conseil d’administration fournit des renseignements suffisants pour permettre au conseil de surveiller et d’évaluer le rendement des gestionnaires de placements internes de la Société de gestion. Surveillance et évaluation des gestionnaires de placements externes de la Société de gestion 4.89 La décision par la Société de gestion de recruter des gestionnaires externes découle d’un changement dans la politique de placement. La décision d’augmenter l’actif international a amené la Société de gestion à conclure qu’elle avait besoin de compétences spécialisées en placement qu’elle n’avait pas à l’interne. La Société de gestion a, depuis, accru le nombre de mandats de placement spécialisés gérés à l’externe. 4.90 Nous avons examiné les méthodes suivies par la Société de gestion pour surveiller et évaluer les deux gestionnaires de placements avec lesquels elle faisait affaire depuis un an ou plus. Un gestionnaire est lié par un contrat à la Société de gestion depuis l’instauration de l’organisme, bien que son mandat ait été révisé en décembre 1999. L’autre gestionnaire a un contrat avec la Société de gestion depuis avril 2000. 4.91 Les contrats établissent les politiques de placement pour les gestionnaires ainsi que les exigences en matière de rapports envers la Société de gestion. Pour surveiller les gestionnaires externes, le personnel de la Société de gestion tient des dossiers de toutes les activités de placement effectuées par les gestionnaires et fait le rapprochement de ces dossiers avec les rapports du dépositaire et avec les rapports trimestriels reçus du gestionnaire. La Société de gestion peut ainsi évaluer la conformité aux politiques de placement de chaque gestionnaire et surveiller et évaluer le rendement des gestionnaires. Au moins une fois par année, la direction de la Société de gestion rencontre chaque gestionnaire des placements pour discuter des résultats de placement et de la stratégie de placement. 4.92 Nous avons examiné le document produit par les gestionnaires externes pour satisfaire à leurs obligations de faire rapport et déterminé que quatre domaines qui ne sont pas traités dans le document aideraient la Société de gestion à surveiller et à évaluer les gestionnaires de placements externes. • Non-conformité aux politiques de placement – La Société de gestion devrait envisager d’adopter une directive exigeant que tous les gestionnaires externes informent immédiatement la Société de gestion des cas dans lesquels les placements ne sont pas conformes aux politiques. • Communication des poursuites judiciaires et d’éventuels procès en instance – La Société de gestion devrait envisager d’exiger de tous les gestionnaires externes qu’ils informent la Société de gestion des poursuites judiciaires intentées contre eux et d’éventuels procès en instance. • Barème d’honoraires – Quel que soit le barème d’honoraires, il est important que les honoraires demeurent concurrentiels, une fois tenu compte du mandat du gestionnaire des placements. Nous incitons la Société de gestion à réévaluer les honoraires avec les gestionnaires au moment des rencontres annuelles pour s’assurer de leur nature raisonnable et de leur pertinence. • Surveillance des gestionnaires – À notre avis, la Société de gestion devrait mettre au point une façon de décider quand le rendement des gestionnaires nécessite une intervention de la société. Nous recommandons avoir recours à une liste de contrôle pour capturer l’état de la situation et décrire les circonstances dans lesquelles la Société de gestion devrait commencer à surveiller les activités de plus près. La liste pourrait aussi établir les situations dans lesquelles la Société de gestion placerait le gestionnaire sur une liste de surveillance prioritaire et enlèverait le gestionnaire de la liste de surveillance prioritaire. Il serait approprié de communiquer cette liste de contrôle aux gestionnaires externes. Recommandation 4.93 Il devrait être exigé que le préposé à la gouverne du régime surveille et évalue la Société de gestion en bonne et due forme, dans son rôle de gestionnaire des placements, au moins une fois par année. Réponse du ministère 4.94 Le ministère est d’accord avec la recommandation et il prendra des mesures en vue de son adoption. [Traduction.] Recommandation 4.95 La méthode de surveillance et d’évaluation des gestionnaires de placements recrutés par la Société de gestion devrait être raffinée en y ajoutant les améliorations suivantes : • détermination immédiate des cas de non-conformité à la politique de placement; • communication de toute poursuite judiciaire ou de tout procès en instance; • assurance que les honoraires versés sont concurrentiels; • conseils sur la manière de procéder lorsque le rendement des gestionnaires de placements externes est faible. Réponse de la Société de gestion des placements 4.96 Les gestionnaires sont actuellement tenus de confirmer la conformité dans le cadre des rapports trimestriels qu’ils doivent produire. De plus, le personnel de la Société de gestion surveille les portefeuilles des gestionnaires chaque semaine pour s’assurer de la conformité. Néanmoins, votre recommandation sur ce point sera intégrée à nos procédures. 