Introduction 4.1 Dans le présent chapitre, nous abordons nos constatations et recommandations ayant trait à nos audits des états financiers des organismes de la Couronne et des demandes de remboursement auprès du gouvernement fédéral. 4.2 Nous avons audité les sociétés de la Couronne, les conseils, les commissions et autres organismes : · Agence de l’efficacité et de la conservation énergétiques du Nouveau-Brunswick · Agence des services internes du Nouveau-Brunswick · Bureau du curateur public · Centre communautaire Sainte-Anne · Collège communautaire du Nouveau-Brunswick · Commission de l’assurance agricole du Nouveau- Brunswick · Commission des services d’aide juridique du Nouveau- Brunswick · Commission des valeurs mobilières du Nouveau- Brunswick · Conseil de la recherche et de la productivité du Nouveau- Brunswick · Conseil du Premier ministre sur la condition des personnes handicapées · Corporation de financement des municipalités du Nouveau-Brunswick · Corporation financière de l’électricité du Nouveau- Brunswick · New Brunswick Community College · New Brunswick Immigrant Investor Fund (2009) Ltd. · Société de développement régional · Société de Kings Landing · Société de voirie du Nouveau-Brunswick · Société des loteries et des jeux du Nouveau-Brunswick 4.3 Nous avons également audité les demandes de remboursement suivantes auprès du gouvernement fédéral : · Entente relative au Commission des services d’aide juridique · Entente relative au marché du travail et Entente générale de modification · Entente sur le développement du marché du travail · Entente pour des améliorations au réseau routier national – conformité · Entente pour des améliorations au réseau routier national – dépenses · Entente sur le transfert des recettes tirées sur la taxe fédérale sur l’essence · Entente Fonds Chantiers Canada · Accord relatif au volet Collectivités du Fonds Chantiers Canada · Entente relative au Fonds de stimulation de l’infrastructure pour la route 108 · Entente relative au Fonds de stimulation de l’infrastructure pour la route 160 · Entente sur l’Initiative ciblée pour les personnes âgées · Entente dans le cadre du Programme d’infrastructure du savoir Étendue 4.4 Pour nous former une opinion sur les états financiers des sociétés de la Couronne et les demandes de remboursement auprès du gouvernement fédéral, nous effectuons des travaux d’audit sur les principaux programmes et activités des sociétés de la Couronne et des ministères. En outre, nous auditons les principaux postes de recettes et un échantillon de dépenses prélevées parmi les sociétés de la Couronne et les ministères. Enfin, nous auditons par sondages les contrôles des systèmes informatisés importants. 4.5 Étant donné que les objectifs de ce genre de travail d’audit sont limités, il se peut qu’il ne permette pas de relever les questions qui pourraient être mises au jour au cours d’examens plus exhaustifs ou d’examens spéciaux. Cependant, ce travail révèle souvent des déficiences ou des domaines d’intérêt que nous pouvons choisir d’approfondir au cours de notre futur travail d’audit. 4.6 Dans presque chaque audit, des questions sont soulevées et doivent être discutées avec la direction. Bien qu’importantes, ces questions ne comportent pas une valeur monétaire assez élevée pour influer sur notre opinion sur les états financiers. Nous avons l’habitude de faire rapport de ces questions aux hauts dirigeants des organismes ou ministères visés et de leur demander d’y répondre. Si certaines de ces questions ne sont pas incluses dans le présent rapport, c’est que nous considérons qu’elles ne sont pas suffisamment importantes pour être portées à l’attention de l’Assemblée législative, ou parce qu’attirer l’attention du public sur des déficiences de contrôle comptable, avant qu’elles ne soient corrigées, pourrait entraîner la perte de biens publics. 4.7 Notre examen des questions traitées dans le présent chapitre de notre rapport est conforme aux normes d’audit généralement reconnues au Canada, y compris les contrôles par sondages et autres procédés que nous avons jugés nécessaires dans les circonstances. Les questions qui y sont présentées ne devraient pas servir à tirer des conclusions quant à la conformité ou à la non-conformité des questions dont il n’est pas fait rapport. Responsabilités des organismes de la Couronne et des ministères 4.8 Les organismes de la Couronne et les ministères sont responsables de la préparation et du contenu des états financiers ou des demandes de remboursement conformément au référentiel comptable applicable. Au cours de la préparation des états financiers et des demandes, il se peut que l’auditée doit faire des estimations importantes, même si toutes les informations ne sont pas disponibles ou déterminables au moment d’achever les états financiers. Responsabilités du Bureau du vérificateur général 4.9 Notre Bureau est chargé de l’audit des états financiers et des demandes de remboursement énumérés ci-dessus. Un audit fournit l’assurance raisonnable, mais non absolue, que les états financiers sont exempts d’anomalies significatives ou que les demandes de remboursement respectent l’entente pertinente. Une anomalie significative s’entend d’un élément ou groupe d’éléments manquant ou erroné qui pourrait modifier les décisions des utilisateurs raisonnablement informés des états financiers. Le seuil de tolérance par rapport aux erreurs ou aux anomalies est une question de jugement. 4.10 Nous obtenons une assurance raisonnable parce qu’il n’est pas efficient d’obtenir une assurance absolue – nos auditeurs ne peuvent pas contrôler par sondages chacune des opérations. En appliquant des procédures d’audit, nous atteignons le degré assurance que nous souhaitons. Nous appliquons des procédures d’audit telles que retracer des échantillons d’opérations en remontant aux documents justificatifs, contrôler par sondages l’efficacité de certains contrôles internes, confirmer les soldes de fin d’exercice auprès de tiers et examiner le caractère raisonnable des estimations. Points découlant de nos audits des organismes de la Couronne Collège communautaire du Nouveau-Brunswick Introduction 4.11 Le Collège communautaire du Nouveau-Brunswick (CCNB) a commencé ses activités le 29 mai 2010 et nous avons été nommés auditeurs de ses états financiers. Auparavant, les activités du CCNB étaient incluses dans le ministère de l’Éducation postsecondaire, de la Formation et du Travail (MEPFT). Au cours de notre audit des états financiers de 2011, nous avons relevé les questions suivantes au sujet des activités du CCNB. Ces questions sont abordées ci-dessous. Comptabilisation des congés de maladie Renseignements généraux 4.12 Les congés de maladie que les employés de la fonction publique accumulent représentent des avantages sociaux futurs qu’ils ont gagnés en cours d’emploi. Les normes comptables pour le secteur public exigent que lorsqu’ils sont significatifs les congés de maladie gagnés par les employés doivent être inclus dans le passif des organismes du secteur publics. Nos commentaires 4.13 Plusieurs organismes du secteur public ont récemment comptabilisé les congés de maladie accumulés pour la première fois. Ces organismes ont donné suite au conseil de leurs auditeurs d’effectuer une estimation de la valeur de ces avantages sociaux futurs. Ils ont constaté dans certains cas que la valeur future était supérieure à celle anticipée. Bien qu’il puisse être difficile d’estimer le montant du passif, il est probable qu’il sera significatif dans l’état de la situation financière. Recommandation 4.14 Nous avons recommandé au CCNB de préparer une estimation formalisée de la valeur de cet avantage social. Le travail pour estimer le passif peut s’avérer complexe et les calculs pourraient exiger l’avis d’un professionnel. Commentaires de la direction 4.15 