Sommaire Introduction 3.1 Le présent chapitre a pour objet de renseigner l’Assemblée législative au sujet du travail que nous avons effectué sur les frais de bureau de circonscription des députés de l’Assemblée législative et des membres du Conseil exécutif. Ce chapitre présente des observations, des constatations et des recommandations concernant les frais de bureau de circonscription des députés à l’égard des pouvoirs et de la gestion exercés à la fois par le Bureau du greffier de l’Assemblée législative (la greffière) et les ministères. Il fait état des points positifs, ainsi que des questions qui ont besoin d’être améliorées pour assurer une gérance et une reddition de comptes appropriées. Objectif 3.2 Notre travail visait à déterminer si les paiements aux membres du Conseil exécutif ou aux députés de l’Assemblée législative, y compris les allocations, les remboursements et les frais connexes, étaient appuyés de manière appropriée et respectaient les dispositions législatives, les règlements, les politiques et autres lignes directrices. Pourquoi les frais de bureau de circonscription font-ils l’objet du présent chapitre 3.3 Nous avons commencé par dresser un tableau de l’ensemble des paiements faits aux députés au cours des trois dernières années. Nous avons établi que divers contrôles étaient en place pour certaines catégories de paiements. Cependant, comme nous avions relevé certains risques potentiels associés aux frais de bureau de circonscription des députés, nous avons décidé d’en faire l’objet du présent chapitre. Termes utilisés dans le chapitre 3.4 Voici les termes que nous utilisons dans le présent chapitre. * ministre – membre de l’Assemblée législative, qui est également membre du Conseil exécutif. * simple député – membre de l’Assemblée législative, qui n’est pas membre du Conseil exécutif. * député – membre de l’Assemblée législative (peu importe qu’il soit un simple député ou un ministre) * Comité d’administration de l’Assemblée législative (CAAL) – comité de la législature responsable d’établir les règles, les politiques et les lignes directrices de fonctionnement des bureaux de circonscription. Points saillants Approbation, paiement et compte rendu des dépenses de bureau de circonscription 3.5 En application de la Loi sur l’Assemblée législative, les simples députés reçoivent une allocation de 40 000 $ pour payer certains types de dépenses associées à l’ouverture et au fonctionnement de leur bureau de circonscription. Les membres du Conseil exécutif (ministres) reçoivent une allocation de 15 000 $. Les dépenses engagées en vertu de cette allocation sont remboursées par le Bureau du greffier de l’Assemblée législative (la greffière). 3.6 En vertu de la Loi sur le Conseil exécutif, les ministres se voient accorder un budget additionnel de 25 000 $ pour leur bureau de circonscription afin de payer les coûts du personnel, et un montant illimité pour les frais de téléphone, de télécopieur, de cellulaire et les fournitures de bureau. Ces dépenses sont remboursées par leur propre ministère. 3.7 Nous avons constaté que les politiques et les lignes directrices en matière d’approbation et de comptabilisation des dépenses de bureau de circonscription payées par la greffière étaient appropriées. Les pratiques de gestion et de fonctionnement suivies par la greffière étaient également appropriées. Les dépenses de bureau de circonscription payées par la greffière au nom des simples députés et des ministres sont présentées annuellement dans le rapport Autre information – Listes d’employés supplémentaires non vérifiées, préparé par le Bureau du contrôleur. 3.8 Toutefois, nous avons constaté que la politique et les lignes directrices en matière d’approbation et de comptabilisation des dépenses de bureau de circonscription payées par les ministères pour les ministres n’étaient pas toujours appropriées. Les ministères ne sont pas tenus de comptabiliser cette information séparément et leurs frais de bureau de circonscription sont parfois combinés avec les autres dépenses des ministères. Par conséquent, nous n’avons pas été en mesure d’établir le total des frais de bureau de circonscription payés par les ministères. 3.9 En outre, nous sommes d’avis que des améliorations ont besoin d’être apportées aux pratiques de gestion et aux règles de fonctionnement des ministères en matière de traitement des dépenses de bureau de circonscription de leur ministre. Plus particulièrement : * onze des vingt-six ministères n’ont pas été en mesure de fournir des informations complètes et exactes relatives au budget et aux frais de bureau de circonscription; * nous avons constaté un manque d’uniformité dans les budgets et la comptabilisation des dépenses, ainsi que des dépenses dépassant les limites autorisées pour les bureaux de circonscription dans certains ministères. Par exemple, un ministère a présenté des dépenses liées au personnel du bureau de circonscription de l’ordre de 55 789 $, soit 30 789 $ de plus que la limite autorisée de 25 000 $; * nous avons constaté qu’un ministère avait remboursé des achats non admissibles (c’est-à-dire, 1 195 $ pour des « bureaux, tables et chaises »). 3.10 En général, les ministères ne publient pas de rapports publics sur les sommes qu’ils ont payées pour les frais de bureau de circonscription qu’ils administrent, et ces montants ne sont pas inclus dans le rapport Autre information – Listes d’employés supplémentaires non vérifiées. Par conséquent, l’information dans ce rapport est incomplète, si bien qu’elle peut être trompeuse pour les lecteurs. 3.11 Afin de remédier aux déficiences constatées au sujet des dépenses de bureau de circonscription administrées par les ministères, nous avons recommandé que tous les frais de bureau de circonscription soient autorisés, payés, comptabilisés, surveillés et présentés par le Bureau du greffier de l’Assemblée législative. Nous avons recommandé également que l’Assemblée législative et le Bureau du Conseil exécutif apportent des modifications appropriées aux lignes directrices actuelles afin de faciliter ce changement. 3.12 En outre, en vue d’améliorer l’obligation de rendre des comptes au public, nous avons recommandé que l’Assemblée législative publie un rapport public sur le total des frais de bureau de circonscription réclamés par chaque député, que ces frais aient été payés par la greffière ou un ministère. Gestion des éléments d’actif d’un bureau de circonscription 3.13 L’allocation de bureau de circonscription de 40 000 $ accordée aux simples députés et celle de 15 000 $ accordée aux ministres ne comportent pas de plafond pour l’achat d’éléments d’actif individuels d’un bureau de circonscription. Nous avons recommandé que le Comité d’administration de l’Assemblée législative instaure des lignes directrices additionnelles en matière d’achat d’éléments d’actif d’un bureau de circonscription. Nous présentons des suggestions particulières plus loin dans le présent rapport. 3.14 Les éléments d’actif d’un bureau de circonscription sont la propriété de l’Assemblée législative. Par conséquent, lorsqu’un député laisse son siège (p. ex., en raison du résultat des élections, d’une démission, d’un départ à la retraite), la greffière est responsable de la cession des éléments d’actif de son bureau de circonscription. La cession des biens effectuée au cours de la période examinée semble avoir respecté les règles établies par le Comité d’administration de l’Assemblée législative. 3.15 Cependant, nous croyons fermement que ces règles devraient être réexaminées. À l’heure actuelle, les députés sortants se voient accordés la priorité d’acheter les éléments d’actif de leur bureau de circonscription à leur valeur nette comptable, qui représente souvent un pourcentage très faible du prix d’achat historique. Il se peut que cette pratique ne soit pas dans le meilleur intérêt financier de la province, et elle diffère passablement de la politique générale du gouvernement. 3.16 Par conséquent, nous avons recommandé que le Comité d’administration de l’Assemblée législative évalue si les lignes directrices actuelles en matière de cession des éléments d’actif d’un bureau de circonscription au moment du départ des députés donnent lieu au meilleur résultat financier possible pour la province. Dans la négative, le Comité d`administration de l`Assemblée législative devrait accorder au Bureau du greffier le pouvoir de recommander une politique révisée en matière de cession d’éléments d’actif. Une politique révisée pourrait, par exemple, privilégier en premier lieu la réutilisation des biens au sein du gouvernement (p. ex. transférer les ressources technologiques au Programme des ordinateurs pour les écoles administré par le ministère de l’Éducation, et le mobilier et les agencements aux nouveaux députés ou à un ministère), plutôt que d’offrir ces biens en premier aux députés sortants à des prix réduits. 3.17 Nous avons également constaté qu’aucun inventaire permanent n’est tenu pour les éléments d’actif des bureaux de circonscription, et que ces biens ne sont pas étiquetés ou marqués autrement comme étant la propriété de l’Assemblée législative. Nous sommes d’avis que les contrôles devraient être renforcés. Pour cette raison, nous avons recommandé que le Comité d’administration de l’Assemblée législative élabore une politique sur le contrôle des stocks pour les éléments d’actif des bureaux de circonscription, qui serait fondée sur la politique générale du gouvernement. 