Contexte 7.1 Dans son rapport annuel de 2004-2005, Entreprises Nouveau-Brunswick (ENB) précise que le développement économique communautaire est l’un des neuf générateurs de résultats clés du ministère. Ses objectifs dans ce domaine sont les suivants : • Permettre au ministère de continuer à exercer son rôle de leadership dans le développement économique communautaire. • Appuyer la mise en œuvre des plans d’action des agences de développement économique communautaire selon les priorités provinciales et régionales. 7.2 Les agences de développement économique communautaire (ADEC) sont des sociétés à but non lucratif qui ont été mises sur pied pour travailler avec les milieux des affaires régionaux dans des domaines d’importance stratégique pour les partenaires financiers. ENB aide les ADEC à élaborer des plans stratégiques et à mettre en œuvre des plans de travail intégrés. 7.3 Le Nouveau-Brunswick compte 15 ADEC, chacune régie par un conseil d’administration. Les membres des conseils d’administration sont nommés par les gouvernements fédéral et provincial et les administrations municipales. Les membres représentent différents secteurs des affaires dans les collectivités ainsi que dans les différentes régions du rayonnement de chaque ADEC. 7.4 Dans le passé, ces agences étaient connues sous le nom de corporations de développement économique régional (CDER). Elles sont devenues des agences de développement économique communautaire à la suite d’une restructuration en 2002. Selon le personnel du ministère, les principales différences entre les anciennes CDER et les ADEC sont les suivantes : • Toutes les agences sont maintenant tenues d’avoir un plan stratégique. • Les conseils d’administration des ADEC sont formés de dirigeants d’affaires locaux plutôt que de responsables élus. 7.5 Les ADEC ne versent pas de fonds aux entreprises. Elles offrent plutôt un certain nombre de programmes et de services pour aider les organisations, dont : • conseils aux petites entreprises; • élaboration de plans d’activités; • renseignements sur les programmes d’aide financière, les marchés, le transport, les taux de rémunération et les impôts; • aide pour faire une demande d’aide financière; • information sur le développement des exportations et les investissements; • aide pour trouver des locaux à louer ou à acheter. Pièce 7.1 Membres du conseil et employés par agence en 2004-2005 7.6 Chaque ADEC a du personnel qui s’occupe de ses activités courantes. Les membres du personnel ne sont pas des employés du gouvernement provincial et ne font pas partie de la fonction publique. La pièce 7.1 montre le nombre de membres au conseil et le nombre d’employés de chaque ADEC. Étendue 7.7 Durant l’année, nous avons effectué un examen préliminaire à Entreprises Nouveau-Brunswick pour en apprendre davantage au sujet des agences de développement économique communautaire. L’examen visait à déterminer s’il y avait lieu d’effectuer une vérification. Sur la base de nos constatations préliminaires, nous avons décidé pour l’instant de ne pas faire une vérification complète. Cependant, nous avons pensé qu’il serait utile de fournir à l’Assemblée législative l’information que nous avons recueillie sur les ADEC et de porter à son attention les observations que nous avons formulées à la suite de nos travaux, ce qui est conforme au paragraphe 13(1)a) de la Loi sur le vérificateur général, selon lequel Le vérificateur général doit faire rapport annuellement à l’Assemblée législative […] sur le travail de son bureau. Résumé des recommandations 7.8 Bien que nous n’ayons pas effectué une vérification des agences de développement économique communautaire, notre examen préliminaire a donné lieu aux recommandations suivantes à l’intention du ministère : • Nous avons recommandé que le ministère travaille avec l’APECA et les ADEC pour établir un modèle uniforme de présentation des états financiers. • Nous avons recommandé que, chaque année, le ministère rapproche les montants versés par tous les ministères et le montant des revenus inscrits dans les états financiers des agences et qu’il obtienne les explications nécessaires pour s’assurer que les revenus déclarés par les agences sont exacts. • Nous avons recommandé que le ministère travaille avec l’APECA et les ADEC pour établir un modèle uniforme de rapport annuel. • Nous avons recommandé que le ministère établisse une procédure pour veiller à ce que tous les rapports soient correctement