Comme première étape nous proposons une révision détaillée des politiques existantes portant sur les congés de maladie accumulés. Nous assurer qu’elles sont pertinentes, respectées et suivies par tous les Campus. Si des recommandations sont nécessaires, nous soumettrons au comité des ressources humaines celles-ci afin d’être présentées et adoptées par le Conseil des gouverneurs. Nous prévoyons compléter ceci dans les 18 mois à partir de la date du rapport du vérificateur externe (juin 2011). Système de gestion de l’information étudiante (SGIE) Renseignements généraux 4.16 Le CCNB dépend du Système de gestion de l’information étudiante (SGIE) pour plusieurs aspects de ses services aux étudiants et de leurs besoins financiers. Le système fournit la tenue de dossiers d’information sur les étudiants et est au premier plan pour la perception des frais de scolarité pour le CCNB. L’information sur les créances des étudiants est également conservée dans ce système. Après une période initiale au début de chaque semestre, les frais de scolarité impayés sont transférés au système (provincial) Oracle où ils sont établis de nouveau comme créances. Ces deux systèmes ne sont pas liés électroniquement et les montants impayés en fin d’exercice ne sont pas rapprochés entre les deux systèmes. Des montants significatifs sont inscrits dans le SGIE mais non pas dans le système Oracle. Il paraît que cette situation découle probablement de vieilles informations possiblement erronées dans le SGIE. 4.17 Les services de vérification de systèmes du Bureau du contrôleur avaient audité la portion financière du SGIE lors de son installation. L’audit avait relevé un certain nombre de problèmes au sujet de contrôles qui pouvaient être renforcés. Le Bureau du contrôleur n’a pas effectué de suivi sur ces problèmes et recommandations afin de s’assurer que les problèmes soulevés avaient été corrigés. Services CCNB a entrepris du travail par la suite pour aborder certains ou tous les problèmes. Recommandations 4.18 Nous avons recommandé qu’un rapprochement entre le système Oracle et le SGIE soit effectué et mis à jour annuellement. Cette mesure permettrait de s’assurer que toutes les créances impayées soient inscrites dans le système Oracle et suivies. En outre, comme le CCNB a hérité des anciens comptes du MEPFT, ce serait une occasion pour nettoyer les comptes et expliquer les écarts entre le système Oracle et le SGIE. 4.19 Nous avons recommandé que Bureau du contrôleur soit tenu de compléter le processus d’audit. Comme le SGIE est primordial pour les activités du CCNB, cette mesure assurerait que tous les domaines de risques opérationnels relevés soient abordés adéquatement. Commentaires de la direction 4.20 Nous avons amorcé l’évaluation des systèmes et paramètres existants pour identifier et pour évaluer les ajustements nécessaires afin de pallier les écarts pouvant être perçus lors de la vérification. De plus, nous procéderons à une évaluation des systèmes utilisés par d’autres institutions collégiales afin d’identifier les améliorations pouvant être apportées au système « PeopleSoft ». Il y a toujours des discussions portant sur la volonté du gouvernement provincial de développer un nouveau système financier. Surveillance centrale des recettes du campus Renseignements généraux 4.21 Les fonds reçus sur le campus sont transférés au MEPFT à Fredericton au moyen de chèques tirés sur les comptes bancaires du campus. Divers rapports appuyant le transfert ayant trait aux opérations quotidiennes accompagnent le chèque. Il appert qu’aucune surveillance centrale n’est maintenant exercée pour s’assurer que tous les chèques du campus sont reçus et que toutes les opérations sont comptabilisées. Recommandations 4.22 Nous avons recommandé que le processus de transferts soit examiné en vue de mettre en place un processus qui garantit que tous les fonds soient reçus centralement et que les recettes quotidiennes du campus soient comptabilisées centralement. En outre, nous recommandons que le processus de transfert des recettes soit examiné afin de déterminer s’il n’en existerait pas un plus efficient. Commentaires de la direction 4.23 Révision actuelle de nos politiques financières et comptables afin d’uniformiser nos directives de travail pour tous les Campus. Processus de régularisation des comptes en souffrance et des stocks obsolètes Renseignements généraux 4.24 Les créances héritées du MEPFT comprennent un certain nombre de comptes que la direction a jugés irrécouvrables. Il appert que ces créances ont été laissées dans les documents comptables à cause de la longueur du processus pour radier des comptes de la province. Par conséquent, le CCNB a inscrit des créances douteuses plus élevées que la normale afin de bien refléter la valeur de ces comptes. Le CCNB a également comptabilisé des coûts liés aux stocks obsolètes du campus qu’il a hérités du MEPFT. Nos commentaires 4.25 La direction du CCNB nous a informés qu’elle est d’avis que les radiations les plus importantes ont été comptabilisées. Nos sondages ont corroboré cette affirmation. Nous avons recommandé que soit officialisé un processus pour déterminer et supprimer de l’actif les éléments (tels que les créances et les stocks) qui sont jugés sans valeur future. Le conseil d’administration pourrait approuver les radiations au- dessus d’un seuil qu’il juge significatif. À l’avenir, le conseil d’administration pourrait questionner de manière continue pourquoi les montants n’ont pas été perçus, ce qui favoriserait une plus grande responsabilisation dans le processus de perception et de passation de commande. Commentaires de la direction 4.26 Nous prévoyons effectuer cette analyse en deux (2) étapes; en premier lieu, réviser notre politique et nos directives de travail sur les comptes en souffrance et assigner la tâche des suivis à une personne responsable par l’entremise d’une restructuration; par la suite, procéder à l’analyse des comptes en souffrance non récupérables et soumettre au comité de vérification la radiation de ceux-ci ainsi qu’élaborer un plan d’action et suivis pour les comptes en souffrance qui sont récupérables. Société de Kings Landing Introduction 4.27 Au cours de notre audit des états financiers du 31 mars 2011, nous avons relevé les questions suivantes au sujet des activités de la Société de Kings Landing (Kings Landing). Les questions sont traitées ci- dessous. Surveillance et examen par la direction Renseignements généraux 4.28 Au cours de l’exécution de nos procédures d’audit, nous avons constaté que, même si les fonctions paraissent être bien séparées au sein des services comptables, la direction ne semble pas exercer une surveillance étroite. Nos commentaires 4.29 La surveillance par la direction, sous la forme d’une revue et d’une approbation documentées, semble manquée dans les domaines suivants : décisions relatives à la capitalisation à l’actif par rapport à la comptabilisation en résultat, régularisations des salaires et inscription d’importantes écritures de journal irrégulières. Recommandation 4.30 Nous avons recommandé qu’un processus de revue et d’approbation documentées soit instauré afin de s’assurer que toutes les écritures de journal ou les opérations importantes ou irrégulières, ainsi que les pièces justificatives connexes, soient bien examinées et approuvées avant leur comptabilisation. Commentaires de la direction 4.31 [Traduction] Une politique est en voie de préparation et elle précise que le gestionnaire de l'exploitation s’assurera que toutes les écritures de journal manuelles et irrégulières dans le grand livre de Kings Landing soient convenablement préparées, appuyées par une documentation adéquate, examinées, approuvées et inscrites, et que les journaux soient tenus selon les exigences d’audit. Jours fériés rémunérés Renseignements généraux 4.32 Au cours de l’exécution de nos procédures d’audit, nous avons constaté une erreur récurrente dans le calcul des jours fériés rémunérés pour les employés occasionnels. Nos commentaires 4.33 Nous comprenons que les employeurs sont tenus de verser aux employés occasionnels, qui satisfont à certaines conditions d’emploi, leur paye ordinaire pour les jours fériés, peu importe qu’ils travaillent ou non cette journée-là, en plus du taux majoré de moitié pour chaque heure travaillée un jour férié. Comme il est difficile de calculer le nombre d’heures qu’un employé occasionnel travaille dans une journée donnée, une autre solution pour les employeurs est de verser à ses employés un avantage pour jours fériés (3 % de leur rémunération à chaque paie), à titre de paiement pour tous les jours fériés de l’année. Kings Landing a choisi d’adopter cette méthode en 2008. 