3.18 Le Tableau 1 présente les recommandations que nous avons formulées à l’Assemblée législative et au Conseil exécutif ainsi que leurs réponses. Conclusion 3.19 En ce qui concerne notre objectif, nous sommes arrivés aux conclusions suivantes : * Bien que l’autorité pour les dépenses de bureau de circonscription soit appropriée, la politique et les lignes directrices pour assurer l’uniformité dans l’approbation, la comptabilisation et la présentation des dépenses de bureau de circonscription doivent être améliorées. * Les pratiques de gestion et les règles de fonctionnement mises en place pour les dépenses de bureau de circonscription payées par la greffière sont appropriées. Cependant, nous sommes préoccupés par les pratiques de gestion et les règles de fonctionnement suivies pour les dépenses de bureau de circonscription des ministres qui sont payées par leurs ministères. Nos préoccupations ont notamment trait à l’incapacité de certains ministères à fournir des informations complètes et exactes sur les dépenses de bureau de circonscription de leurs ministres, et aux cas où les dépenses faites par le ministère ont dépassé les limites autorisées dans ce domaine. * La présentation de l’information destinée au public est inappropriée en ce qui concerne l’ensemble des dépenses des bureaux de circonscription parce que l’information actuellement publiée est incomplète. * Les pratiques de gestion et les règles de fonctionnement pour les éléments d’actif des bureaux de circonscription sont inappropriées. Bien que la cession des biens semble respecter les Rules Adopted by the Legislative Administration Committee for the Operation of Constituency Offices (règles du CAAL), les allocations de 40 000 $ et de 15 000 $ ne comportent pas de limites financières ou quantitatives pour l’achat d’éléments d’actif individuels d’un bureau de circonscription, et il n’existe pas de fichier d’inventaire permanent pour contrôler les biens. En outre, même s’il appert que les règles du CAAL sont suivies pour les cessions, nous ne sommes pas sûrs que les règles du CAAL actuelles sont dans le meilleur intérêt financier de la province. 1 Recommandations concernant les frais de bureau de circonscription et les réponses Recommandations Réponse de l’Assemblée législative Réponse du Conseil exécutif Pratiques de gestion et règles de fonctionnement 3.50 Nous avons recommandé que tous les frais de bureau de circonscription soient autorisés, payés, comptabilisés, surveillés et présentés par le Bureau du greffier de l’Assemblée législative. L’Assemblée législative et le Bureau du Conseil exécutif devraient apporter les modifications appropriées aux lignes directrices actuelles afin de faciliter ce changement. L’Assemblée législative collaborera avec les responsables du Bureau du Conseil exécutif, préparera la proposition nécessaire pour effectuer ces changements et la soumettra à l’examen du CAAL et du Conseil de gestion. [Traduction] Nous sommes d’accord avec votre recommandation que tous les frais de bureau de circonscription soient autorisés, payés, comptabilisés, surveillés et présentés par le Bureau du greffier de l’Assemblée législative. Nous sommes prêts à travailler avec le Bureau du greffier de l’Assemblé législative afin de faciliter ce changement et prendrons les mesures nécessaires afin de clarifier les lignes directrices existantes entourant ces frais jusqu’à tout changement futur de responsabilités. Rapport public sur les frais de bureau de circonscription 3.62 Afin d’améliorer la reddition de comptes, l’Assemblée législative devrait publier un rapport public sur le total des frais de bureau de circonscription réclamés par chaque député, que ces frais aient été payés par la greffière ou un ministère. Les frais des bureaux de circonscription des députés payés à même le budget de l’Assemblée législative sont actuellement déclarés dans les comptes publics. L’Assemblée législative collaborera avec les responsables du Bureau du Conseil exécutif pour assurer la communication au public des frais globaux du bureau de circonscription de chaque député, qu’ils soient payés à même le budget de l’Assemblée ou celui d’un ministère. 1 Recommandations concernant les frais de bureau de circonscription et les réponses Recommandations Réponse de l’Assemblée législative Réponse du Conseil exécutif Éléments d’actif d’un bureau de circonscription 3.74 Le Comité d’administration de l’Assemblée législative devrait instaurer des lignes directrices additionnelles pour les éléments d’actif d’un bureau de circonscription pour s’assurer que les achats effectués par les députés soient raisonnables (p. ex. moment, coût individuel ou fréquence des achats d’éléments d’actif). L’Assemblée législative examinera les règles et lignes directrices visant les actifs des bureaux de circonscription et, le cas échéant, proposera des changements au CAAL pour que les achats d’actifs des députés soient raisonnables. 3.83 Le Comité d’administration de l’Assemblée législative devrait évaluer si les lignes directrices actuelles en matière de cession des éléments d’actif d’un bureau de circonscription au moment du départ des députés donnent lieu au meilleur résultat financier possible pour la province. Dans la négative, le Comité devrait accorder à la greffière le pouvoir de recommander une politique révisée en matière de cession d’éléments d’actif. Une politique révisée pourrait, par exemple, privilégier en premier la réutilisation des biens au sein du gouvernement (p. ex. transférer les ressources technologiques au Programme des ordinateurs pour les écoles administré par le ministère de l’Éducation, et le mobilier et les agencements aux nouveaux députés ou à un ministère), plutôt que d’offrir ces biens en premier aux députés sortants à des prix réduits. L’Assemblée législative examinera les règles et lignes directrices actuelles visant l’aliénation des éléments d’actif des bureaux de circonscription et proposera au CAAL des modifications des lignes directrices afin d’assurer le résultat le plus favorable à la province. 1 Recommandations concernant les frais de bureau de circonscription et les réponses Recommandations Réponse de l’Assemblée législative Réponse du Conseil exécutif 3.89 Le Comité d’administration de l’Assemblée législative devrait élaborer une politique sur le contrôle des stocks pour les éléments d’actif achetés pour les bureaux de circonscription qui inclurait des contrôles semblables à ceux énoncés dans les politiques gouvernementales AD-1703 et AD-1704. L’Assemblée législative a mis en œuvre pour chaque député un inventaire perpétuel des éléments d’actif achetés à même l’indemnité du bureau de circonscription. Renseignements généraux Paiements aux députés (parlementaires) – indemnité et allocations des parlementaires 3.20 « Les diverses indemnités, allocations et dépenses payées aux parlementaires du Nouveau-Brunswick sont autorisées par la Loi sur l’Assemblée législative. Les parlementaires sont payés et leurs dépenses sont autorisées conformément aux dispositions pertinentes de la loi. L’Assemblée législative applique la loi, et les demandes de remboursement sont traitées par le bureau du greffier. » Le Tableau 2 donne un aperçu de l’indemnité et des allocations des parlementaires et fait ressortir le secteur particulier ciblé dans le présent rapport sur les frais de bureau de circonscription. 2 Indemnités et allocations des parlementaires Remarque : On peut trouver de l’information sur l’indemnité et les allocations des parlementaires dans le document des Comptes publics intitulé Autre information – Listes d’employés supplémentaires non vérifiées, préparé par le Bureau du contrôleur. Source : Graphique préparé par le Bureau du vérificateur général sur la base des renseignements du Guide d’orientation 2010 – Indemnités et allocations des parlementaires. Frais de bureau de circonscription 3.21 Le Guide d’orientation 2010 – Indemnités et allocations des parlementaires (guide d’orientation) fournit des lignes directrices sur les frais de bureau de circonscription qui sont remboursés par la greffière. Il offre également des lignes directrices utiles au sujet du remboursement des frais de bureau de circonscription. L’Annexe 1 présente des renseignements généraux sur les frais de bureau de circonscription, y compris l’objet d’un bureau de circonscription et le montant des allocations pour le remboursement de tels frais. 3.22 Les ministres disposent de deux sources de financement pour leurs frais de bureau de circonscription. Ils reçoivent une allocation de bureau de circonscription de 15 000 $ que leur verse la greffière. Ils ont droit également de réclamer des dépenses de bureau de circonscription additionnelles à être payées par leur ministère en vertu d’une décision de 1999 du Conseil de gestion – Annexe 2. Introduction Ce que nous avons examiné et l’objectif de notre travail 3.23 La Loi sur l’Assemblée législative délègue au Comité d’administration de l’Assemblée législative le pouvoir de rembourser aux députés de l’Assemblée législative (parlementaires) les frais de bureau de circonscription : « Les parlementaires ont droit au remboursement des frais de bureau de circonscription engagés au cours de l’exercice de leurs fonctions parlementaires dans leurs circonscriptions. Les parlementaires peuvent se faire rembourser trois catégories de frais de bureau de circonscription : 1) locaux, 2) fonctionnement et 3) personnel. » Le Bureau du greffier de l’Assemblée législative (la greffière) rembourse les frais de bureau de circonscription. Les frais que la greffière a remboursés au cours de l’exercice 2010 se sont élevés à 1,644 million de dollars. En outre, les députés qui font partie du Conseil exécutif (ministres) sont autorisés à réclamer de leur ministère des frais de bureau de circonscription particuliers, qui ne sont pas inclus dans cette somme de 1,644 million de dollars. 