classés aux fins de référence, en particulier les documents exigés avant le versement de fonds aux agences. • Nous avons recommandé qu’ENB exige que les demandeurs présentent une brève description des résultats réels par rapport aux résultats attendus des projets ayant bénéficié du Fonds de développement économique communautaire. Financement 7.9 Les agences de développement économique communautaire reçoivent une partie importante de leur financement opérationnel de base de l’Agence de promotion économique du Canada atlantique et d’ENB en vertu d’une entente de financement qui établit le partage des frais à 70-30. Une autre partie du financement opérationnel de base vient des municipalités participantes. 7.10 Un financement opérationnel de base est affecté à chaque ADEC en fonction d’une formule de financement par habitant. Une entente de financement de trois ans a été conclue entre l’APECA et ENB pour la période allant de 2002-2003 à 2004-2005, entente qui a été prolongée d’une autre année jusqu’en 2005-2006. Selon le personnel du ministère, cette année supplémentaire était requise pour négocier l’ajout aux fonds affectés aux ADEC d’une augmentation annuelle du coût de la vie qui n’était pas prévue dans l’entente originale. 7.11 Outre le financement opérationnel de base, les ADEC reçoivent aussi des fonds pour des projets précis et d’autres subventions de diverses organisations, dont la Société de développement régional et le ministère de la Formation et du Développement de l’emploi (maintenant le ministère de l’Éducation postsecondaire et de la Formation), ainsi que d’entreprises du secteur privé et d’autres organismes fédéraux. 7.12 Afin de comprendre la composition du montant total des fonds qui ont été fournis à chaque ADEC en 2004-2005, nous avons d’abord fait le résumé des revenus déclarés par les ADEC dans leurs états financiers pour chaque partenaire du financement opérationnel de base (APECA, ENB, municipalités), puis nous avons regroupé tous les autres revenus sous « Autres fonds ». Cette analyse est présentée à la pièce 7.2. 7.13 Cette pièce montre aussi qu’ENB a satisfait à son engagement d’assumer 30 % des frais en vertu de l’entente fédérale-provinciale et versé 21 % du financement opérationnel de base global. Au total, l’apport d’ENB au financement opérationnel de base est le moins élevé parmi les trois partenaires. Cependant, pour 11 des 15 ADEC, ENB vient au deuxième rang quant à sa part du financement opérationnel de base. Pièce 7.2 Financement de base par partenaire et autres fonds reçus en 2004-2005 selon les états financiers 7.14 Notre analyse montre que les ADEC ont reçu 6 812 966 $ sous forme d’autres fonds provenant de divers ministères et organismes du gouvernement provincial, du gouvernement fédéral et d’autres bailleurs de fonds. 7.15 Nous avons ensuite préparé une analyse des paiements autres que les paiements versés aux ADEC au titre du financement opérationnel de base par l’ensemble des ministères provinciaux en 2004-2005 afin de déterminer dans quelle proportion la province avait contribué aux 6 812 966 $ reçus par les ADEC sous forme d’autres fonds. Cette analyse est présentée à la pièce 7.3. Pièce 7.3 Paiements versés aux agences du Réseau Entreprise par divers ministères provinciaux en 2004-2005 Remarque : Les montants ont été extraits des documents financiers du gouvernement provincial pour l’exercice 2004-2005. Les sommes indiquées au titre des fonds versés par ENB sont des montants qui s’ajoutent au financement de base déterminé à la pièce 7.2. Légende: ENB Entreprises Nouveau-Brunswick FDE Ministère de la Formation et du Développement de l’emploi (maintenant le ministère de l’Éducation postsecondaire et de la Formation) APA Ministère de l’Agriculture, des Pêches et de l’Aquaculture SFC Ministère des Services familiaux et communautaires AI Ministère des Affaires intergouvernementales TP Ministère du Tourisme et des Parcs SDR Société de développement régional 7.16 Cette analyse montre que 3 720 763 $ sur un total de 6 812 966 $ pour les autres fonds sont venus du gouvernement provincial. Nous avons ensuite pu déterminer mathématiquement que les autres fonds versés aux ADEC en provenance de sources non gouvernementales se chiffraient à 3 092 203 $. L’analyse est présentée à la pièce 7.4. 