4.34 Au cours de notre audit, nous avons constaté qu’en réalité Kings Landing verse aux employés qui travaillent un jour férié rémunéré leur paye ordinaire plus le taux majoré de moitié, en plus de leur payer l’avantage pour jours fériés à chaque paie, ce qui résulte en des salaires versés en trop. Recommandation 4.35 Nous avons recommandé que Kings Landing revoit cette situation pour déterminer les incidences possibles sur sa politique future et de considérer les répercussions possibles des opérations passées. Commentaires de la direction 4.36 [Traduction] Les calculs ont été effectués et un plan de recouvrement des trop-payés en 2010 et 2011 est en cours. Une note de service sera envoyée au personnel et nous récupérerons un montant par paie afin de recouvrer le montant versé en trop. Indemnités de retraite Renseignements généraux 4.37 Les indemnités de retraite pour les employés de Kings Landing qui relèvent de la partie I de la Loi relative aux relations de travail dans les services publics représentent des avantages sociaux futurs qui ont été gagnés dans le cadre de leur travail et qui sont payables aux employés au moment de leur départ à la retraite. Par le passé, Kings Landing a versé le montant et le ministère du Tourisme et des Parcs (MTP) le lui a remboursé. Nos commentaires 4.38 Le MTP a financé les indemnités de retraite par le passé, mais nous ne sommes pas certains qu’il existe une exigence pour ce faire. Nous n’avons pas vu d’éléments probants documentés à cet effet. Recommandation 4.39 Nous avons recommandé que Kings Landing examine cette question. Si aucun engagement n’est fourni par le MTP, une estimation d’un passif au titre des indemnités de retraite devra être effectuée et comptabilisée. En l’absence d’un tel engagement, il se peut que Kings Landing soit requise d’estimer et de comptabiliser un passif au titre des indemnités de retraite futures. Commentaires de la direction 4.40 [Traduction] Le MTP est à effectuer des recherches à savoir qui du MTP ou de Kings Landing est responsable du financement des indemnités de retraite. Si les recherches concluent que Kings Landing est responsable, nous estimerons et comptabiliserons un passif au titre des indemnités de retraite futures. New Brunswick Community College Introduction 4.41 Le New Brunswick Community College (NBCC) a commencé ses activités le 29 mai 2010 et nous avons été nommés auditeurs de ses états financiers. Auparavant, les activités du NBCC étaient incluses dans le ministère de l’Éducation postsecondaire, de la Formation et du Travail (MEPFT). Au cours de notre audit des états financiers de 2011, nous avons relevé les questions suivantes au sujet des activités du NBCC. Ces questions sont abordées ci-dessous. Comptabilisation des congés de maladie 4.42 Les congés de maladie que les employés de la fonction publique accumulent représentent des avantages sociaux futurs qu’ils ont gagnés en cours d’emploi. Les normes comptables pour le secteur public exigent que lorsqu’ils sont significatifs les congés de maladie gagnés par les employés doivent être inclus dans le passif des organismes du secteur publics. Nos commentaires 4.43 Plusieurs organismes du secteur public ont récemment comptabilisé les congés de maladie accumulés pour la première fois. Ces organismes ont donné suite au conseil de leurs auditeurs d’effectuer une estimation de la valeur de ces avantages sociaux futurs. Ils ont constaté dans certains cas que la valeur future était supérieure à celle anticipée. Bien qu’il puisse être difficile d’estimer le montant du passif, il est probable qu’il sera significatif dans l’état de la situation financière. Recommandation 4.44 Nous avons recommandé au NBCC de préparer une estimation formalisée de la valeur de cet avantage social. Le travail pour estimer le passif peut s’avérer complexe et les calculs pourraient exiger l’avis d’un professionnel. Commentaires de la direction 4.45 [Traduction] Nous effectuerons le travail nécessaire pour calculer le passif possible. Nous avons déjà communiqué avec une société d’experts-conseils qui dispense des services d’actuariat. Cette question a été discutée avec le Comité d’audit lors de la réunion tenue le 14 juin dernier. Système de gestion de l’information étudiante (SGIE) Renseignements généraux 4.46 Le NBCC dépend du Système de gestion de l’information étudiante (SGIE) pour plusieurs aspects de ses services aux étudiants et de leurs besoins financiers. Le système fournit la tenue de dossiers d’information sur les étudiants et est au premier plan pour la perception des frais de scolarité pour le NBCC. L’information sur les créances des étudiants est également conservée dans ce système. Après une période initiale au début de chaque semestre, les frais de scolarité impayés sont transférés au système (provincial) Oracle où ils sont établis de nouveau comme créances. Ces deux systèmes ne sont pas liés électroniquement et les montants impayés en fin d’exercice ne sont pas rapprochés entre les deux systèmes. Des montants significatifs sont inscrits dans le SGIE mais non pas dans le système Oracle. Il paraît que cette situation découle probablement de vieilles informations possiblement erronées dans le SGIE. 4.47 Les services de vérification de systèmes du Bureau du contrôleur avaient audité la portion financière du SGIE lors de son installation. L’audit avait relevé un certain nombre de problèmes au sujet de contrôles qui pouvaient être renforcés. Le Bureau du contrôleur n’a pas effectué de suivi sur ces problèmes et recommandations afin de s’assurer que les problèmes soulevés avaient été corrigés. Services NBCC a entrepris du travail par la suite pour aborder certains ou tous les problèmes. Recommandations 4.48 Nous avons recommandé qu’un rapprochement entre le système Oracle et le SGIE soit effectué et mis à jour annuellement. Cette mesure permettrait de s’assurer que toutes les créances impayées soient inscrites dans le système Oracle et suivies. En outre, comme le NBCC a hérité des anciens comptes du MEPFT, ce serait une occasion pour nettoyer les comptes et expliquer les écarts entre le système Oracle et le SGIE. 4.49 Nous avons recommandé que Bureau du contrôleur soit tenu de compléter le processus d’audit. Comme le SGIE est primordial pour les activités du NBCC, cette mesure assurerait que tous les domaines de risques opérationnels relevés soient abordés adéquatement. Commentaires de la direction 4.50 [Traduction] Un rapprochement annuel du SGIE et du système Oracle à la fin de l’année universitaire (30 juin) avait été recommandé aux campus en 2009. Nous prendrons les mesures appropriées pour préparer ce rapprochement au 31 mars de chaque année. En outre, ce processus sera simplifié avec la recommandation et l’approbation du Comité d’audit de radier les vieilles créances. 