4.97 Nous exigerons des gestionnaires qu’ils confirment toute poursuite judiciaire ou tout procès en instance dans leurs rapports trimestriels. 4.98 Les honoraires des gestionnaires sont considérés lorsque nous prenons la décision initiale de recruter. Cependant, une fois le gestionnaire recruté, il devient plus difficile d’évaluer la compétitivité des honoraires, car l’information sur le marché n’est pas toujours facilement accessible ou fiable. De plus, nous avons l’impression que les honoraires n’ont pas tendance à beaucoup fluctuer dans le secteur d’une année à l’autre. Néanmoins, nous prendrons l’habitude de discuter annuellement des arrangements d’honoraires avec les gestionnaires externes. 4.99 La Société de gestion prend ses responsabilités de surveillance des gestionnaires externes très au sérieux, et elle a mis beaucoup d’efforts. La décision de placer un gestionnaire sur une liste de surveillance est quelque peu subjective, car on ne peut traiter tous les cas de manière similaire. Bien qu’une liste de contrôle puisse être dressée, au bout du compte, pour décider de la marche à suivre, il est préférable de faire appel au jugement professionnel. [Traduction.] Conclusion 4.100 Il est partiellement satisfait au critère. Aucune méthode officielle n’est suivie pour assurer la surveillance du rendement du fiduciaire, la Société de gestion. Cependant, la Société de gestion surveille de manière adéquate son personnel de gestion des placements et les gestionnaires des placements externes pour s’assurer de la conformité aux politiques de placement applicables. Présentation de l’information sur le rendement 4.101 Notre cinquième critère est le suivant : Un rapport annuel devrait être produit pour fournir aux lecteurs de l’information permettant de comprendre le régime de retraite et d’en évaluer le rendement. 4.102 Notre bureau vérifie les états financiers annuels publiés par le Régime de pension de retraite dans les services publics. Ces états sont publics. La Société de gestion produit un rapport annuel qui contient de l’information sur le rendement des placements de la caisse. Le rapport annuel de 2000-2001 de la Société de gestion montre la composition de l’actif de la caisse, le rendement réel de la caisse ainsi que le taux de rendement réel par rapport au taux repère pour l’exercice en cours. Le rapport annuel contient un rapport redditionnel qui compare les résultats réels aux objectifs de la Société de gestion. 4.103 Le bulletin annuel publié par la Société de gestion est un autre moyen utilisé pour faire rapport aux participants au régime. Le bulletin contient de l’information publiée dans le rapport annuel de la Société de gestion. 4.104 En revanche, le régime de retraite dans les services publics comme tel n’a pas de rapport annuel, et il s’ensuit que des informations ne sont pas communiquées aux participants. Un certain nombre de domaines pourrait être traité, et la directive sur les rapports annuels du gouvernement peut servir de ligne directrice à cet égard. Voici des exemples de domaines qui pourraient être compris dans le rapport annuel d’un régime de retraite. • le but du régime; • les objectifs à court et à long terme du régime; • les principaux faits saillants et activités du régime pour l’exercice; • les résultats réels comparativement au rendement prévu; • la communication du total des coûts d’administration du régime; • de l’information sur le rendement des gestionnaires de l’actif; • les modifications prévues qui touchent l’actif et le passif du régime. 4.105 Le préposé à la gouverne du régime devrait être chargé de la préparation et de la publication du rapport annuel du régime. Un tel rapport annuel serait mis à la disposition de tous les cotisants et pensionnés. Recommandation 4.106 Le préposé à la gouverne du régime devrait publier un rapport annuel sur le régime de retraite. La directive sur les rapports annuels du gouvernement devrait guider la préparation du rapport. Réponse du ministère 4.107 Le ministère est d’accord avec la recommandation et il collaborera avec la Société de gestion et le Bureau des ressources humaines pour mettre au point un rapport annuel utile. [Traduction.] Conclusion 4.108 À l’heure actuelle, un certain nombre de rapports sont publiés annuellement au sujet du régime des services publics. Toutefois, il n’y a pas de rapport annuel qui fournit aux lecteurs de l’information permettant de comprendre le régime et d’évaluer son rendement. En conséquence, il n’est pas satisfait au critère. Régime de pension à l’intention du groupe Manœuvres, hommes de métier et de services Introduction 4.109 Le régime des manœuvres, hommes de métier et de services est un régime de retraite à prestations déterminées dont le promoteur est le gouvernement du Nouveau-Brunswick. Au 31 décembre 2001, il y avait plus de 1 900 participants actifs, 900 pensionnés et un actif d’une valeur marchande d’environ 179,5 millions de dollars. 