3.24 L’étendue de notre travail a porté sur tous les frais de bureau de circonscription des députés pour la période allant du 1er avril 2008 au 31 décembre 2010. Nous avons examiné les dépenses de bureau de circonscription remboursées par la greffière et par les ministères. Nous avons également examiné les dispositions législatives, les politiques, les lignes directrices ainsi que les règles de fonctionnement. Nous avons sélectionné et effectué des contrôles sur un échantillon de dossiers de députés tenus par la greffière. Nous avons eu des entretiens avec des représentants du Bureau du greffier de l’Assemblée législative et des ministères. Nous avons mis en œuvre d’autres procédures que nous avons jugées nécessaires. 3.25 L’objectif de notre travail était de : déterminer si les paiements aux membres du Conseil exécutif ou aux députés de l’Assemblée législative, y compris les allocations, les remboursements et les frais connexes, étaient appuyés de manière appropriée et respectaient les dispositions législatives, les règlements, les politiques et autres lignes directrices. 3.26 Compte tenu de l’objet du présent chapitre tel qu’expliqué au paragraphe 3.3, nous avons élaboré quatre critères que nous avons utilisés comme fondement de notre travail. Ces critères sont énumérés dans le Tableau 3.3. Nous avons comparé les informations obtenues avec les critères afin d’établir les constatations, conclusions et recommandations que nous présentons dans ce chapitre. 3 Critères utilisés dans notre travail Critère 1 : Il devrait y avoir des dispositions législatives, des règlements, des politiques ou des lignes directrices qui donnent une orientation appropriée pour l’approbation, la comptabilisation et la présentation uniformes des dépenses de bureau de circonscription. Critère 2 : Il devrait y avoir des pratiques de gestion et des règles de fonctionnement appropriées pour les dépenses de bureau de circonscription. Critère 3 : Il devrait y avoir une présentation appropriée de toutes les dépenses des bureaux de circonscription. Critère 4 : Il devrait y avoir des politiques ou des lignes directrices appropriées pour les éléments d’actif de bureau de circonscription, ainsi que des pratiques de gestion et des règles de fonctionnement appropriées pour tous les éléments d’actif de bureau de circonscription, lesquels appartiennent à l’Assemblée législative. Légende utilisée dans le présent chapitre 3.27 Nos constatations sont présentées pour chacun des quatre critères. Chaque section commence par les points saillants, qui énoncent le critère, puis les constatations résumées et notre conclusion. La légende suivante est utilisée pour classifier nos constatations résumées : ? représente une observation positive; ! représente un domaine qui nécessite une amélioration ou un examen ultérieur; * représente d’autres observations. Constatations Critère 1 : Pouvoirs, politique et lignes directrices pour les dépenses de bureau de circonscription 3.28 En général, les dispositions législatives accordent le pouvoir de dépenser les fonds publics, et aucune dépense ne peut être encouru à moins qu’elle ait été autorisée. Les politiques et les lignes directrices fournissent normalement une orientation et des indications qui favorisent l’approbation, la comptabilisation et la présentation uniformes des transactions. Ces éléments servent de fondement à notre premier critère. 3.29 Le premier critère était : il devrait y avoir des dispositions législatives, des règlements, des politiques ou des lignes directrices qui donnent une orientation appropriée pour l’approbation, la comptabilisation et la présentation uniformes des dépenses de bureau de circonscription. Points saillants 3.30 Voici nos constatations : ? Les pouvoirs pour les dépenses de bureau de circonscription payées par la greffière sont appropriés. ? La politique et les lignes directrices en matière d’approbation et de comptabilisation pour les dépenses de bureau de circonscription payées par la greffière sont appropriées. ? Les pouvoirs pour les dépenses de bureau de circonscription payées par les ministères sont appropriés. ! La politique et les lignes directrices en matière d’approbation et de comptabilisation des dépenses de bureau de circonscription payées par les ministères ne sont pas appropriées. ! La politique et les lignes directrices en matière de présentation des dépenses de bureau de circonscription payées par la greffière ne sont pas appropriées. Conclusion par rapport au critère 3.31 Bien que les pouvoirs pour les dépenses de bureau de circonscription soient appropriés, la politique et les lignes directrices en matière d’uniformité pour l’approbation, la comptabilisation et la présentation des dépenses de bureau de circonscription doivent être améliorées. Constatations détaillées 3.32 Dans le cadre de notre examen des pouvoirs et de l’orientation en matière de dépenses de bureau de circonscription, nous avons examiné les éléments en place au Bureau du greffier de l’Assemblée législative (la greffière) ainsi que ceux au sein des ministères. Nous présentons nos observations séparément pour chaque emplacement. Les pouvoirs pour les dépenses de bureau de circonscription payées par la greffière sont appropriés. 3.33 Les documents suivants précisent les pouvoirs pour les dépenses de bureau de circonscription payées par la greffière : * La Loi sur l’Assemblée législative délègue au Comité d’administration de l’Assemblée législative (CAAL) des pouvoirs particuliers en ce qui concerne les dépenses de bureau de circonscription. Le paragraphe 32.1 de cette loi précise que « L’Assemblée législative peut déléguer à son comité d’administration les pouvoirs que lui confère la présente loi en ce qui concerne les montants, indemnités, allocations et traitements, ainsi que les modifications de l’Annexe A. » * L’Annexe A - Dépenses remboursées aux députés de l’Assemblée législative mentionne que « Les frais du bureau de comté de chaque député pour fournir des services aux électeurs, soient les frais de locaux, d’exploitation et de personnel. » * Le document intitulé Rules Adopted by the Legislative Administration Committee for the Operation of Constituency Offices, précise les limites financières, définit ce que sont les frais de bureau de circonscription et énonce les règles de fonctionnement pour les dépenses de bureau de circonscription qui sont remboursées par la greffière. La politique et les lignes directrices en matière d’approbation et de comptabilisation pour les dépenses de bureau de circonscription payées par la greffière sont appropriées. 3.34 Au cours de notre examen des politiques et des lignes directrices en matière d’uniformité pour l’approbation et la comptabilisation des dépenses de bureau de circonscription traitées par le Bureau du greffier, voici que nous avons observé : * La greffière publie le document intitulé Guide d’orientation 2010 – Indemnités et allocations des parlementaires (guide d’orientation), qui fournit des lignes directrices sur les dépenses de bureau de circonscription qui sont remboursées par la greffière. Le guide d’orientation établit les modalités de paiement et les procédures de demande de remboursement, et définit les trois catégories de frais de bureau de circonscription. ? Le guide d’orientation reflète les règles du CAAL. ? Le guide d’orientation décrit le processus pour obtenir l’allocation et fournit une orientation sur les dépenses admissibles. Il donne des lignes directrices utiles en ce qui concerne les salaires et le remboursement des dépenses de bureau de circonscription. Les pouvoirs pour les dépenses de bureau de circonscription payées par les ministères sont appropriés. 3.35 Les documents suivants précisent les pouvoirs pour les dépenses de bureau de circonscription des ministres payées par les ministères pour les ministres : * La Loi sur le Conseil exécutif accorde au ministre des Finances le pouvoir de payer des dépenses raisonnables aux membres du Conseil exécutif (ministres) pour certaines dépenses de bureau de circonscription. L’article 8 de la Loi sur le Conseil exécutif mentionne que « Chaque membre du Conseil exécutif qui s’occupe des affaires d’intérêt public de la province reçoit du ministre des Finances les indemnités que fixe le lieutenant-gouverneur en conseil au titre des dépenses raisonnables engagées à cette fin. » * Un procès-verbal de 1999 du Conseil de gestion définit certaines dépenses de bureau de circonscription pour les ministres qui sont payées par les ministères. L’Annexe 2 reproduit des extraits de ce procès-verbal. La politique et les lignes directrices en matière d’approbation et de comptabilisation des dépenses de bureau de circonscription payées par les ministères ne sont pas appropriées. 