4.51 [Traduction] Le Service d'appui aux collèges du MEPFT administre actuellement le SGIE au nom du NBCC. Nous allons faire le suivi pour nous assurer que les problèmes relevés par le Bureau du contrôleur seront bien réglés. Nous appuyons également la recommandation voulant que le Bureau du contrôleur achève le processus d’audit du système. Surveillance centrale des recettes du campus Renseignements généraux 4.52 Les fonds reçus sur le campus sont transférés au MEPFT à Fredericton au moyen de chèques tirés sur les comptes bancaires du campus. Divers rapports appuyant le transfert ayant trait aux opérations quotidiennes accompagnent le chèque. Il appert qu’aucune surveillance centrale n’est maintenant exercée pour s’assurer que tous les chèques du campus sont reçus et que toutes les opérations sont comptabilisées. Recommandation 4.53 Nous avons recommandé que le processus de transferts soit examiné en vue de mettre en place un processus qui garantit que tous les fonds soient reçus centralement et que les recettes quotidiennes du campus soient comptabilisées centralement. En outre, nous recommandons que le processus de transfert des recettes soit examiné afin de déterminer s’il n’en existerait pas un plus efficient. Commentaires de la direction 4.54 [Traduction] Nous allons mettre en œuvre des procédures pour s’assurer que la surveillance et le rapprochement des transferts bancaires soient effectués. Processus de régularisation des comptes en souffrance et des stocks obsolètes Renseignements généraux 4.55 Les créances héritées du MEPFT comprennent un certain nombre de comptes que la direction a jugés irrécouvrables. Il appert que ces créances ont été laissées dans les documents comptables à cause de la longueur du processus pour radier des comptes de la province. Par conséquent, le NBCC a inscrit des créances douteuses plus élevées que la normale afin de bien refléter la valeur de ces comptes. Le NBCC a également comptabilisé des coûts liés aux stocks obsolètes du campus qu’il a hérités du MEPFT. Nos commentaires 4.56 La direction du NBCC nous a informés qu’elle est d’avis que les radiations les plus importantes ont été comptabilisées. Nos sondages ont corroboré cette affirmation. Nous avons recommandé que soit officialisé un processus pour déterminer et supprimer de l’actif les éléments (tels que les créances et les stocks) qui sont jugés sans valeur future. Le conseil d’administration pourrait approuver les radiations au- dessus d’un seuil qu’il juge significatif. À l’avenir, le conseil d’administration pourrait questionner de manière continue pourquoi les montants n’ont pas été perçus, ce qui favoriserait une plus grande responsabilisation dans le processus de perception et de passation de commande. Commentaires de la direction 4.57 [Traduction] Nous avons déjà porté ces deux questions à l’attention du Comité d’audit, qui nous a demandé de lui présenter une recommandation au sujet de la radiation des créances notées. 4.58 [Traduction] Nous avons maintenant en place des politiques en matière de stocks et de créances, mais il nous manque un processus écrit. Nous allons en élaborer un. Agence des services internes du Nouveau-Brunswick Introduction 4.59 L’Agence des services internes du Nouveau- Brunswick (ASINB) a commencé ses activités le 1er avril 2010 et nous avons été nommés les auditeurs de ses états financiers. Au cours de notre audit des états financiers de 2011, nous avons relevé les questions suivantes au sujet des activités de l’ASINB. Ces questions sont abordées ci-dessous. Approbation des charges 4.60 L’ASINB a effectué quinze paiements sans avoir les pouvoirs de payer et de dépenser tel que l’exige la politique AD-6402 du manuel d’administration – Autorisation des paiements. Cette politique exige que les autorisations en vertu des pouvoirs de payer et de dépenser soient obtenues au préalable avant d’effectuer un paiement. En plus de ne pas respecter la politique en matière d’autorisation de paiements, le fait d’effectuer des paiements sans l’autorisation appropriée augmente le risque d’erreurs dans les paiements. Constatations 4.61 Deux différents processus d’entrée des factures existaient lors de notre audit. Celui d’Oracle, utilisé par le gouvernement depuis nombre d’années, était en place du 1er avril 2010 au 17 janvier 2011. Dans ce processus, les autorisations de dépenser et de payer sont effectuées manuellement par les employés mandatés qui signent les factures comme preuve d’autorisation. Un nouveau processus d’entrée des factures était en place pour le reste de l’exercice. Ce nouveau processus, « IPM », exige que les autorisations de dépenser et de payer soient exécutées électroniquement. 4.62 Au cours de notre audit, nous avons effectué des tests sur quarante paiements. Vingt-cinq d’entre eux ont été traités par la méthode d’entrée Oracle. Nous avons trouvé cinq cas où les factures comportaient seulement une signature d’autorisation de payer ou de dépenser. Tous les cinq cas auraient dus avoir les deux signatures apposées sur la facture. 4.63 Quinze paiements ont été traités après la mise en place de l’IMP. Tous les quinze paiements avaient une autorisation de dépenser valide; cependant, nous n’avons pu conclure quant à l’autorisation de payer. La politique AD-6402 permet aux chefs de service de déléguer leur pouvoir de signature à de hauts fonctionnaires. Ce pouvoir est maintenant exercé par les employés affectés à l’entrée des comptes fournisseurs. Cependant, nous n’avons pu trouver d’éléments probants démontrant que le chef de service avait délégué ce pouvoir à ces employés. 4.64 Nous avons également découvert trois demandes de remboursement de frais de déplacement qui avaient été approuvées, mais l’ASINB n’a pu nous soumettre la documentation confirmant le pouvoir d’autorisation. Discussion avec la direction 4.65 Nous avons discuté de ces questions avec la direction de l’ASINB. Cette dernière est d’accord avec l’importance que soit documentée et approuvée la délégation de payer. La direction croit que le nouveau processus des comptes fournisseurs exige une révision de la politique AD-6402 en ce qui a trait à la délégation du pouvoir de payer. On est conscient que le processus doit être documenté pour tenir compte de la réalité du nouveau modèle de service partagé des comptes fournisseurs. Recommandation 4.66 Nous avons recommandé que l’ASINB révise la délégation des pouvoirs de payer et documente l’approbation des pouvoirs de payer qui ont été délégués. Commentaires de la direction 4.67 [Traduction] Les pouvoirs de payer ont été délégués pour l’exercice 2011-2012 conformément aux exigences de la politique actuelle. 4.68 [Traduction] L’ASINB continue à travailler de concert avec le Bureau du contrôleur en vue d’harmoniser la politique 6402 avec le modèle de prestation de services partagés. Coût des servis fournis aux ministères 4.69 L’ASINB et les ministères n’ont pas d’ententes signées qui autorisent le coût des services qu’elle leur fournit. Incidence 4.70 En l’absence d’ententes signées, les ministères peuvent à l’avenir être en désaccord avec les frais pour les services qu’ils reçoivent de l’ASINB. Cette situation pourrait mener l’ASINB à ne pas recouvrer le coût des services et entraîner ainsi un déficit pour l’ASINB. Elle pourrait aussi avoir des répercussions sur la capacité de l’ASINB de fournir des services aux ministères à l’avenir, si les fonds liés à ces frais sont requis pour maintenir et améliorer les services aux ministères. Constatations 4.71 Nous avons examiné cinq processus de prestation de services et constaté que quatre d’entre eux n’avaient pas d’ententes signées avec les ministères ou été approuvées par le conseil de gestion en ce qui a trait au processus ou aux tarifs. 4.72 Nous avons constaté que, en général, les ministères avaient été informés des frais pour les services et ont peut-être même accepté informellement les coûts. Toutefois, nous n’avons pas trouvé d’éléments probants de l’approbation au cours de notre audit. 