7.17 L’analyse mène à des montants négatifs sous Autres fonds de sources non provinciales pour les ADEC de Carleton et de Fundy. Cette situation s’explique par le fait que le montant des revenus comptabilisés dans les états financiers de ces ADEC est inférieur à ce que nous nous attendions de trouver sur la base de notre comparaison avec le financement opérationnel de base et les autres paiements provenant de ministères provinciaux. La valeur négative représente le montant requis pour rapprocher les revenus connus et les revenus inscrits aux états financiers des ADEC. Pièce 7.4 Financement opérationnel par partenaire et sous forme d’autres fonds pour 2004-2005 selon les états financiers * Nota : Il se peut que la somme indiquée pour Autres fonds du gouvernement provincial ne soit pas exacte en raison des fonds fournis par ENB en provenance du Fonds de développement économique communautaire (dont il est question plus loin dans le présent rapport). Nous n’avons pas pu déterminer avec exactitude le montant que chaque agence avait comptabilisé à titre de revenus en provenance du FDEC. 7.18 Dans le cas d’Entreprise Fundy, le montant comptabilisé dans Autres fonds du gouvernement provincial est un paiement d’ENB versé à l’agence en rapport avec le Fonds de développement économique communautaire. À son tour, Entreprise Fundy a versé l’argent à une organisation cliente pour lui permettre de réaliser les activités qui étaient prévues dans sa demande au FDEC. En conséquence, même si le paiement semble avoir été versé à Entreprise Fundy, l’agence ne l’a pas comptabilisé dans les revenus, puisqu’elle a réalloué ces fonds à ses clients pour leur projet. 7.19 Pour ce qui est d’Entreprise Carleton, la valeur nette de ses revenus et dépenses reliés aux projets spéciaux a été inscrite au passif du bilan de ses états financiers de 2004-2005. Cette méthode de comptabiliser les projets spéciaux est unique parmi les ADEC. Toutes les autres ADEC consignent les revenus et les dépenses des projets spéciaux. 7.20 L’adoption d’un modèle uniforme de présentation améliorerait la comparabilité et l’uniformité des états financiers des ADEC, et donc la reddition de comptes en général des agences. Recommandation 7.21 Nous avons recommandé que le ministère travaille avec l’APECA et les ADEC pour établir un modèle uniforme de présentation des états financiers. 7.22 Le genre d’analyse telle que celui qui figure aux pièces 7.2 à 7.4 est simple à préparer, et le ministère pourrait s’en servir comme outil de surveillance à des fins redditionnelles. Recommandation 7.23 Nous avons recommandé que, chaque année, le ministère rapproche les montants versés par tous les ministères et le montant des revenus inscrits dans les états financiers des agences et qu’il obtienne les explications nécessaires pour s’assurer que les revenus déclarés par les agences sont exacts. 7.24 Pour ce faire, il pourrait être nécessaire que le ministère obtienne du Bureau du contrôleur de la province un rapport de tous les paiements versés aux ADEC. 7.25 À la lumière de l’analyse du financement, nous pouvons calculer que le financement total versé par le gouvernement provincial aux ADEC pour l’exercice terminé le 31 mars 2005 s’est chiffré à 4 917 440 $, ce qui représente 39 % du total des fonds affectés aux ADEC. Dépenses 7.26 Nous avons préparé une analyse des dépenses des ADEC pour l’exercice terminé le 31 mars 2005 à partir de leurs états financiers. Cette analyse est présentée à la pièce 7.5. 7.27 L’analyse montre que les ADEC ont dépensé 12 273 503 $ des 12 509 653 $ qu’elles ont reçus. Le pourcentage de chaque catégorie de dépenses est le suivant : • Projets spéciaux 45,2 % • Salaires 33,9 % • Frais de bureau 16,9 % • Frais de déplacement 2,4 % • Dépenses en immobilisations 0,8 % • Formation 0,4 % • Frais reliés aux véhicules 0,4 % Pièce 7.5 Résumé des dépenses par agence pour l’exercice 2004-2005 * * Comme la fin de l’exercice d’Entreprise Saint John est le 31 décembre, nous avons utilisé les chiffres de ses états financiers du 31 décembre 2004. Exigences en matière de rapports 7.28 En procédant à la délimitation de la vérification et parce que le gouvernement provincial a versé 4,9 millions de dollars aux ADEC, nous voulions déterminer quels rapports les ADEC étaient tenus de lui remettre. 