3.36 Au cours de notre examen des politiques et des lignes directrices en matière d’uniformité pour l’approbation et la comptabilisation des dépenses de bureau de circonscription traitées par les ministères, voici ce que nous avons observé : ? Le procès-verbal du Conseil de gestion fournit une orientation aux ministères en ce qui concerne les types de dépenses de bureau de circonscription qui sont autorisées pour les ministres. ! Certaines lignes directrices sur la comptabilisation des dépenses de bureau de circonscription payées par les ministères sont également incluses dans le procès-verbal du Conseil de gestion : « les dépenses incluses dans les budgets des ministères doivent être payées par les ministères selon les règles établies. » (Cette directive semble être limitée par rapport à l’information donnée dans le guide d’orientation utilisé pour les dépenses de bureau de circonscription payées par la greffière.) Les réponses des ministères à notre demande d’information indiquent que les dépenses de bureau de circonscription ne sont pas comptabilisées de manière uniforme ! À l’exception du « personnel de soutien jusqu’à un maximum de 25 000 $ par année », aucune limite n’existe pour les ministères en ce qui concerne les dépenses de bureau de circonscription pour les éléments énumérés dans le procès-verbal du Conseil de gestion. (Cette situation diffère des dépenses de bureau de circonscription payées par la greffière, qui a un budget pour chaque député.) La politique et les lignes directrices en matière de présentation des dépenses de bureau de circonscription ne sont pas appropriées. 3.37 Dans le cadre de notre examen des politiques et des lignes directrices pour rendre compte des dépenses de bureau de circonscription, nous avons constaté qu’il n’existe aucune orientation particulière en matière de publication de rapports publics sur les dépenses de bureau de circonscription. Critère 2 : Pratiques de gestion et règles de fonctionnement 3.38 Les pratiques de gestion et les règles de fonctionnement sont établies pour s’assurer que les charges, les revenus, les actifs et les passifs sont dûment autorisés, comptabilisés et présentés. Ces éléments servent de fondement à notre deuxième critère. 3.39 Le deuxième critère était : il devrait y avoir des pratiques de gestion et des règles de fonctionnement appropriées pour les dépenses de bureau de circonscription. Points saillants 3.40 Voici nos constatations : ? Des pratiques de gestion et des règles de fonctionnement appropriées existent pour les dépenses de bureau de circonscription payées par la greffière. ! Des améliorations sont requises en ce qui concerne les pratiques de gestion et les règles de fonctionnement au sein des ministères. Nous avons fait notamment les deux observations suivantes : ! Onze des vingt-six ministères n’ont pas été en mesure de fournir des informations complètes et exactes relatives aux budgets et aux frais de bureau de circonscription. ! Nous avons constaté un manque d’uniformité dans les budgets et la comptabilisation des dépenses, ainsi que des dépenses dépassant les limites autorisées pour les bureaux de circonscription dans certains ministères. Conclusion par rapport au critère 3.41 Les pratiques de gestion et les règles de fonctionnement mises en place pour les dépenses de bureau de circonscription payées par la greffière sont appropriées. Cependant, nous sommes préoccupés par les pratiques de gestion et les règles de fonctionnement suivies pour les dépenses de bureau de circonscription des ministres qui sont payées par leurs ministères. Nos préoccupations ont notamment trait à l’incapacité de certains ministères à fournir des informations complètes et exactes sur les dépenses de bureau de circonscription de leurs ministres, et aux cas où les dépenses du ministère ont dépassé les limites autorisées dans ce domaine. Constatations détaillées Des pratiques de gestion et des règles de fonctionnement appropriées existent pour les dépenses de bureau de circonscription payées par la greffière. 3.42 Dans le cadre de notre examen des pratiques de gestion et des règles de fonctionnement pour les dépenses de bureau de circonscription traitées par la greffière, nous avons constaté les attributs positifs suivants : ? Un budget annuel autorisé est établi pour chaque député. Il sert de plafond de dépenses en ce qui concerne les frais de bureau de circonscription et constitue une mesure préventive à l’égard de dépenses excessives ou extravagantes. La Loi sur l’Assemblée législative délègue au Comité d’administration de l’Assemblée législative (CAAL) le pouvoir de rembourser aux députés les frais de bureau de circonscription. Le CAAL a établi à 40 000 $ le budget annuel pour les dépenses de bureau de circonscription pour les simples députés et à 15 000 $ pour les ministres, qui peuvent être réclamées en vertu de leur allocation et payées par la greffière. ? Le Bureau du greffier de l’Assemblée législative surveille les dépenses de bureau de circonscription de chaque député pour s’assurer qu’elles ne dépassent pas leur budget. ? Le guide d’orientation fournit des directives détaillées utiles sur les dépenses admissibles et, dans certains cas, précise quels éléments sont spécifiquement exclus, comme : · la rénovation de locaux appartenant aux parlementaires; · l’entretien ou la réparation de matériel de bureau appartenant aux parlementaires; · les téléviseurs, les magnétoscopes, les appareils photo, les caméscopes et les fournitures connexes comme les rubans et la pellicule; · les tableaux ou autres pièces murales décoratives; · les serviettes ou mallettes; · les aliments ou breuvages à consommer au bureau de circonscription. ? Les députés doivent utiliser un formulaire standard de demande de remboursement pour les dépenses de bureau de circonscription. Le formulaire comprend une déclaration que le député doit signer et qui certifie le caractère approprié et l’exactitude de sa demande de remboursement. Ce genre de formulaire standard réduit le risque d’erreurs ou de demandes inappropriées et donne lieu à un traitement efficient et uniforme. ? Le formulaire de demande de remboursement doit être appuyé par la facture originale lorsqu’il est présenté à la greffière aux fins de paiement. Cette mesure réduit le risque que des dépenses inappropriées soient réclamées et que la même dépense soit réclamée deux fois. ? Les formulaires de demande de remboursement de tous les bureaux de circonscription sont présentés à la greffière, où ils sont traités de la même manière par un bureau indépendant et objectif. 3.43 Nous avons examiné le document intitulé Autre information - Listes d’employés supplémentaires non vérifiées, section Paiements aux députés pour dépenses de bureau de circonscription dans les Comptes publics pour les trois exercices terminés les 31 mars 2009, 2010 et 2011 . Les montants paraissaient raisonnables compte tenu du budget annuel de 40 000 $ pour les dépenses de bureau de circonscription pour les simples députés et de 15 000 $ pour les ministres. 3.44 Nous avons examiné la documentation appuyant les dépenses annuelles des bureaux de circonscription pour un échantillon de députés et avons constaté que les demandes de remboursement étaient appuyées par toute la documentation requise. Les pratiques de gestion et les règles de fonctionnement au sein des ministères ont besoin d’être améliorées. 3.45 Dans le cadre de notre examen des pratiques de gestion et des règles de fonctionnement pour les dépenses de bureau de circonscription traitées par les ministères pour les ministres, nous avons observé ce qui suit : ? Une liste des dépenses admissibles payées par les ministères est fournie et autorisée dans un procès- verbal de 1999 du Conseil de gestion (Annexe 2). Les dépenses admissibles sont : les frais de téléphone (appels locaux et interurbains), les frais de cellulaire, les télécopieurs (achat ou location et frais d’utilisation), dépenses diverses de bureau (fournitures, papier, plumes, etc.) et le personnel de soutien. (L’achat d’éléments d’actif de bureau de circonscription, comme des ordinateurs et du mobilier de bureau, n’est pas une dépense autorisée pour les ministères.) Le procès-verbal mentionne également que « les dépenses incluses dans les budgets des ministères doivent être payées par les ministères selon les règles établies. » ! Bien qu’il y ait une limite autorisée de 25 000 $ par année pour le personnel de soutien dans les bureaux de circonscription, il n’y a aucun plafond pour les autres dépenses autorisées. Cette situation signifie qu’il n’existe pas vraiment de limites aux frais de bureau de circonscription que peut réclamer un ministre à son ministère pour les catégories de dépenses énumérées. ! Aucune exigence particulière n’existe pour la comptabilisation des dépenses de bureau de circonscription payées par les ministères pour les ministres et, par conséquent, elles ne sont pas comptabilisées de la même manière par les ministères. Ces derniers ne sont pas tenus de comptabiliser séparément cette information et les frais de bureau de circonscription sont parfois combinés avec les autres dépenses des ministères. Ainsi, nous n’avons pas été en mesure d’établir le total des frais de bureau de circonscription payés par les ministères. ! L’information fournie par les ministères montre des manques d’uniformité (p. ex. dans les pratiques budgétaires, le traitement des frais du personnel) et des dépenses dépassant les limites autorisées. Onze des vingt-six ministères n’ont pas été en mesure de fournir des informations complètes et exactes relatives aux budgets et aux frais de bureau de circonscription. 