4.73 Dans un cas, nous avons été incapables de vérifier l’exactitude du modèle de coûts parce que certaines informations n’étaient pas disponibles. 4.74 Nous avons également constaté que l’ASINB n’a pu déterminer facilement les frais imputés aux ministères pour les divers services fournis. La préparation de cette liste a pris beaucoup de temps et a donné lieu à certaines divergences entre les modèles de coûts et les coûts facturés aux ministères. 4.75 Nous avons discuté de cette question avec la direction, qui a convenu qu’il était important d’avoir en dossier des ententes signées avec les ministères. La direction a laissé savoir que la majorité des ententes étaient en vigueur depuis plusieurs années avec les ministères. L’ASINB a l’intention d’examiner chacune des ententes, de déterminer le modèle de financement approprié et de compléter le processus avec les ministères partenaires. Recommandation 4.76 Nous avons recommandé que l’ASINB prépare des ententes de service avec les ministères, dans lesquelles seront précisés les services à dispenser et la méthode de calcul des coûts. Tant l’ASINB que les ministères devraient signer ces ententes. Commentaires de la direction 4.77 [Traduction] Des projets d’ententes de partenariat pour la prestation de services ont été fournis à tous les ministères pour les services dont le budget a été transféré. Les ententes finales seront envoyées à chaque ministère pour être signées avant la fin de l’exercice. 4.78 [Traduction] Dans le cadre de son examen des services fournis aux ministères pour lesquels nous facturons des coûts, l’ASINB a approché le Conseil de gestion pour lui demander le transfert permanent des fonds des ministères pour l’Accord Entreprise de Microsoft (AEM), et elle est en train de mettre au point des AEM pour le transfert de fonds pour d’autres services, tels que WAN, Microsoft Exchange, etc. Recommandation 4.79 Nous avons recommandé que l’ASINB documente son processus de calcul du coût des services fournis aux ministères. Des documents appropriés justifiant les coûts des services devraient être facilement disponibles et concorder avec les coûts facturés. Commentaires de la direction 4.80 [Traduction] L’ASINB continue d’actualiser les coûts aux fins de facturation et de s’assurer d’obtenir les documents justificatifs et les approbations appropriés. Congés de maladie 4.81 L’ASINB n’évalue pas l’obligation relative aux congés de maladie potentiels pour ses employés. Le chapitre 3255 des normes du Conseil sur la comptabilité dans le secteur public (CCSP) exige que les gouvernements comptabilisent un passif et une charge pour les congés de maladie, si leur montant est significatif. Une estimation devrait être préparée pour déterminer l’importance de cette obligation. L’ASINB devrait faire une estimation de l’obligation et de la charge et, si elles sont importantes, les comptabiliser dans les états financiers. 4.82 Vu les contraintes de temps, une estimation du passif pour congés de maladie a été effectuée de manière simplifiée. On devrait considérer la participation d’un actuaire à l’avenir afin d’établir une estimation plus précise. L’estimation simplifiée a démonté que le passif n’était pas important, mais pourrait le devenir. Discussion avec la direction 4.83 Nous avons examiné cette question avec la direction, qui a entrepris de l’approfondir pour s’assurer de bien tenir compte de toute incidence significative sur la situation financière de l’ASINB. Recommandation 4.84 Nous avons recommandé que l’ASINB estime le montant des congés de maladie pour ses employés. Si le montant estimatif est jugé significatif, il devrait être comptabilisé dans les états financiers de l’ASINB. Commentaires de la direction 4.85 [Traduction] L’ASINB effectuera les calculs appropriés dans le cadre du processus des états financiers de 2011-2012. Non-conformité avec les dispositions législatives 4.86 L’ASINB ne respecte pas certaines dispositions législatives. Incidence 4.87 Les dispositions législatives existent dans le but de prescrire aux organismes la manière d’agir dans certains aspects de leurs activités. Les dispositions législatives sont approuvées par la législature et ses membres s’attendent à ce que les organismes respectent les directives. Constations 4.88 Au cours de l’exercice, le conseil d’administration s’est réuni à deux reprises, soit le 6 octobre 2010 et le 30 mars 2011. En vertu du paragraphe 15(1) de la Loi, le conseil d’administration doit se réunir au moins quatre fois par année. Discussion avec la direction 4.89 Nous avons discuté de cette question avec la direction, qui a admis être au courant de la situation. Recommandation 4.90 Nous avons recommandé à l’ASINB d’examiner ses dispositions législatives et d’évaluer si tous les articles satisfont toujours les besoins de l’organisme. Commentaires de la direction 4.91 [Traduction] L’ASINB est en train d’examiner ses dispositions législatives et d’évaluer si les articles posant problème sont requis. Recommandation 4.92 Nous avons recommandé à l’ASINB de respecter ses dispositions législatives. Commentaires de la direction 4.93 [Traduction] L’ASINB a déjà respecté le nombre requis de rencontres du conseil d’administration par année au cours de l’exercice 2011-2012. Indemnités et prestations de retraite 4.94 L’ASINB et la province n’ont pas d’entente qui précise les responsabilités de la province au sujet des paiements pour les charges liées aux régimes d’avantages sociaux et les passifs connexes. Incidence 4.95 En l’absence d’une entente documentée qui donne un aperçu des modalités de l’arrangement avec la province, l’ASINB risque de ne pas avoir une documentation appropriée pour appuyer son information financière. En outre, les conditions peuvent faire l’objet de nouvelles interprétations ou de modifications futures sans preuve de l’existence d’une entente convenue. Constatations 4.96 Au cours de notre audit, on nous a dit que la province était responsable du passif et du paiement de la quote-part de l’employeur relative à la charge de retraite et aux indemnités de retraite pour les employés de l’ASINB. Cependant, l’ASINB n’a pu nous soumettre de la documentation pour corroborer cette allégation. Nous avons pu constater dans les comptes de la province qu’elle a payé la charge de retraite et les indemnités de retraite pour l’ASINB. Le montant de ces paiements est présenté à la note 2 afférente aux états financiers de l’ASINB. Discussion avec la direction 4.97 Nous avons discuté de cette question avec la direction, qui a admis être au courant de la situation. Recommandation 4.98 Nous avons recommandé à l’ASINB d’obtenir des documents approuvés qui précisent clairement les arrangements prévus pour les régimes d’avantages sociaux. Commentaires de la direction 4.99 [Traduction] L’ASINB a reçu une confirmation écrite, datée du 22 juin 2011, de la part du ministère des Finances, qui indique que la province est responsable pour les frais relatifs à la pension, au RPC et aux indemnités de retraite. Commission des services d’aide juridique du Nouveau-Brunswick Introduction 4.100 Au cours de notre audit des états financiers du 31 mars 2011, nous avons relevé les questions suivantes au sujet des activités de la Commission des services d’aide juridique du Nouveau-Brunswick (la Commission ou CSAJNB). Ces questions sont traitées ci-dessous. Charges du conseil d’administration 4.101 Au cours de notre audit, nous avons constaté que les membres du conseil d’administration recevaient des paiements pour des frais généraux. Renseignements généraux 4.102 Aux fins d’examen du pouvoir de payer des frais généraux, nous avons examiné une résolution du conseil d’administration, datée de juillet 2008, qui énonce que les membres recevront une somme forfaitaire semestrielle de 250 $ pour couvrir le coût des frais généraux et des charges liés à leur participation au conseil d’administration. 