7.29 Les ADEC rendent des comptes à leurs partenaires financiers. Un document cadre pour les ADEC établit des lignes directrices et les principes sous-jacents qui régissent le concept des ADEC. Les rapports exigés des ADEC sont précisés dans ces lignes directrices. Dans le cadre des obligations reliées au financement, les ADEC doivent fournir les documents suivants à ENB : • un plan stratégique triennal (que doit approuver ENB); • un plan de travail annuel; • un rapport d’étape semestriel sur le plan de travail annuel, assorti d’états financiers provisoires; • un rapport annuel; • des états financiers vérifiés. 7.30 Ces rapports sont les outils dont se sert le ministère pour demander des comptes aux agences sur le financement qu’elles reçoivent. Une fois qu’elle a établi son orientation stratégique, l’ADEC doit dresser des plans de travail annuels pour déterminer les activités qu’elle entreprendra afin d’atteindre les objectifs du plan stratégique. En milieu d’exercice, l’ADEC doit présenter un rapport d’étape pour montrer ses progrès comparativement à son plan de travail. En fait, le financement annuel provenant d’ENB est relié aux plans de travail et aux rapports d’étape. Les fonds sont accordés en deux versements, dont un premier sur présentation du plan de travail, et un second sur présentation du rapport d’étape semestriel. Le rapport annuel et les états financiers donnent l’occasion aux ADEC de mettre en relief les activités et les progrès accomplis durant l’année en vue d’atteindre les buts et les objectifs établis dans le plan stratégique. Examen des rapports Mise à jour en milieu d’exercice 7.31 Nous avons examiné la mise à jour en milieu d’exercice pour 2004-2005 de trois ADEC afin de déterminer le genre d’information qu’elles fournissent à ENB pour illustrer les progrès accomplis quant aux actions prévues à leur plan de travail. Nous avons constaté dans notre échantillon que tous les ADEC mentionnaient les actions prévues ainsi que les responsables de leur mise en œuvre. (L’une des trois ADEC avait fixé des dates cibles de mise en œuvre.) Les trois agences ont fait part des résultats obtenus au 30 septembre 2005 grâce aux actions prévues dans leur plan. Voici des exemples d’informations fournies en matière de conseils aux entreprises : États financiers et rapports annuels 7.32 Nous avons examiné les rapports annuels de 2004-2005 des 15 ADEC, y compris les états financiers. Nous avons établi les critères d’un rapport adéquat sur le rendement en nous fondant sur la politique du gouvernement provincial en matière de rapports annuels. Nous avons examiné chaque rapport annuel en fonction de ces critères. Nos constatations sont résumées à la pièce 7.6. Pièce 7.6 Examen des rapports annuels des ADEC 7.33 Faits saillants de notre examen : • Tous les rapports contiennent un aperçu ou un message de la direction générale. • Les rapports annuels sont axés uniquement sur la présentation de résultats positifs. • La majorité des rapports (67 %) n’exposent pas clairement les buts et les objectifs des agences. • Les rapports annuels ont une longueur moyenne de 30 pages et varient entre 10 et 57 pages. • Aucun rapport ne contient une analyse des écarts relativement aux résultats et à la situation financière. • La présentation des revenus sur l’état des résultats varie d’une agence à l’autre. Certaines présentent les résultats selon la source, d’autres, selon le programme ou selon les deux. • La majorité des rapports (60 %) ne contiennent pas de budget, et, parmi ceux qui en contiennent un, les écarts importants ne sont pas expliqués. 7.34 Cet examen montre que les rapports annuels des ADEC comportent des faiblesses. Recommandation 7.35 Nous avons recommandé que le ministère collabore avec l’APECA et les ADEC pour établir un modèle uniforme de rapport annuel. Tous les documents 7.36 Nous avons aussi examiné les documents fournis à ENB par chaque ADEC pour l’exercice 2004-2005 afin de déterminer si les exigences en matière de rapports décrites précédemment étaient respectées. Nos constatations sont présentées à la pièce 7.7. Pièce 7.7 Résultats du contrôle par sondage des exigences en matière de rapports pour l’exercice 2004-2005 7.37 Nous avons constaté qu’ENB avait en dossier la documentation complète (les six documents) pour seulement 6 des 15 ADEC. Nous avons discuté de la question avec le personnel du ministère, qui a déclaré que l’information se trouvait probablement ailleurs au ministère et n’avait pas encore été versée au dossier, car de nombreuses personnes ont besoin de cette information pour leur travail. Comme sondage compensatoire, nous avons réussi à obtenir les documents manquants directement des ADEC, ce qui montre que l’information existe et est facile à obtenir. À notre avis, il s’agit plutôt d’un problème de classement que d’une difficulté à obtenir les documents appropriés des ADEC. Recommandation 7.38 Nous avons recommandé que le ministère établisse une procédure pour veiller à ce que tous les rapports des ADEC soient correctement classés aux fins de référence, en particulier les documents exigés avant le versement de fonds aux agences. 