3.46 Parce que les dépenses des bureaux de circonscription payées par les ministères pour les ministres ne sont pas comptabilisées de la même manière et qu’elles ne sont pas facilement identifiables dans les registres comptables du gouvernement, nous avons demandé aux ministères de nous fournir les informations requises pour notre examen. Nous avons envoyé une lettre à 26 ministères, leur demandant des informations en ce qui concerne les budgets, les dépenses et les éléments d’actif des bureaux de circonscription. 3.47 Tous les ministères nous ont répondu. Parmi les réponses : * Quinze ministères ont répondu de façon appropriée à notre demande d’informations. Sept d’entre eux nous ont informés qu’ils n’avaient rien à nous faire part, (c’est-à-dire que le ministère n’avait pas payé de dépenses de bureau de circonscription). Les huit autres ministères nous ont donné les informations demandées. * Les onze ministères restants ont répondu à notre lettre et nous ont remis certaines informations. Toutefois, ils n’ont pas ou n’ont pu nous fournir toutes les informations demandées (budgets, dépenses et éléments d’actif). Deux de ces onze ministères nous ont fait remarquer que les dépenses présentées n’incluaient pas les frais téléphoniques. Un ministère nous a donné les montants des dépenses de bureau de circonscription avec une note mentionnant qu’ils comprenaient une erreur parce qu’ils incluaient le salaire du chef de cabinet du ministre. Nous avons constaté un manque d’uniformité dans les budgets et la comptabilisation des dépenses, ainsi que des dépenses dépassant les limites autorisées pour les bureaux de circonscription dans certains ministères. 3.48 Nous avons fait les observations suivantes sur les informations fournies par les ministères en ce qui concerne les budgets, les dépenses et les éléments d’actifs du bureau de circonscription de leur ministre. Veuillez noter que nous n’avons pas été en mesure de formuler de commentaires dans les cas où nous n’avons pas eu les informations demandées. * Comptabilisation des frais de bureau de circonscription : Trois ministères nous ont informés qu’ils ne comptabilisaient pas les dépenses de bureau de circonscription séparément de celles du cabinet du ministre. * Budgets pour les frais de bureau de circonscription : Les budgets que les ministères nous ont transmis manquaient d’uniformité et montraient des différences importantes. Les données budgétaires variaient de 25 000 $ à 46 700 $. Cinq ministères nous ont signalé qu’ils n’avaient pas un budget distinct pour les frais de bureau de circonscription. * Budgets pour les frais liés au personnel : La limite autorisée pour le personnel de soutien des bureaux de circonscription est de 25 000 $ par année . Quatre ministères nous ont fait part d’un budget de 25 000 $ pour les frais liés au personnel, ce qui concorde avec la limite autorisée. Cependant, un ministère nous a fait état d’un budget de 46 000 $ pour les frais liés au personnel, ce qui dépasse le budget autorisé de 25 000 $. ! Frais réels liés au personnel des bureaux de circonscription : Onze ministères nous ont signalé des dépenses réelles liées au personnel des bureaux de circonscription qui dépassaient le montant autorisé de 25 000 $. Ces dépenses pour le personnel des bureaux de circonscription variaient de 25 025 $ à 55 789 $. (L’excédent des dépenses variait de moins de 100 $ à 30 789 $.) ! Dépenses non autorisées : Un ministère a déclaré une dépense de 1 195 $ pour des « bureaux, tables et chaises ». Les ministères ne sont pas autorisés à acheter du mobilier pour le bureau de circonscription de leur ministre. 3.49 Nos constatations montrent des différences significatives dans les pratiques de gestion et les règles de fonctionnement pour les dépenses de bureau de circonscription payées par la greffière par rapport à celles payées par les ministères pour leurs ministres. Nous avons constaté que les pratiques des ministères affichaient un manque d’uniformité et, dans certains cas, que les dépenses avaient dépassé les limites autorisées. Afin de simplifier et d’améliorer le contrôle sur le traitement et la présentation de ces dépenses, nous sommes d’avis que tous les frais de bureau de circonscription devraient être payés par la greffière. Cette opinion concorde avec le principe énoncé dans le guide d’orientation qui précise que les bureaux de circonscription sont « ouverts pour servir impartialement la population de chaque circonscription » et ne sont pas destinés à être un bureau supplémentaire pour les fonctions ministérielles. Recommandation 3.50 Nous avons recommandé que tous les frais de bureau de circonscription soient autorisés, payés, comptabilisés, surveillés et présentés par le Bureau du greffier de l’Assemblée législative. L’Assemblée législative et le Bureau du Conseil exécutif devraient apporter des modifications appropriées aux lignes directrices actuelles afin de faciliter ce changement. Critère 3 : Présentation des dépenses des bureaux de circonscription 3.51 La publication de rapports publics est une composante de la reddition de comptes. Cette notion sert de fondement à notre troisième critère. 3.52 Le troisième critère était : il devrait y avoir une présentation appropriée de toutes les dépenses des bureaux de circonscription. Faits saillants 3.53 Voici nos constatations : ! Le total des dépenses des bureaux de circonscription ne fait pas l’objet d’un rapport public. ? Les dépenses des bureaux de circonscription payées par la greffière font l’objet d’un rapport public. ! Les dépenses des bureaux de circonscription payées par les ministères pour les ministres ne font pas expressément l’objet d’un rapport public. ! L’information qui est actuellement publiée pourrait être trompeuse, car elle est incomplète. Conclusion par rapport au critère 3.54 La publication de rapports publics est inappropriée en ce qui concerne le total des frais des bureaux de circonscription parce ce que l’information actuellement publiée est incomplète. Constatations détaillées Le total des dépenses des bureaux de circonscription ne fait pas l’objet d’un rapport public. 3.55 Les dépenses des bureaux de circonscription payées par la province ne sont pas consolidées dans leur ensemble et ne font pas l’objet d’un rapport public. Les dépenses des bureaux de circonscription payées par la greffière font l’objet d’un rapport public. 3.56 Le document intitulé Autre information – Listes d’employés supplémentaires non vérifiées dans les Comptes publics, préparé par le Bureau du contrôleur, présente chaque année les dépenses du bureau de circonscription pour chaque député de l’Assemblée législative. Les données qui y figurent sont les frais payés par la greffière seulement. Elles ne comprennent pas les dépenses de bureau de circonscription payées par les ministères pour les ministres. Cette information incomplète ne permet pas au public de faire des comparaisons exactes entre les frais de bureau de circonscription réclamés par les députés. Les dépenses des bureaux de circonscription payées par les ministères pour les ministres ne font pas expressément l’objet d’un rapport public. 3.57 Les dépenses de bureau de circonscription payées par les ministères pour les ministres sont généralement regroupées avec les autres dépenses des ministères aux fins de présentation. Il n’y a pas de divulgation publique du fait que les ministères peuvent avoir payé des dépenses de bureau de circonscription. 3.58 Peu de directives en matière d’exigences de présentation d’information existent en ce qui concerne les dépenses de bureau de circonscription payées par les ministères pour les ministres. Le procès-verbal du Conseil de gestion (Annexe 2) autorise certains types de dépenses de bureau de circonscription que les ministères peuvent payer et mentionne que « les dépenses incluses dans les budgets des ministères doivent être payées par les ministères selon les règles établies. » L’information qui est actuellement publiée pourrait être trompeuse, car elle est incomplète. 3.59 Il n’y a pas de divulgation publique du fait que les ministres ont deux sources de financement pour les dépenses de bureau de circonscription (soit une allocation de 15 000 $ provenant de la greffière et des fonds en provenance des ministères). Bien que le document Autre information – listes d’employés supplémentaires non vérifiées dans les Comptes publics fasse état des dépenses de bureau de circonscription payées annuellement par la greffière pour chaque député, il n’y a pas de divulgation à savoir que les ministres peuvent avoir des dépenses additionnelles de bureau de circonscription qui sont comptabilisées et présentées par les ministères. 3.60 Nous avons constaté un écart dans le montant accordé aux simples députés et aux ministres pour les dépenses de bureau de circonscription. Une somme de 40 000 $ est accordée aux simples députés. Les ministres n’ont pas de plafond global; une somme de 15 000 $ leur est accordée (remboursée par la greffière), plus 25 000 $ pour les frais liés au personnel (remboursés par les ministères), plus certaines dépenses diverses (téléphone, télécopieur, fournitures, etc.) sans limites (également remboursées par les ministères). Nous sommes d’avis que cette information devrait être rendue publique. 