4.103 Selon le paragraphe 33(1) de la Loi sur l'aide juridique, les membres du conseil d’administration ont droit à la rémunération déterminée par le lieutenant- gouverneur en conseil. Le paragraphe 33(2) de cette Loi énonce que les membres du conseil ont le droit de se faire rembourser les frais de déplacement et de séjour qu’ils ont engagés dans l’exercice de leurs fonctions, selon ce qui est déterminé par le lieutenant- gouverneur en conseil. 4.104 En novembre 2005, le lieutenant-gouverneur en conseil a établi les montants des indemnités quotidiennes à être versées au président, au vice- président et aux autres membres. Le remboursement des frais de déplacement et de séjour engagés dans l’exercice de leurs fonctions doit être effectué conformément à la Politique sur les déplacements AD-2801 du gouvernement Nouveau-Brunswick. Recommandation 4.105 Nous avons recommandé que le conseil d’administration de la Commission examine ses pratiques pour déterminer si elles respectent la politique et les dispositions législatives. Commentaires de la direction 4.106 [Traduction] La résolution 17 du conseil d’administration de la CSAJNB concernant le paiement de frais généraux engagés par les membres du conseil a été annulée le 21 novembre 2011. Budget Renseignements généraux 4.107 Les montants du budget approuvé ne sont pas présentés dans l’état des résultats. Les normes du CCSP énoncent que les montants prévus au budget doivent être présentés dans l’état des résultats. Recommandation 4.108 Nous avons recommandé à la Commission qu’elle présente à l’avenir les montants prévus au budget approuvé dans l’état des résultats. Commentaires de la direction 4.109 [Traduction] La direction présentera les montants prévus au budget dans le prochain état des résultats. Examen des fonctions professionnelles (financières) Renseignements généraux 4.110 Au cours de l’exécution de nos procédures d’audit, nous avons constaté que la Commission n’avait pas documenté les descriptions de travail qui touchent aux responsabilités liées aux processus financiers. Nous avons également noté que, compte tenu de la rotation du personnel au cours du présent exercice, il importe d’avoir des descriptions de travail qui incluent une séparation appropriée des fonctions afin de maintenir un bon contrôle interne. Nos commentaires 4.111 Des descriptions de travail documentées sont importantes pour assurer la continuité des fonctions lorsque de nouveaux employés sont embauchés, faire en sorte que les employés sont au courant de leurs responsabilités et aider la direction dans son évaluation des risques liés à la séparation des fonctions. Recommandations 4.112 Nous avons recommandé que les descriptions de travail, et plus particulièrement la responsabilité pour les processus financiers, soient documentées. Nous recommandons également que la Commission examine la séparation des fonctions pour les processus financiers au moment de la mise à jour des descriptions de travail. Commentaires de la direction 4.113 [Traduction] La direction élaborera ou complètera les descriptions de travail en portant une attention particulière à la séparation appropriée des fonctions. Elles sont actuellement effectuées, mais ne sont pas documentées en détail. Agence de l’efficacité et de la conservation énergétiques du Nouveau-Brunswick Introduction 4.114 L’Agence de l’efficacité et de la conservation énergétiques du Nouveau-Brunswick (AECENB) a commencé ses activités le 22 décembre 2005 à la suite de la proclamation de la Loi sur l'Agence de l'efficacité et de la conservation énergétiques du Nouveau- Brunswick. Au cours de notre audit des états financiers de 2008, 2009 et 2010, nous avons relevé les questions suivantes au sujet des activités de l’AECENB. Ces questions sont traitées ci-dessous. Respect de la Loi Renseignements généraux 4.115 Au cours de notre audit, nous avons constaté que plusieurs pratiques ne semblent pas respecter la Loi sur l'Agence de l'efficacité et de la conservation énergétiques du Nouveau-Brunswick, notamment en ce qui a trait à trois articles de celle-ci. 4.116 L’article 11 de la Loi stipule que « L'agence est administrée par le conseil administration dont toutes les décisions et les actions sont généralement fondées sur des pratiques commerciales saines. » Nous comprenons que le conseil d’administration n’agit pas dans tous les cas selon cette compétence administrative. 4.117 La Loi exige que les états financiers de l’AECENB soient audités annuellement. Ils le sont maintenant depuis les débuts de l’AECENB jusqu’au 31 mars 2010. Recommandations 4.118 Nous avons recommandé que l’AECENB examine sa Loi en ce qui a trait aux domaines qui pourraient nécessiter une mise à jour afin de refléter le mode de fonctionnement de l’organisme. 4.119 Nous avons aussi recommandé à l’AECENB de réévaluer le rôle du conseil d’administration pour s’assurer qu’il s’harmonise aux dispositions législatives de l’AECENB et de clarifier son rôle de direction. 4.120 Nous avons recommandé que les états financiers de l’AECENB continuent d’être audités annuellement. Commentaires de la direction 4.121 [Traduction] La direction reconnaît que le rôle actuel du conseil d’administration de l’Agence ne respecte pas entièrement sa Loi. Lorsque l’Agence a été créée, une société de conseil en gestion a été retenue pour examiner les dispositions législatives et déterminer le rôle approprié du conseil d’administration. Vu sa structure unique telle que décrite dans les dispositions législatives, l’Agence fonctionne comme un organisme hybride, qui est assujetti à une surveillance stratégique exercée par un conseil d’administration représentatif, composé de chefs d’entreprise des secteurs d’activité clés, et aux prises de décision et mécanismes de reddition de compte du gouvernement provincial. La Loi a été originairement rédigée avec l’intention de donner à l’Agence une flexibilité opérationnelle maximale au fur et à mesure de sa croissance tout en s’assurant que les mécanismes de contrôle, de gouvernance et de reddition de comptes en place soient les mêmes que ceux des autres ministères. 4.122 [Traduction] La Loi réserve au gouvernement certaines décisions clés et autorisations qui seraient normalement la prérogative du conseil d’administration ou du premier dirigeant. En outre, l’Agence n’a pas de flux de rentrées importantes, mais a plutôt compté sur les fonds fournis par le ministre des Finances à même le Fonds consolidé. Ainsi, le gouvernement détermine les fonds annuels qui sont disponibles pour investir dans l’efficacité et la conservation énergétiques. Le gouvernement approuve en dernière instance les budgets et comment les argents vont être investis dans les programmes et les activités. L’Agence doit soumettre annuellement un budget de dépenses à l’Assemblée législative du Nouveau-Brunswick. 4.123 [Traduction] Le rapport présenté par la société de conseil en gestion a établi qu’en raison de la structure de gouvernance de l’Agence et de la source de financement, elle était déjà entièrement responsable devant le gouvernement. Étant donné qu’une surveillance manifeste était déjà exercée, on a déterminé que le rôle du conseil d’administration serait de fournir une direction et des conseils stratégiques au lieu d’administrer au quotidien les activités de l’Agence comme un conseil d’administration typique le fait ou comme la Loi semble le dénoter. Lorsque les membres actuels du conseil d’administration ont été recrutés, leurs rôles et responsabilités leur avaient été communiqués comme tels. Au cours des trois années que le conseil d’administration a été en place, il a fonctionné selon cette orientation. 