4.110 Les modalités du régime de retraite sont négociées entre le Conseil de gestion et l’unité de négociation du groupe manœuvres, hommes de métier et de services. Le régime de retraite peut être révisé au moyen du processus de négociation collective ou, dans certains cas, par l’entremise du comité des pensions. Le document du régime est un regroupement officiel de toutes les modalités négociées du régime de retraite. 4.111 Le rôle du comité des pensions est décrit dans le document du régime. Le comité des pensions, qui est composé de 10 participants au régime, a le pouvoir de décider de modifications aux dispositions du régime à l’intérieur de limites précises et de participer à la sélection des gestionnaires des placements. 4.112 Les gestionnaires des placements sont chargés du placement de l’actif du régime de retraite, conformément aux politiques approuvées par le Conseil de gestion. Il y a à l’heure actuelle trois gestionnaires des placements. Une lettre d’entente a été signée avec chaque gestionnaire. Cette lettre énonce la politique et les objectifs de placement (les politiques de placement) et établit les détails de l’arrangement entre les gestionnaires et le régime. 4.113 Le Conseil de gestion a confié les responsabilités d’administrateur du régime des manœuvres, hommes de métier et de services à Morneau Sobeco. Morneau Sobeco tient des données sur le service et les cotisations de chaque employé et prépare un rapport d’administration annuel. 4.114 Le ministre des Finances a pris l’habitude de conseiller le Conseil de gestion sur des questions reliées à l’administration fiduciaire. La Division de la trésorerie du ministère offre les conseils nécessaires au ministre des Finances. La division est chargée de surveiller et d’évaluer les gestionnaires des placements et les dépositaires de l’actif du régime. Elle est aussi chargée de préparer les états financiers de la caisse de retraite. La division examine les politiques de placement et propose des changements, le cas échéant. Des politiques de placement devraient exister 4.115 Notre premier critère est le suivant : Des politiques et des objectifs de placement appropriés devraient être préparés et approuvés. Rôle du préposé à la gouverne dans l’approbation des politiques de placement 4.116 Dans le cas du régime des manœuvres, hommes de métier et de services, le Conseil de gestion, à titre de préposé à la gouverne, a approuvé les politiques de placement et le choix des gestionnaires de placements. Le Conseil de gestion a aussi le pouvoir d’apporter des modifications, qui sont soumises aux dispositions de la convention collective et de la Loi de l’impôt sur le revenu. 4.117 Bien que nous ayons eu le plaisir de voir le préposé à la gouverne assumer un rôle direct dans la prise de décisions clés relatives au régime de retraite, le document du régime n’énonce pas cette responsabilité. Nous voyons cette approbation comme un aspect important de la responsabilité du préposé à la gouverne; elle devrait être rendue officielle de sorte que les futures mesures prises s’inspirent de ces pratiques exemplaires. Examen de la politique de placement visant le régime des manœuvres, hommes de métier et de services 4.118 La lettre d’entente signée avec chacun des gestionnaires de placements décrit en détail les politiques de placement à suivre. Les politiques de placement des trois gestionnaires sont identiques, à l’exception du renvoi à la diversification du portefeuille et à l’affectation de l’actif. Chaque gestionnaire reçoit des directives uniques à cet égard. Le Conseil de gestion a approuvé les politiques de placement le 17 décembre 1998. 4.119 Nous avons examiné les politiques de placement en vigueur avec les trois gestionnaires du régime des manœuvres, hommes de métier et de services, y compris sous l’angle de la conformité aux pratiques exemplaires du secteur, et les avons trouvées acceptables. La seule exception que nous faisons est un manque de cohérence entre les politiques de placement et l’objectif du régime. 4.120 Il est énoncé dans les politiques de placement que l’objectif à long terme de la caisse est d’offrir un taux de rendement réel à long terme de 3,75 % sur une période de cinq à dix ans. Rien dans la politique ni dans l’information fournie par la Division de la trésorerie n’indique comment cette mesure a été décidée. 