3.61 Nous avons signalé plus tôt dans ce rapport (soit dans le premier critère) le manque de politiques et de lignes directrices en ce qui concerne la présentation des dépenses de bureau de circonscription. Dans la présente section, nous avons conclu que la présentation de l’ensemble des dépenses des bureaux de circonscription n’était pas appropriée et que l’information qui est actuellement publiée est incomplète et pourrait être trompeuse. Recommandation 3.62 Afin d’améliorer la reddition de comptes, l’Assemblée législative devrait publier un rapport public sur le total des frais de bureau de circonscription réclamés par chaque député, que ces frais aient été payés par la greffière ou un ministère. Critère 4 : Éléments d’actif des bureaux de circonscription 3.63 Nos trois premiers critères traitaient les dépenses de bureau de circonscription. Le présent critère concerne la gestion et le contrôle des éléments d’actifs des bureaux de circonscription. 3.64 Le quatrième critère était : il devrait y avoir des politiques ou des lignes directrices appropriées pour les éléments d’actif de bureau de circonscription, ainsi que des pratiques de gestion et des règles de fonctionnement appropriées pour tous les éléments d’actif de bureau de circonscription, lesquels appartiennent à l’Assemblée législative. 3.65 Aux fins de la présente section, les éléments d’actif de bureau de circonscription sont définis comme étant du matériel et mobilier de bureau qui comprend : … bureaux, chaises, tables, bibliothèques, classeurs, étagères, tableaux à feuilles, tapis, lampes, rideaux, corbeilles à courrier, garnitures de bureau, ordinateurs/imprimantes/logiciels, systèmes de traitement de texte, imprimantes, logiciels, machines à écrire, photocopieuses, dictaphones, répondeurs téléphoniques, télécopieurs, calculatrices, climatiseurs, patères, corbeilles à papier, enseignes. Points saillants 3.66 Voici nos constatations : * Il existe certaines politiques et lignes directrices au sujet des éléments d’actif des bureaux de circonscription. ! Les allocations de 40 000 $ et de 15 000 $ accordées aux députés ne comportent pas de plafond en ce qui concerne les achats d’éléments individuels d’actif de bureau de circonscription. ! L’information fournie par les ministères suggère qu’il y a non-respect de la directive du Conseil de gestion. ? La cession des éléments d’actif semble respecter les règles du CAAL. ! Aucun inventaire permanent des éléments d’actif des bureaux de circonscription n’est tenu par l’Assemblée législative. * Les politiques du gouvernement en matière de contrôle des biens ne s’appliquent pas aux éléments d’actif d’un bureau de circonscription. Conclusion par rapport au critère 3.67 Les pratiques de gestion et les règles de fonctionnement pour les éléments d’actif des bureaux de circonscription sont inappropriées. Bien que la cession des biens semble respecter les règles du CAAL, les allocations de 40 000 $ et de 15 000 $ ne comportent pas de limites financières ou quantitatives pour l’achat d’éléments d’actif individuels d’un bureau de circonscription, et il n’existe pas de fichier d’inventaire permanent pour contrôler les biens. En outre, même s’il parait que les règles du CAAL sont suivies pour les cessions, nous ne sommes pas sûrs que les règles du CAAL actuelles sont dans le meilleur intérêt financier de la province. Constatations détaillées Il existe certaines politiques et lignes directrices au sujet des éléments d’actif des bureaux de circonscription. 3.68 Les lignes directrices en ce qui concerne les éléments d’actif des bureaux de circonscription se trouvent dans les Rules Adopted by the Legislative Administration Committee for the Operation of Constituency Offices (règles du CAAL), dans le guide d’orientation et dans un procès-verbal du Conseil de gestion (Annexe 2). 3.69 Les règles du CAAL : * définissent ce que sont des éléments d’actif d’un bureau de circonscription; * précisent que les éléments d’actif sont la propriété de l’Assemblée législative : [Traduction] « 6(1) Le matériel et le mobilier de bureau achetés à même les fonds de l’allocation sont la propriété de l’Assemblée législative. » ; * fournissent des [Traduction] Règles sur l’aliénation des éléments d’actif d’un bureau de circonscription. Consultez l’Annexe 3. 3.70 Le guide d’orientation fournit des lignes directrices utiles en ce qui concerne les types d’éléments d’actif qui sont autorisés et les éléments particuliers qui ne sont pas admissibles. On y mentionne également que « Les articles, le matériel ou les fournitures payés sur l’allocation doivent être utilisés au bureau de circonscription du parlementaire pour les fonctions officielles de ce dernier. » Les allocations de 40 000 $ et de 15 000 $ accordées aux députés ne comportent pas de plafond en ce qui concerne les achats d’éléments individuels d’actif de bureau de circonscription. 3.71 Bien que l’allocation annuelle accordée pour les dépenses d’un bureau de circonscription soit de 40 000 $ pour un simple député et de 15 000 $ pour un ministre, ni les règles du CAAL ni le guide d’orientation ne donnent de lignes directrices quant aux limites en ce qui concerne les achats d’éléments d’actif admissibles. Il n’y a aucune limite pour le nombre d’éléments d’actif admissibles qui peuvent être achetés; il n’y a aucune limite pour le prix des éléments d’actifs admissibles; et il n’y a aucune limite sur la fréquence des achats d’un élément d’actif. Par exemple, un député pourrait acheter un nouvel ordinateur portatif chaque année. 3.72 Nous avons constaté les achats suivants, qui peuvent donner à penser que des limites sur les achats d’éléments d’actif s’imposent : * six chaises d’invité 4 754 $; * deux chaises 2 598 $; * bureau 1 411 $; * table à café 683 $; * ensemble d’ordinateur portatif 3 604 $; * ordinateur et moniteur 2 679 $. La majorité de ces exemples, ainsi que d’autres, sont présentés dans le Tableau 4 plus loin dans le présent chapitre. 3.73 Par contre, prenez en considération la citation suivante. « Dans le passé, l’achat de machines à café ou de fours à micro-ondes était expressément exclu. Les lignes directrices ont été modifiées en avril 2009 pour permettre l’achat de petits électroménagers ou d’appareils connexes, adaptés au bureau, qui pourraient être utilisés de façon raisonnable dans un petit bureau pour en faciliter le fonctionnement. Il peut s’agir, par exemple, d’un petit réfrigérateur, d’un petit four à micro-ondes ou d’une machine à café bon marché. » Nous avons trouvé inusité que le guide d’orientation impose une limite à l’achat d’une machine à café, un appareil relativement bon marché, mais n’impose aucune limite pour les éléments à prix élevé, comme les ordinateurs et le mobilier. Recommandation 3.74 Le Comité d’administration de l’Assemblée législative devrait instaurer des lignes directrices additionnelles pour les éléments d’actif d’un bureau de circonscription pour s’assurer que les achats effectués par les députés sont raisonnables (p. ex. moment, coût individuel ou fréquence des achats d’éléments d’actif). L’information fournie par les ministères suggère qu’il y a non- respect de la directive du Conseil de gestion. 3.75 Une liste des dépenses admissibles prises en charge par les ministères est fournie et autorisée dans un procès-verbal du Conseil de gestion (Annexe 2). Selon cette autorisation, les achats se limitent à des éléments d’actif liés aux frais téléphoniques, aux frais de cellulaire et aux télécopieurs. L’achat d’éléments d’actif d’un bureau de circonscription, comme des ordinateurs et du mobilier de bureau, ne constitue pas une dépense autorisée pour les ministères. 3.76 L’information que les ministères nous ont fournie donne à penser à un non-respect du procès-verbal du Conseil de gestion. En effet, un ministère nous a signalé une dépense de 1 195 $ pour des « bureaux, tables et chaises ». Selon la directive du Conseil de gestion, les ministères ne sont pas autorisés à acheter du mobilier pour le bureau de circonscription de leur ministre. 3.77 Le risque que cette situation se répète dans le futur serait éliminé par la mise en œuvre de notre recommandation antérieure « que tous les frais de bureau de circonscription soient autorisés, payés, comptabilisés, surveillés et présentés par le Bureau du greffier de l’Assemblée législative. L’Assemblée législative et le Bureau du Conseil exécutif devraient apporter les modifications appropriées aux lignes directrices actuelles afin de faciliter ce changement. » La cession des éléments d’actif semble respecter les règles du Comité d’administration de l’Assemblée législative. 3.78 Lorsqu’un député démissionne ou n’est pas réélu aux élections générales provinciales, le député peut acheter les éléments d’actif de son bureau de circonscription qui avaient été achetés à même son allocation de bureau de circonscription. Les règles du CAAL contiennent des [Traduction] Règles sur la cession des éléments d’actif d’un bureau de circonscription (règles sur la cession), qui sont reproduites dans l’Annexe 3. 