4.124 [Traduction] En outre, une des premières tâches que le conseil d’administration a entreprise a été d’examiner la Loi avec le conseilleur juridique et d’élaborer un règlement pour l’Agence qui définirait les rôles et responsabilités du conseil d’administration et du premier dirigeant. Le paragraphe 28.1 (a) du règlement général énonce que le président sera chargé de l’orientation générale, de la supervision et du contrôle des affaires de l’Agence, renforçant davantage le rôle du conseil d’administration comme un conseil consultatif et non pas un conseil opérationnel. 4.125 [Traduction] Au fur et à mesure que l’Agence continue sa croissance et son développement, plusieurs aspects de ses activités quotidiennes et des dispositions législatives ont commencé à concorder. Les domaines où il n’existe pas une conformité complète résultent principalement des moyens plus efficaces, efficients et économiques de mener les activités de l’Agence, y compris l’utilisation du système comptable gouvernemental Oracle et des services de soutien centraux pour les comptes fournisseurs, les TI et les ressources humaines. Par suite du présent audit et dans le cadre du processus de renouvellement en cours du gouvernement, nous allons examiner la Loi sur l'Agence de l'efficacité et de la conservation énergétiques du Nouveau-Brunswick en vue de nous assurer qu’elle reflète le mode de fonctionnement de l’Agence. Nous allons également examiner le rôle du conseil d’administration pour mieux le définir et évaluer si des règlements supplémentaires ou des modifications législatives sont requis. 4.126 [Traduction] L’Agence va continuer à faire auditer ses états financiers annuellement, vu que ses cinq premiers exercices ont été audités. La structure hybride de l’Agence et certaines divergences de vues avec le Bureau du contrôleur, à savoir si l’Agence avait besoin de publier ses propres états financiers pour les exercices antérieurs, expliquent le retard dans leur achèvement. Maintenant que les états financiers de l’Agence sont à jour et que le Bureau du contrôleur, le Bureau du vérificateur général et l’Agence sont tous d’accord sur la préparation des états financiers annuels, nous ne voyons pas de raison pour que les audits annuels ne soient pas achevés en temps opportun. 4.127 [Traduction] L’Agence avait un compte bancaire qui a été ouvert en son nom en avril 2010 pour qu’elle puisse percevoir les remboursements de prêts provenant des clients lorsque l’Agence elle-même a commencé à consentir des prêts. Documents comptables Reseignments généraux 4.128 Le personnel des services financiers du ministère des Finances effectue la comptabilité de l’AECENB au moyen du système Oracle. Le système d’applications Oracle constitue le système comptable qu’utilise la province. Un numéro de ministère a été attribué à l’AECENB afin de traiter les opérations dans les comptes déterminés. Comme l’AECENB utilise Oracle et que plusieurs années d’activités se sont écoulées avant le début de notre audit, nous avons constaté que les données dans Oracle ne correspondaient pas toujours à ce qui avait été présenté dans les états financiers de l’Agence. Cette situation est attribuable à la démarcation des écritures de régularisation dans Oracle et à une certaine confusion au sujet de ce que représentaient certains comptes dans Oracle (par exemple, autres sommes détenues en fiducie). 4.129 Une partie du mandat de l’AECENB est d’élaborer et d’exécuter des programmes et des initiatives ayant trait à l’efficience énergétique, ce qui se fait par l’octroi de prêts et de subventions aux résidents et aux entrepreneurs du Nouveau-Brunswick qui rendent leurs résidences ou entreprises plus éconergétiques. Bien que les prêts et les subventions constituent des sommes de l’AECENB, elles sont en réalité distribuées par Service Nouveau-Brunswick. Des informations complètes n’ont pas été obtenues de Service Nouveau- Brunswick pour être rapprochées des données conservées par l’AECENB. Au fil du temps, il devient beaucoup plus difficile d’expliquer les différences entre les documents comptables de l’Agence et ceux de Service Nouveau-Brunswick. 4.130 Des rapprochements devraient être préparés pour tous les soldes de compte en fin d’exercice pour aider à appuyer les données présentées dans les états financiers. Les informations à l’appui des rapprochements devraient être mises à la disposition du personnel dans le but de faciliter le processus d’audit. Recommandations 4.131 Nous avons recommandé que l’AECENB prépare des rapprochements pour les comptes dont l’information financière est confiée à un tiers parti. Une composante de ce processus consisterait à travailler de concert avec le Bureau du contrôleur afin d’acquérir une meilleure compréhension du système d’information financière et de comptabilité Oracle. 4.132 Nous avons recommandé que l’AECENB prépare les rapprochements de fin d’exercice avant le début de l’audit de fin d’exercice. 4.133 Nous avons recommandé que des régularisations soient apportées au système Oracle afin de mieux refléter les chiffres présentés dans les états financiers de l’AECENB. Commentaires de la direction 4.134 [Traduction] La direction est d’accord avec les constatations de l’auditeur à l’égard des documents comptables. Ce fut une bataille pour l’Agence d’obtenir de Service Nouveau-Brunswick des rapports détaillés et en temps opportun pour nous permettre de rapprocher les données de nos documents comptables et celles du système Oracle par rapport à celles qui sont présentées dans leur système JD Edwards. Depuis l’époque de ces états financiers, l’Agence a rapatrié en interne l’émission des prêts et elle a en maintenant le contrôle total en matière de présentation et de comptabilisation. Un rapprochement global du portefeuille de prêts qui subsistent auprès de Service Nouveau-Brunswick devrait être achevé le mois prochain afin de s’assurer que les données qui sont en ce moment dans Oracle reflètent avec précision les montants comptabilisés par Service Nouveau- Brunswick. 4.135 [Traduction] Compte tenu de l’achèvement de l’audit des cinq exercices et d’une meilleure compréhension des systèmes d’information financière et de comptabilité Oracle, des rapprochements de fin d’exercice seront préparés avant le début de l’audit de fin d’exercice. 4.136 [Traduction] Par suite du présent audit, l’Agence a travaillé étroitement avec le Bureau du contrôleur afin d’établir la meilleure utilisation d’Oracle pour répondre autant aux besoins de l’Agence pour la préparation de ses états financiers qu’à ceux de la province qui consolide dans ses états financiers les résultats de l’Agence. Au cours du prochain mois, nous travaillerons avec la Bureau du contrôleur pour effectuer les régularisations et créer certains comptes dans Oracle qui vont représenter les chiffres qui sont présentés dans les états financiers de l’Agence. Manque de documentation dans les dossiers Reseignments généraux 4.137 Nous avons examiné plusieurs éléments échantillonnés dans le cadre de nos tests d’audit. Nous avons constaté que la documentation était incomplète dans certains dossiers de prêts de notre échantillon. Il manquait certains documents dans sept des vingt-huit dossiers échantillonnés. Dans le cas des subventions, toute la documentation des dossiers a été retrouvée plus tard. Recommandation 4.138 Nous avons recommandé que l’AECENB s’assure que tous les dossiers de clients soient complets et contiennent la documentation appropriée. Commentaires de la direction 4.139 [Traduction] La direction est d’accord avec les constatations de l’auditeur. Comme l’audit a couvert une période de cinq exercices, les éléments échantillonnés provenaient de diverses périodes de temps. À ses débuts, l’Agence avait externalisé l’évaluation des dossiers de client à Service Nouveau- Brunswick et a plus tard rapatrié cette fonction à l’interne pour assurer une plus grande précision et un meilleur contrôle. Plusieurs des dossiers demandés dans l’échantillon étaient entreposés dans les archives et difficiles à retrouver. 