4.121 Le but du régime de retraite, tel qu’il est énoncé dans le document du régime, est de fournir des prestations aux employés admissibles, conformément aux modalités précisées. Avec un tel objectif, il serait raisonnable de s’attendre à trouver des éléments qui prouvent la conclusion selon laquelle un taux de rendement réel de 3,75 % suffit pour que le régime atteigne son objectif. Aucune documentation de ce genre n’existe. Recommandations 4.122 Nous avons recommandé que le document du régime autorise expressément le préposé à la gouverne à approuver des décisions importantes concernant le régime. 4.123 Nous avons recommandé qu’un lien clair existe entre l’objectif du régime de retraite et l’objectif en matière de taux de rendement réel à long terme énoncé dans la politique de placement. Réponse du ministère 4.124 Le ministère prendra des mesures en vue de l’adoption des recommandations. [Traduction.] Conclusion 4.125 De façon générale, il est satisfait au critère. Toutefois, nous préférerions que les responsabilités actuelles du préposé à la gouverne soient reconnues dans le document du régime. Nous croyons aussi que l’objectif du régime et le taux de rendement à long terme du régime devraient être mieux reliés. Les politiques de placement devraient être régulièrement revues 4.126 Notre deuxième critère est le suivant : Les politiques et les objectifs de placement devraient être revus régulièrement et mis à jour au besoin. 4.127 Dans chaque politique de placement, on peut lire que : « la présente politique sera revue annuellement par la Division de la trésorerie et de la dette pour déterminer si des modifications sont requises » [Traduction.] 4.128 Nous avons appris qu’aucun processus ni aucune procédure ne sont documentés concernant la réalisation de cet examen annuel. Le personnel de la Division de la trésorerie a expliqué que son examen est de nature continue, puisqu’il surveille les rapports préparés par les gestionnaires des placements et examine les rapports de rendement préparés par un tiers indépendant. À notre avis, la surveillance et l’examen des rapports ne suffisent pas en soi à veiller à ce que la politique de placement demeure pertinente et atteigne l’objectif du régime de retraite. 4.129 Depuis quelque temps, le ministère des Finances s’appuie sur le comité d’évaluation actuarielle pour former des recommandations relatives aux évaluations actuarielles des régimes de retraite. Le comité est composé de sept membres et fait rapport au ministre des Finances. 4.130 Nous avons examiné les procès-verbaux des réunions du comité en remontant jusqu’en octobre 1996. Nous avons constaté que, à une occasion, le comité a consacré du temps à l’examen des répercussions que différentes hypothèses concernant le taux de rendement auraient sur le régime de retraite. Ce genre d’information offre la possibilité de mettre sur le même pied le risque de placement et les taux de rendement et d’examiner les répercussions de ce risque sur les taux attendus. 4.131 Si de telles analyses étaient plus fréquentes, et que les résultats servaient à la Division de la trésorerie dans sa tâche de fournir des conseils au Conseil de gestion, ce dernier, à titre de préposé à la gouverne, serait beaucoup mieux placé pour approuver les modifications aux politiques de placement lorsqu’il est prié de le faire. Recommandations 4.132 Nous avons recommandé que la Division de la trésorerie documente et mette en œuvre des procédures à suivre annuellement pour vérifier la pertinence continue des politiques de placement et leur capacité de répondre à l’objectif du régime de retraite. 4.133 Les résultats de l’examen annuel des politiques de placement devraient être documentés et présentés au préposé à la gouverne du régime, ainsi que toute recommandation visant à modifier les politiques de placement. 4.134 Nous avons recommandé que le préposé à la gouverne obtienne du comité de révision actuarielle de l’information qui peut contribuer à la prise de décisions éclairées sur la politique de placement du régime des manœuvres, hommes de métier et de services. Réponse du ministère 4.135 Le ministère convient que certaines procédures peuvent être améliorées, et il verra à examiner les changements nécessaires. [Traduction.] Conclusion 4.136 La Division de la trésorerie n’a pas de procédures en vigueur pour assurer un examen efficace des politiques de placement sur une base annuelle; en conséquence, il n’est pas satisfait au critère. Sélection des gestionnaires des placements 4.137 Notre troisième critère est le suivant : Des critères de sélection des gestionnaires des placements devraient être clairement établis et respectés. 4.138 Le recrutement des trois gestionnaires de placements actuellement en poste est le résultat des efforts d’un comité de recrutement, mis sur pied par la Division de la trésorerie. Le comité de recrutement a formulé des recommandations au Conseil de gestion, qui a pris la décision définitive. Des membres du personnel de la Division de la trésorerie siégeaient au comité de recrutement qui a fait la recommandation au Conseil de gestion. Bien que le document actuel du régime prévoie la participation du comité des pensions au processus de sélection, ce n’était pas une exigence au moment du processus de sélection dont il est question. 