3.79 En examinant les «règles sur la cession», nous avons observé ce qui suit : * Le matériel et mobilier de bureau dont le coût est inférieur à 200 $ peut être emporté par le député sortant, gratuitement. * Les règles sur la cession autorisent un député sortant à acheter les éléments d’actif de son bureau de circonscription à la valeur nette comptable. Comme les taux d’amortissement sont élevés, un actif voit sa valeur comptable baisser rapidement. * Les taux d’amortissement du matériel sont tels qu’un ordinateur pourrait être acheté par un député sortant pour 65 % de son coût historique le lendemain de son achat, pour 35 % de son coût historique après 13 mois et pour 10 % de son coût historique après 25 mois et pourrait être pris gratuitement après un peu plus de trois ans. Ainsi, les députés sortants qui ont effectué un mandat de quatre ans sont autorisés à emporter avec eux, gratuitement, tout le matériel acheté au cours de la première année de leur mandat. Par exemple, nous avons constaté qu’un député sortant a acheté pour 428 $ trois produits informatiques (un ordinateur avec moniteur, un ordinateur portatif et un BlackBerry), qui avaient été achetés deux années et demie auparavant au coût de 4 283 $. * Les taux d’amortissement pour le mobilier sont légèrement inférieurs à ceux du matériel. Néanmoins, un bureau, par exemple, pourrait être acheté par un député sortant pour 75 % de son coût historique le lendemain de son achat, pour 55 % de son coût historique après 13 mois, pour 35 % de son coût historique après 25 mois, pour 20 % de son coût historique après 37 mois, pour 5 % de son coût historique après 49 mois, et pourrait être pris gratuitement après un peu plus de cinq ans. Par exemple, nous avons constaté un cas où le député sortant a acheté un bureau pour 235 $, lequel avait été acheté trois années et demie auparavant au coût de 1 173 $. * La greffière a le pouvoir d’abaisser le prix d’achat si les frais de transport pour déménager l’actif du bureau de circonscription à Fredericton sont plus élevés que sa valeur. 3.80 La greffière a remis à notre Bureau les listes d’éléments d’actif des bureaux de circonscription aux fins de cession pour 19 députés qui ne revenaient pas, qui n’avaient pas été réélus aux élections de septembre 2010. Chaque liste décrivait l’élément d’actif, donnait le prix et la date d’achat, le taux d’amortissement, la valeur nette comptable (prix de vente) ainsi que des remarques au sujet du résultat (acheté par le député sortant ou nouveau, déménagé à l’Assemblée législative, etc.). 3.81 Nous n’avons pas examiné l’exactitude et l’intégralité des listes ni effectué des sondages détaillés sur la cession des éléments d’actif par suite des élections de 2010. Notre examen préliminaire des listes et de la documentation conservée par la greffière nous faisse à penser que les règles du CAAL ont été appliquées de manière appropriée dans la plupart des cas. Cependant, nous avons constaté deux cas où une erreur s’est produite dans le taux d’amortissement utilisé, ce qui a fait en sorte que les éléments en cause ont été vendus pour un montant moins élevé. Le total des deux erreurs s’élève à 1 332 $. 3.82 Le Tableau 4 présente un échantillon des éléments d’actif particuliers vendus aux députés sortants, dont nous avons pris connaissance dans le cadre de notre examen de la liste. Quelqu’un pourrait conclure que les règles sur la cession actuelles, ainsi que le manque de limites en matière d’achat, pourraient encourager des pratiques qui ne sont pas dans le meilleur intérêt financier de la province. 4 Échantillon d’éléments d’actif particuliers vendus à des députés sortants Actif acheté Prix d’achat Prix de vente Prix de vente en % du prix d’achat Période écoulée (achat – cession) Mobilier bureau 1 411 $ 494 $ 35 % ~ 2½ années 6 chaises d’invités 4 754 $ 951 $ 20 % ~3 ½ années table de bout 451 $ 90 $ 20 % ~3 ½ années table 644 $ 129 $ 20 % ~3 ½ années bureau 1 173 $ 235 $ 20 % ~3 ½ années bureau 991 $ 198 $ 20 % ~3 ½ années table ronde 535 $ 107 $ 20 % ~3 ¼ années 2 chaises 2 598 $ 520 $ 20 % ~3 ½ années table à café 683 $ 137 $ 20 % ~3 ½ années Matériel ordinateur 1 921 $ 192 $ 10 % ~ 2 années ensemble d’ordinateur 1 468 $ 147 $ 10 % ~ 2½ années ensemble d’ordinateur portatif 1 356 $ 475 $ 35 % ~ 1¾ années ensemble d’ordinateur portatif 1 288 $ 129 $ 10 % ~ 2¾ années BlackBerry 316 $ 32 $ 10 % ~ 2½ années 2 ensembles d’ordinateur portatif 2 068 $ 724 $ 35 % ~ 1½ années 3 ensembles multifonctions (imprimante, scanneur, copieur, télécopieur, téléphone) 542 $ 542 $ 554 $ 190 $ 190 $ 194 $ 35 % 35 % 35 % ~ 1½ années ordinateur et moniteur 2 679 $ 268 $ 10 % ~ 2½ années ensemble d’ordinateur portatif 1 703 $ 170 $ 10 % ~ 2½ années Source : Tableau préparé par le Bureau du vérificateur général sur la base de l’information fournie par le Bureau du greffier de l’Assemblée législative Recommandation 3.83 Le Comité d’administration de l’Assemblée législative devrait évaluer si les lignes directrices actuelles en matière de cession des éléments d’actif d’un bureau de circonscription au moment du départ des députés donnent lieu au meilleur résultat financier possible pour la province. Dans la négative, le Comité devrait accorder à la greffière le pouvoir de recommander une politique révisée en matière de cession d’éléments d’actif. Une politique révisée pourrait, par exemple, privilégier en premier la réutilisation des biens au sein du gouvernement (p. ex. transférer les ressources technologiques au Programme des ordinateurs pour les écoles administré par le ministère de l’Éducation, et le mobilier et les agencements aux nouveaux députés ou à un ministère), plutôt que d’offrir ces biens en premier aux députés sortants à des prix réduits. Aucun inventaire permanent des éléments d’actif des bureaux de circonscription n’est tenu par l’Assemblée législative. 3.84 Ni les règles du CAAL ni le guide d’orientation ne fournissent de lignes directrices aux députés ou à la greffière en matière de gestion des fichiers d’inventaire pour les éléments d’actif des bureaux de circonscription. 3.85 Lorsqu’un élément d’actif est acheté pour un bureau de circonscription, il est traité comme toute autre dépense de bureau de circonscription à être remboursée. La greffière garde un dossier individuel pour chaque député. Le dossier est un registre de tous les frais de bureau de constitution réclamés par le député que la greffière a remboursés ainsi que les documents justificatifs. Les frais de bureau de circonscription comprennent le matériel et mobilier de bureau (éléments d’actif). Les éléments d’actif ne sont pas étiquetés ou marqués autrement comme étant la « propriété de l’Assemblée législative ». 3.86 La greffière ne tient pas une liste de tous les éléments d’actif d’un bureau de circonscription. La greffière prépare une liste des éléments d’actif au besoin (c’est-à- dire lorsqu’un député laisse son siège), en se fondant sur l’information contenue dans le dossier des frais de bureau de circonscription du député. Les politiques du gouvernement en matière de contrôle des biens ne s’appliquent pas aux éléments d’actif d’un bureau de circonscription. 3.87 L’Assemblée législative n’est pas tenue de respecter les politiques AD-1703 – Achats - Politique concernant le matériel de bureau et AD-1704 – Achats - Politique concernant le mobilier de bureau. Ces deux politiques ont des sections qui traitent des sujets suivants : * Contrôle des avoirs : Responsabilité pour l’inventaire * Responsabilités – Coordonnateur ministériel * Responsabilités – Coordonnateur du centre de responsabilité * Dispositions /Observation 3.88 Les règles du CAAL mentionnent que [traduction] « Le matériel et mobilier de bureau qui ont été achetés à même les fonds de l’allocation sont la propriété de l’Assemblée législative du Nouveau-Brunswick. » Les règles du CAAL expliquent les processus d’achat et de cession des éléments d’actif d’un bureau de circonscription. Cependant, elles ne traitent pas de la tenue de documents pour le matériel et le mobilier des bureaux de circonscription. À notre avis, le matériel et le mobilier des bureaux de circonscription, qui sont la propriété de l’Assemblée législative, devraient être assujettis au même niveau de contrôle que le matériel et le mobilier achetés par les ministères et les organismes, qui sont la propriété de la province du Nouveau- Brunswick. Recommandation 3.89 Le Comité d’administration de l’Assemblée législative devrait élaborer une politique sur le contrôle des stocks pour les éléments d’actif achetés pour les bureaux de circonscription qui inclurait des contrôles semblables à ceux énoncés dans les politiques gouvernementales AD-1703 et AD-1704. Annexe 1 – Renseignements généraux sur les frais de bureau de circonscription Renseignements généraux sur les frais de bureau de circonscription Objet d’un bureau de circonscription · Les bureaux de circonscription sont ouverts pour servir impartialement la population de chaque circonscription. L’objet est de permettre aux parlementaires d’exercer leurs fonctions dans leurs circonscriptions dans des locaux où les gens, sans égard à l’affiliation politique, peuvent se rendre pour discuter de leurs problèmes ou préoccupations avec leurs représentants élus. Les bureaux de circonscription ne peuvent servir à la promotion d’activités de partis politiques, aux affaires de parti, à la conduite d’activités électorales, aux campagnes à l’investiture ou à la direction, à l’entreposage ou à la diffusion de documents ou de renseignements relatifs au parti, ni aux campagnes de recrutement ou de financement et autres activités du genre. Historique, autorité et objet de l’allocation · L’allocation de bureau de circonscription pour les parlementaires du Nouveau-Brunswick a été créée en 1993 par suite de l’adoption de modifications de la Loi sur l’Assemblée législative. · Les parlementaires ont droit au remboursement des frais de bureau de circonscription engagés au cours de l’exercice de leurs fonctions parlementaires dans leurs circonscriptions. Les parlementaires