7.39 Par exemple, le ministère pourrait dresser une liste de contrôle des documents exigés avant le versement de fonds à une ADEC et désigner une personne responsable de l’examen du dossier au bureau central pour veiller à ce que les documents nécessaires soient correctement versés au dossier. Fonds de développement économique communautaire 7.40 Le Fonds de développement économique communautaire (FDEC) est administré par ENB dans le but de fournir des fonds aux ADEC pour soutenir la planification stratégique et le développement des entreprises et de l’esprit d’entreprise, qui sont des volets de la mise en œuvre de leurs plans régionaux de développement économique. Les sommes versées aux ADEC sont comprises dans le total relatif à ENB indiqué à la pièce 7.3. 7.41 Les fonds du FDEC sont affectés à chaque agence en fonction du nombre d’habitants. Le montant affecté et le montant payé par chaque agence en 2004-2005 figurent à la pièce 7.8. 7.42 Les fonds peuvent être remis aux ADEC ou directement à des entreprises privées. Dans ce dernier cas, les ADEC respectives font une demande de financement au nom de l’entreprise cliente. Quel que soit le bénéficiaire, le montant est déduit de l’affectation totale de l’agence. 7.43 Pour recevoir des fonds, les projets doivent répondre aux critères suivants : • Le projet doit correspondre à une priorité du plan stratégique et être compatible avec les priorités et les politiques provinciales. • Le projet doit montrer dans quelle mesure il contribue à accroître la compétitivité à l’échelle mondiale des entreprises et des secteurs des affaires de la province grâce à des gains de productivité et d’efficience. • Le projet doit recevoir l’appui ou le soutien financier ou en nature du secteur, de la région ou de la collectivité. • Le projet doit montrer qu’il ne peut aller de l’avant sans l’aide du Fonds en raison de l’emplacement, de l’ampleur, du choix du moment ou du risque. Pièce 7.8 Affectation des fonds du FDEC par ADEC pour 2004-2005 7.44 Si le coût du projet s’avère inférieur à ce qui était prévu, le solde doit être remboursé à ENB. 7.45 Nous avons contrôlé par sondages 10 % des 124 demandes faites en 2004-2005. La valeur monétaire des projets visés par notre contrôle s’élevait à 150 232 $. Nous avons examiné les demandes afin de déterminer si les critères avaient été satisfaits pour chaque projet et si les documents appropriés avaient été obtenus. Pour tous les éléments que nous avons contrôlés par sondages, les documents exigés avaient été obtenus et tous les critères étaient respectés. Nous avons constaté que, dans les cas où les coûts du projet étaient inférieurs aux prévisions (ce qui s’est produit dans 25 % des demandes que nous avons vues), il semble que l’excédent ait été remboursé au ministère. 7.46 Nous avons remarqué que le formulaire d’évaluation de projet (le formulaire de demande avec les critères) comprend une description des résultats attendus de la proposition. Nous avons demandé si les résultats attendus sont comparés aux résultats réels et découvert qu’ils ne le sont pas. Il serait utile d’exiger des demandeurs qu’ils décrivent brièvement le résultat du projet pour lequel ils ont reçu des fonds afin d’assurer une pleine reddition de comptes. Recommandation 7.47 Nous avons recommandé qu’ENB exige que les demandeurs présentent une brève description des résultats réels par rapport aux résultats attendus des projets ayant bénéficié du Fonds de développement économique communautaire. 7.48 Le ministère devrait assigner une telle responsabilité à une personne appropriée pour faire en sorte que l’information soit recueillie et versée au dossier. Réponse du ministère 7.49 Le ministère a formulé les commentaires suivants au sujet de notre rapport et de nos recommandations : [Nous avons] bien accueilli vos recommandations, et nous convenons de façon générale que leur mise en œuvre améliorera les activités et la gestion des agences. [Nous verrons] à ce que les recommandations soient discutées avec nos partenaires le plus tôt possible. [Traduction.]