4.139 Bien que les politiques de placement ne précisent pas la marche à suivre pour sélectionner les gestionnaires des placements, nous avons examiné à la Division de la trésorerie de la documentation qui explique comment le recrutement s’est déroulé. 4.140 L’obtention d’information auprès des gestionnaires et le rôle joué par le comité de sélection sont des aspects du processus de sélection qui nous ont satisfaits. Nous avons toutefois été déçus de ne pas réussir à nous faire expliquer les raisons qui ont amené la recommandation de recruter les trois gestionnaires ni les raisons à l’appui du montant des fonds de placement affectés à chaque gestionnaire des placements. 4.141 Nous avons aussi noté que la politique de placement préliminaire a été préparée après une première sélection des gestionnaires de placements. Étant donné qu’une politique de placement établit les différentes catégories d’actif et les fourchettes acceptables pour chacune, nous nous serions attendus à trouver une politique de placement établie avant que commence le processus de sélection. Par ailleurs, il aurait été utile que des décisions soient prises sur la préférence entre des gestionnaires de placements de portefeuilles spécialisés ou équilibrés et le nombre souhaité de gestionnaires de placements. Recommandations 4.142 Le document du régime devrait clairement définir les rôles et les responsabilités de toutes les parties participant à la sélection des gestionnaires de placements. 4.143 La Division de la trésorerie devrait se servir de ses pratiques actuelles pour aider à l’élaboration d’une directive qui décrit le processus de sélection des gestionnaires de placements. Le processus devrait comprendre la documentation de critères pertinents pour la sélection des gestionnaires des placements. 4.144 Nous avons recommandé que, à l’avenir, avant d’entamer le processus de sélection d’un gestionnaire des placements, la politique de placement soit révisée et mise à jour, s’il y a lieu, et que des décisions soient prises concernant le nombre de gestionnaires à recruter et s’il s’agira de gestionnaires de portefeuilles spécialisés ou équilibrés. Réponse du ministère 4.145 Le ministère prendra des mesures pour améliorer le processus de documentation. [Traduction.] Conclusion 4.146 Il est partiellement satisfait au critère. Bien que nous ayons constaté des pratiques exemplaires en usage dans la sélection des gestionnaires des placements, nous relevons aussi la nécessité de clarifier les rôles, d’officialiser les pratiques et, dans certains cas, d’améliorer des pratiques. Surveillance du rendement des gestionnaires des placements 4.147 Notre quatrième critère est le suivant : Le rendement des gestionnaires des placements devrait faire l’objet d’une surveillance et d’une évaluation régulières, et des mesures correctrices devraient être prises au besoin. La conformité aux politiques et aux objectifs de placement du régime devrait être surveillée. 4.148 La Division de la trésorerie a retenu les services d’une firme indépendante pour mesurer le rendement des trois gestionnaires des placements et de la caisse dans son ensemble. Le rapport fournit les taux de rendement, mesure le rendement par rapport aux indices repères et compare le rendement à celui des autres gestionnaires. Des rapports détaillés sont remis chaque trimestre à la Division de la trésorerie. 4.149 Chaque trimestre, la Division de la trésorerie prend des mesures pour s’assurer que le revenu et les placements sont inscrits correctement dans les rapports qui lui sont fournis par les gestionnaires des placements. 4.150 Par ailleurs, la Division de la trésorerie évalue les gestionnaires en tenant des réunions périodiques. Selon la politique de placement, les gestionnaires devraient rencontrer la Division de la trésorerie au minimum tous les ans. Nous avons vu des preuves confirmant que des présentations ont eu lieu devant le comité des pensions avec du personnel de la Division de la trésorerie présent à la réunion. 4.151 Les pratiques qui précèdent ne sont appuyées par aucune directive documentée. 4.152 La Division de la trésorerie a rédigé récemment la première version d’un document qui, à son avis, peut servir à déterminer si un gestionnaire devrait rester en poste. Nous avons examiné le document et constaté qu’il vise la plupart des préoccupations relatives aux évaluations du rendement. Voici d’autres domaines à prendre à considération : • Barème d’honoraires – Quel que soit le barème d’honoraires, il est important que les honoraires demeurent concurrentiels, une fois tenu compte du mandat du gestionnaire des placements. Une réévaluation des honoraires avec les gestionnaires au moment des rencontres annuelles contribuerait à assurer leur nature raisonnable et leur pertinence. • Décision de garder un gestionnaire en poste – La Division de la trésorerie devrait envisager de recourir à une liste de contrôle qui décrit les circonstances dans lesquelles la Division de la trésorerie se mettra à surveiller le gestionnaire de plus près, quand elle placera le gestionnaire sur une liste de surveillance prioritaire et quand elle enlèvera le gestionnaire de la liste de surveillance prioritaire. À notre avis, il serait approprié de communiquer cette liste de contrôle aux gestionnaires. 