peuvent se faire rembourser trois catégories de frais de bureau de circonscription : 1) locaux, 2) fonctionnement et 3) personnel. Montant · Chaque simple député a droit au remboursement des frais de bureau de circonscription jusqu’à concurrence de 40 000 $ par année financière, pour lui permettre d’exercer ses fonctions parlementaires dans sa circonscription. Cette somme est le total qui peut être dépensé pour les éléments suivants : secrétariat; location, frais généraux et articles de bureau; tout autre achat ou service lié au fonctionnement d’un bureau de circonscription de parlementaire. · Les membres du Conseil exécutif reçoivent chaque année financière 15 000 $ à des fins de financement de bureau de circonscription, en plus des dépenses que couvre leur budget ministériel. · La clôture de l’année financière au titre de l’allocation est le 31 mars. À la clôture de l’année financière, la part non utilisée de l’allocation ne peut être reportée. · L’allocation de bureau de circonscription est versée aux parlementaires chaque année financière et elle est calculée de façon proportionnelle pour les parlementaires élus au cours de l’année financière. Éléments d’actif de bureau de circonscription · L’ensemble du matériel et des fournitures de bureau achetés grâce à l’allocation demeure la propriété de l’Assemblée législative du Nouveau-Brunswick. CAAL · Le Comité d’administration de l’Assemblée législative est chargé d’établir les règles, les politiques et les directives sur le fonctionnement des bureaux de circonscription. Source : Extraits du Guide d’orientation 2010 – Indemnités et allocations des parlementaires, pages 9-11. Annexe 2 – Extraits d’un procès-verbal de 1999 du Conseil de gestion Extraits d’un procès-verbal de 1999 du Conseil de gestion [Traduction] · … autorise le financement pour les bureaux de circonscription dans les cas où les députés sont des ministres, comme suit : i. frais téléphoniques, service local et interurbain, ii. télécopieurs, achat ou location et frais d’utilisation, iii. frais de cellulaire, iv. frais divers de bureau (fournitures, papier, plumes, etc.), v. personnel de soutien jusqu’à un maximum de 15 000 $ par année au moyen d’une affectation ministérielle. (Un procès-verbal ultérieur du Conseil de gestion remplace le 15 000 $ par 25 000 $.) · Les dépenses incluses dans les budgets des ministères doivent être payées par les ministères selon les règles établies. Annexe 3 – Extraits des règles du CAAL Extraits du document Rules Adopted by the Legislative Administration Committee for the Operation of Constituency Offices (règles du CAAL) [Traduction] Règles sur la cession des éléments d’actifs d’un bureau de circonscription 9(1) Dans le présent article, les éléments d’actif d’un bureau de circonscription désignent le « matériel de bureau » et le « mobilier de bureau », tels que définis à l’article 2 des présentes règles. 9(2) Si un député démissionne ou, après la dissolution ou l’ajournement de l’Assemblée législative, il n’est pas réélu pour quelque raison comme parlementaire aux prochaines élections générales provinciales, le greffier peut, conformément à l’article 10, vendre les éléments d’actifs d’un bureau de circonscription qui ont été achetés à même l’allocation de bureau de circonscription du député. 9(3) Le paragraphe (2) ne s’applique pas à un élément d’actif d’un bureau de circonscription dont le prix d’achat initial est de moins de deux cents dollars. (Modifié le 4 juin 1998) 10 Le greffier doit vendre un élément d’actif d’un bureau de circonscription à la valeur nette comptable tel qu’établie en vertu des articles 11 ou 12 et de l’article 13. 11 La valeur nette comptable du matériel de bureau doit être établie en déduisant du prix d’achat initial a) trente-cinq pour cent du prix d’achat initial dans la première année suivant l’achat, b) trente pour cent du prix d’achat initial dans la deuxième année suivant l’achat, c) vingt-cinq pour cent du prix d’achat initial dans la troisième année suivant l’achat, d) dix pour cent du prix d’achat initial dans la quatrième année suivant l’achat. 12 La valeur nette comptable du matérial de bureau doit être établie en déduisant cumulativement du prix d’achat initial a) vingt-cinq pour cent du prix d’achat initial dans la première année suivant l’achat, b) vingt pour cent du prix d’achat initial dans la deuxième et troisième année suivant l’achat, c) quinze pour cent du prix d’achat initial dans la quatrième et cinquième année suivant l’achat, d) cinq pour cent du prix d’achat initial dans la sixième année suivant l’achat. 13(1) La valeur nette comptable d’un élément d’actif d’un bureau de circonscription doit être établie en date du jour de la cession 13(2) Abrogé le 8 juin 1995. (Modifié le 8 juin 1995.) 14 Nonobstant les articles 11 ou 12, si le greffier est persuadé que la valeur d’un élément d’actif d’un bureau de circonscription est inférieure aux frais estimatifs pour le reprendre, le greffier peut négocier un prix d’achat moins élevé que celui établi selon les articles 11 ou 12. 15 Le greffier doit donner le premier choix d’acheter un élément d’actif d’un bureau de circonscription à l’ancien député dont l’allocation de bureau de circonscription a servi à payer l’élément d’actif, et doit donner le deuxième choix au nouveau député qui occupera le siège détenu auparavant par l’ancien député. 16 Un ancien député qui souhaite acheter un élément d’actif d’un bureau de circonscription doit en aviser le greffier par écrit, dans les quarante-cinq jours après la démission du député ou après le jour où le nouveau député est officiellement déclaré comme élu, le cas échéant. 17 Si un ancien député ne souhaite pas acheter un élément d’actif d’un bureau de circonscription, le nouveau député, s’il souhaite acheter l’élément d’actif, doit en aviser le greffier dans les quarante-cinq jours après le refus de l’ancien député, ou après la date limite pour la réponse, selon la première éventualité. 18 Si l’ancien et le nouveau député ne souhaitent pas acheter un élément d’actif d’un bureau de circonscription ou si l’un ou l’autre n’a pas donné son avis concernant un élément d’actif d’un bureau de circonscription tel qu’exigé par l’article 16, le greffier doit faire en sorte de retourner l’élément d’actif à l’Assemblée législative. 19 La partie II des présentes règles est réputée être entrée en vigueur le 4 octobre 1994. Source : Rules Adopted by the Legislative Administration Committee for the Operation of Constituency Offices, adoptées le 30 septembre 1993 et modifiées jusqu’au 15 mars 2011, pages 8 – 9. Assemblée législative du Nouveau-Brunswick, Guide d’orientation 2010 – Indemnités et allocations des parlementaires, page 1. Assemblée législative du Nouveau-Brunswick, Guide d’orientation 2010 – Indemnités et allocations des parlementaires, page 9. Province du Nouveau-Brunswick, Comptes publics 2010 – Autre information – Listes d’employés supplémentaires non vérifiées, page 108. Annexe 2 Assemblée législative du Nouveau-Brunswick, Guide d’orientation 2010 – Indemnités et allocations des parlementaires, page 18. Les données de 2011 ont été obtenues du Bureau du greffier parce qu’elles n’avaient pas encore été rendues publiques au moment de notre travail. Annexe 2 Annexe 2 Annexe 2 Assemblée législative du Nouveau-Brunswick, Guide d’orientation 2010 – Indemnités et allocations des parlementaires, section 6 Règles et lignes directrices sur le fonctionnement des bureaux de circonscription, pages 17-18. Assemblée législative du Nouveau-Brunswick, Rules Adopted by the Legislative Administration Committee for the Operation of Constituency Offices, adoptées le 30 septembre 1993 et modifiées jusqu’au 15 mars 2011, section 6 - page 7. Assemblée législative du Nouveau-Brunswick, Guide d’orientation 2010 – Indemnités et allocations des parlementaires, page 18. Assemblée législative du Nouveau-Brunswick, Guide d’orientation 2010 – Indemnités et allocations des parlementaires, page 18. Manuel d’administration de la province du Nouveau-Brunswick : AD-1704 – Achats – Politique concernant le mobilier de bureau. Manuel d’administration de la province du Nouveau-Brunswick : AD-1703 – Achats- Politique concernant le matériel de bureau. Assemblée législative du Nouveau-Brunswick, Rules Adopted by the Legislative Administration Committee for the Operation of Constituency Offices, adoptées le 30 septembre 1993 et modifiées jusqu’au 15 mars 2011, section 6 - page 7. Frais de bureau de circonscription des députés de l’Assemblée législative et des membres du Conseil exécutif Chapitre 3 Frais de bureau de circonscription des députés de Chapitre 3 l’Assemblée législative et des membres du Conseil exécutif 52 Rapport de la vérificatrice générale –2011 51 Rapport de la vérificatrice générale – 2011 Frais de bureau de circonscription des députés de Chapitre 3 l’Assemblée législative et des membres du Conseil exécutif Frais de bureau de circonscription des députés de Chapitre 3 l’Assemblée législative et des membres du Conseil exécutif 58 Rapport de la vérificatrice générale –2011 59 Rapport de la vérificatrice générale – 2011 Frais de bureau de circonscription des députés de Chapitre 3 l’Assemblée législative et des membres du Conseil exécutif Frais de bureau de circonscription des députés de Chapitre 3 l’Assemblée législative et des membres du Conseil exécutif 62 Rapport de la vérificatrice générale – 2011 61 Rapport de la vérificatrice générale – 2011