4.140 [Traduction] L’Agence a continué à croître et à devenir plus mature, comme ce fut le cas pour nos processus. L’Agence a élaboré une base de données et des processus de travail pour s’assurer que les dossiers sont conservés en toute sécurité et que chaque dossier contient toute la documentation requise. Lorsqu’un dossier de client est complet, le surveillant des décisions l’examine avant que le chèque soit émis. Le superviseur utilise une liste de contrôle des documents requis pour s’assurer que le dossier est complet. S’il en manque un, le dossier est rejeté et retourné à l’évaluateur qui doit obtenir la documentation manquante avant que soit émis au client un chèque pour la subvention ou le prêt. Nous sommes sûrs que ce processus fera en sorte que tous les dossiers sont complets et contiennent la documentation appropriée. Efficience de l’audit Renseignements généraux 4.141 Afin d’améliorer l’efficience de l’audit, les renseignements devraient être fournis en temps opportun et le personnel financier devrait être disponible pour répondre aux questions. Nous avons éprouvé des retards dans l’obtention de renseignements au cours de notre audit. Tout retard dans la réception des renseignements augmente grandement le temps requis pour achever nos travaux. Recommandations 4.142 Nous avons recommandé à l’AECENB qu’elle fournisse tous les renseignements demandés avant le début de l’audit. 4.143 Nous avons recommandé à l’AECENB que le personnel clé soit disponible durant l’audit afin de s’assurer que l’audit sera achevé en temps opportun. Commentaires de la direction 4.144 [Traduction] La direction est d’accord avec les constatations de l’auditeur. Il y a eu des moments au cours de l’audit où l’Agence n’a pas fourni les renseignements en temps voulu. Cette situation s’explique principalement par le fait qu’une bonne partie des informations demandées étaient passablement vieilles et a exigé des déplacements vers l’entrepôt et les archives pour retrouver les dossiers et les renseignements, ce qui a pris plus de temps que prévu. Il y a eu aussi des problèmes à obtenir des informations de Service Nouveau-Brunswick, ce qui a occasionné plus de retards. Étant donné que l’Agence a seulement un directeur qui pouvait répondre aux questions de l’auditeur, les réponses ont connu des retards à cause des priorités concurrentielles. Comme le prochain audit ne touchera qu’un seul exercice, nous sommes sûrs que les renseignements seront fournis en temps opportun et que le directeur sera facilement accessible pour répondre aux questions. Conseil de la recherche et de la productivité du Nouveau-Brunswick Introduction 4.145 Au cours de notre audit des états financiers du 31 mars 2011, nous avons relevé les questions suivantes au sujet des activités du Conseil de la recherche et de la productivité (CRP). Ces questions sont traitées ci- dessous. Respect des dispositions législatives et de la politique en matière de gouvernance Renseignements généraux 4.146 L’article 2.3 de la politique en matière de gouvernance stipule que le conseil d’administration peut mener ses délibérations comme il l’entend, en autant que les membres se rencontrent au moins quatre fois par année à la demande du président et qu’il y ait quorum. La Loi sur le Conseil de la recherche et de la productivité précise que « le quorum du Conseil est de huit membres ». Au cours de notre examen des procès- verbaux du conseil d’administration, nous avons constaté que quatre réunions du conseil ont eu lieu au cours de l’exercice, mais que seulement deux d’entre elles avaient eu le quorum. Recommandation 4.147 Nous avons recommandé que le CRP respecte les exigences des dispositions législatives et des politiques en matière de bonne gouvernance. Commentaires de la direction 4.148 [Traduction] Vous avez constaté que deux rencontres du conseil d’administration n’avaient pas atteint le quorum. Notre conseil d’administration est composé principalement de cadres supérieurs qui font face à des demandes importantes de leur temps au sein de leurs propres organisations. Même si les dates de réunion sont établies bien à l’avance, nous avons quand même eu des annulations tardives qui nous n’a pas permis d’atteindre le quorum. Nous nous efforcerons davantage à l’avenir pour éviter ces situations en proposant des dates de remplacement ou en ayant recours à la téléconférence ou à d’autres moyens. Référentiel comptable Renseignements généraux 4.149 Les normes comptables canadiennes évoluent. Les entités doivent choisir le référentiel comptable qui leur convient le mieux. Nous avons eu des entretiens avec la direction à savoir quel référentiel comptable serait approprié pour le CRP. La direction et le conseil d’administration ont besoin d’évaluer les différentes options au cours des prochains mois. Notre Bureau est disponible pour examiner leurs analyses et leur fournir une rétroaction. Recommandation 4.150 Nous avons recommandé que la direction et le conseil d’administration analysent en profondeur les référentiels comptables et nous fournissent des éléments probants suffisants et appropriés qui appuient le référentiel retenu. Commentaires de la direction 4.151 [Traduction] Nous comprenons que la restructuration du Manuel de l’ICCA signifie que les entités devront déterminer quel référentiel comptable leur convient le mieux, et que ce référentiel sera utilisé pour les exercices ouverts à compter du 1er janvier 2012. Nous évaluerons les options disponibles d’ici là et travaillerons étroitement avec la vérificatrice générale à cet égard. Points découlant de nos audits des demandes de remboursement auprès du gouvernement fédéral Fonds Chantiers Canada – Volet Collectivités Introduction 4.152 Le Fonds Chantiers Canada – Volet Collectivités a été créé pour financer des projets dans des petites communautés qui ont pour objet d’améliorer l’approvisionnement en eau, le système d’égouts, le transport en commun, les routes locales et d’autres types d’infrastructures communautaires. Au cours de notre audit de conformité de 2010, nous avons relevé les questions de conformité traitées ci-dessous. Conformité des audits de bénéficiaires Renseignements généraux 4.153 Dans le cadre de l’entente Canada–Nouveau- Brunswick du Fonds Chantiers Canada – Volet Collectivités, deux types d’audits doivent être effectués : * des audits de bénéficiaires ; * des audits périodiques du programme. 4.154 Notre Bureau a été engagé pour effectuer un audit périodique du programme pour l’exercice terminé le 31 mars 2010. Les audits de bénéficiaires n’ont pas été effectués tels qu’exigés par l’entente. La correspondance entre la Société de développement régional (SDR) et les fonctionnaires fédéraux que nous avons obtenue démontre que les deux parties ont convenu qu’il n’y aurait pas d’audits de bénéficiaires au cours de la première année. Recommandation 4.155 Nous avons recommandé que le ministère de l’Environnement s’assure de la conformité avec l’entente. Réponse du ministère 4.156 [Traduction] En ce qui concerne la conformité avec l’entente en matière d’audits de bénéficiaires requis, le ministère de l’Environnement et la Société de développement régional ont amorcé des mesures afin que des audits de bénéficiaires soient effectués au cours du prochain exercice et ils feront parvenir un plan d’audit au gouvernement fédéral aux fins d’approbation. Points découlant de nos audits des organismes de la Couronne et des demandes de remboursement auprès du gouvernement fédéral Chapitre 4 Points découlant de nos audits des organismes de la Couronne et Chapitre 4 des demandes de remboursement auprès du gouvernement fédéral 134 Rapport de la vérificatrice générale – 2011 105 Rapport de la vérificatrice générale - 2011