4.153 Nous avons examiné le rapport trimestriel du 31 décembre 2000 préparé par l’un des gestionnaires de placements. L’objet de notre examen était de déterminer le degré de conformité du gestionnaire à la politique de placement. 4.154 L’une des constatations de l’examen est que les placements dans des moyens de placement américains et internationaux représentaient plus de 24 % du total investi. Or, la politique de placement limite ces placements à 20 %. Une autre constatation découlant de cet examen est que le gestionnaire fait rapport sur quatre indices au lieu des cinq indices exigés par la politique. L’information sur ces indices est nécessaire pour procéder à l’évaluation du rendement. 4.155 Au cours de l’année écoulée, la Division de la trésorerie a commencé à suivre une procédure pour faire en sorte que chaque gestionnaire se conforme aux restrictions touchant l’affectation de l’actif et le portefeuille. Ayant relevé des insuffisances dans un rapport que nous avons examiné, nous sommes satisfaits de voir la nouvelle procédure en place. Recommandations 4.156 La Division de la trésorerie devrait élaborer et documenter un processus de surveillance afin que l’engagement soit pris de veiller à ce que chaque gestionnaire des placements respecte le mandat qui le vise. 4.157 Nous avons recommandé que l’ébauche du processus d’évaluation des gestionnaires soit adoptée et que des améliorations soient apportées aux questions entourant le barème des honoraires et le maintien des gestionnaires. 4.158 Les rapports du gestionnaire devraient comprendre une déclaration signée du gestionnaire attestant qu’il s’est conformé à la politique de placement. 4.159 Pour achever le cycle redditionnel, la Division de la trésorerie devrait présenter au moins annuellement au préposé à la gouverne du régime un rapport officiel qui contient les résultats du travail réalisé sur les plans de la surveillance et de l’évaluation du rendement des gestionnaires. Réponse du ministère 4.160 Le ministère prendra des mesures en vue de l’adoption des recommandations. [Traduction.] Conclusion 4.161 Il y a en vigueur un certain nombre de directives et de pratiques qui contribuent à faire en sorte qu’un processus fiable permet de surveiller et d’évaluer les gestionnaires et d’assurer la conformité à la politique de placement. Ce qu’il faut en revanche, ce sont des directives par écrit et, dans certains cas, l’amélioration des processus. En conséquence, nous concluons qu’il est partiellement satisfait au critère. Présentation de l’information sur le rendement 4.162 Notre cinquième critère est le suivant : Un rapport annuel devrait être produit pour fournir aux lecteurs de l’information permettant de comprendre le régime de retraite et d’en évaluer le rendement. 4.163 Le régime des manœuvres, hommes de métier et de services publie chaque année les états financiers vérifiés. C’est le seul rapport annuel de quelque importance. En conséquence, une fraction considérable de l’information n’est pas présentée aux participants. Voici des exemples d’informations qui pourraient être fournies dans un rapport annuel : • le but du régime; • les objectifs à court et à long terme du régime; • les principaux faits saillants et activités du régime pour l’exercice; • les résultats réels comparativement au rendement prévu; • la communication du total des coûts d’administration du régime; • de l’information sur le rendement des gestionnaires de l’actif; • les modifications prévues qui touchent l’actif et le passif du régime. 4.164 Le préposé à la gouverne du régime devrait être chargé de la préparation et de la publication du rapport annuel du régime. Un tel rapport annuel serait mis à la disposition de tous les cotisants et pensionnés. Recommandation 4.165 Le préposé à la gouverne du régime devrait publier un rapport annuel sur le régime de retraite. La directive du gouvernement sur les rapports annuels devrait guider la préparation du rapport. Réponse du ministère 4.166 Le ministère collaborera avec le Bureau des ressources humaines et le comité des pensions pour mettre au point un rapport annuel utile.[Traduction.] Conclusion 4.167 Il n’y a pas de rapport annuel fournissant aux lecteurs de l’information qui leur permettrait de comprendre le régime de retraite et d’en évaluer le rendement. En conséquence, il n’est pas satisfait au critère.