Contexte 9.1 Depuis quelques années, notre rapport contient une liste de contrôle portant sur l’évaluation de notre conformité à la directive gouvernementale sur les rapports annuels. Une version comparative pour 2004 est présentée ci-dessous. Pièce 9.1 Liste d’autoévaluation Rôle et pertinence du bureau Notre rôle 9.2 Notre rôle au sein des services publics de la province est unique. Nous sommes indépendants du gouvernement en poste et nous fournissons de l’information directement à l’Assemblée législative. Cette information aide l’Assemblée législative à remplir son rôle consistant à tenir le gouvernement responsable de la façon dont les fonds publics sont gérés et les services sont fournis. Nous aidons également le gouvernement en formulant des recommandations à l’intention des hauts fonctionnaires des ministères et organismes que nous vérifions. Notre mission 9.3 Nous favorisons la reddition de comptes en fournissant de l’information objective à la population du Nouveau- Brunswick par l’entremise de l’Assemblée législative. Pertinence de notre bureau 9.4 Les volumes 1 et 2 de notre rapport de 2003 ont suscité beaucoup d’intérêt. Au total, 475 exemplaires ont été imprimés et distribués. Il est également possible de consulter notre rapport sur Internet, et nous tenons le compte du nombre de visites sur le site de notre rapport. Les discussions que suscitent nos constatations à l’Assemblée législative ainsi qu’au Comité des comptes publics et au Comité des corporations de la Couronne prouvent la pertinence continuelle de notre travail. 9.5 Chaque année, nous incluons dans notre rapport des sujets qui, à notre avis, sont importants pour l’Assemblée législative et pour le public. Y figurent aussi nos constatations, nos conclusions et nos recommandations découlant du travail de vérification effectué durant l’exercice. 9.6 Notre service comprend également des conclusions de vérification distinctes sur la fiabilité des états financiers. Ces conclusions (rapports du vérificateur) sont communiquées à l’Assemblée législative avec les états financiers de la province et des organismes et fonds en fiducie que nous vérifions. 9.7 Nous sommes d’avis que notre travail demeure pertinent et qu’il contribue : • à susciter la confiance du public à l’égard de notre régime gouvernemental; • à assurer la capacité de l’Assemblée législative de s’acquitter de sa responsabilité d’obtenir du gouvernement qu’il rende des comptes; • à assurer la capacité du gouvernement de s’acquitter de ses responsabilités au moyen de méthodes et de systèmes de gestion judicieux. Plan stratégique 9.8 Notre plan stratégique de 2003-2008 se trouve sur notre site Web. Le plan énonce les trois principaux buts sur lesquels nous concentrerons nos efforts au cours des cinq prochaines années. Les buts sont les suivants : • L'Assemblée législative et le public connaissent et valorisent le travail que nous faisons, et ont confiance dans notre capacité de fournir de l’information opportune, objective et crédible. • Les ministères et les organismes acceptent et mettent en oeuvre nos recommandations. • Nos intervenants, soit l'Assemblée législative, le public, les entités vérifiées et nos employés, nous perçoivent comme menant par l’exemple. 9.9 Nous avons mis au point des stratégies visant chacun de ces buts, de même que des objectifs précis et des mesures à prendre. Chaque année, nous mettrons au point un plan d'activités qui fixe des cibles pour chacun de nos objectifs. Nous avons déterminé 12 indicateurs du rendement dont nous nous servons pour mesurer nos progrès. Indicateurs du rendement Enquête auprès des députés 9.10 Cette année, nous avons fait enquête auprès des membres du Comité des comptes publics et du Comité des corporations de la Couronne et nous les avons interviewés afin de mesurer l’efficacité avec laquelle nous répondons à leurs besoins. 9.11 Les résultats de l’enquête montrent un degré élevé de satisfaction à l’égard de notre travail. Nous avons converti les réponses en une table numérique, qui a produit un taux de satisfaction générale de 86,8 %. 9.12 Les membres des comités sont satisfaits de notre rapport et du processus que nous suivons pour leur communiquer le contenu du rapport. Ils considèrent que les sujets que nous choisissons d’examiner sont pertinents et que nos recommandations sont pratiques et réalisables. Ils estiment que notre bureau fournit aux contribuables un service de valeur en contrepartie des fonds dépensés. Enquête auprès des entités vérifiées 9.13 À l’issue de chaque vérification, nous faisons enquête auprès du ministère ou de l’organisme de la Couronne visé afin de déterminer leur niveau de satisfaction à l'égard de notre travail. 9.14 Les réponses à l’enquête suivant notre vérification de 2003 montre un degré élevé de satisfaction, en particulier à l’égard des vérifications financières que nous effectuons. Nous avons converti toutes les réponses en une table numérique, qui a produit un taux de satisfaction générale de 87,0 %. 9.15 De façon générale, les entités vérifiées sont d’avis que nous avons entretenu une bonne communication avec leur organisation durant notre travail et dans la préparation de nos rapports, et que nous avons fait affaire avec elles de manière courtoise et professionnelle. Des préoccupations ont été exprimées quant au fait que notre connaissance de l’organisation pourrait être meilleure pour ce qui est des vérifications d’optimisation des ressources et des vérifications détaillées des systèmes. Nous prendrons ces commentaires en considération dans notre travail. Enquête auprès des employés 9.16 À l’automne 2003, nous avons effectué notre toute première enquête sur la satisfaction des employés. Nous voulions des rétroactions sur des sujets tels que la qualité de la vie au travail, la communication et le développement professionnel. Nous avons converti les réponses en une table numérique, qui a produit un taux de satisfaction général de 62,6 %. 9.17 Ce résultat ne nous satisfait pas, et nous nous occupons des questions soulevées par l’enquête au niveau de la direction et par le recours aux comités de personnel. Les points importants qui ont été soulignés comprennent la formation, des rétroactions en temps opportun sur le rendement, les ressources et la reconnaissance. Acceptation et mise en œuvre des recommandations 9.18 Le chapitre 8 du rapport offre un aperçu des recommandations que nous avions formulées dans nos rapports de 2000 à 2002. Il fournit des détails sur les réponses des ministères à nos recommandations ainsi que notre évaluation de l'acceptation et de la mise en œuvre de ces recommandations. 9.19 De façon générale, nous sommes satisfaits des mesures prises par les ministères et les organismes de la Couronne en réponse à notre travail et à nos rapports. Achèvement des vérifications à temps et dans les limites du budget 9.20 Notre objectif à long terme est de terminer la vérification des états financiers de la province au plus tard le 30 juin et de terminer toutes les vérifications des organismes de la Couronne et des fonds en fiducie au plus tard le 30 septembre. 9.21 Notre capacité d’atteindre cet objectif ne dépend pas entièrement de nous, mais aussi de la date à laquelle les entités que nous vérifions clôturent leur exercice et sont prêtes pour que nous puissions faire notre travail. Néanmoins, nous croyons que cet indicateur est important, car il nous pousse à inciter les entités que nous vérifions à clôturer leur exercice le plus rapidement possible. Nous encourageons la communication en temps opportun de l'information financière. De plus, l’indicateur pousse mon bureau à achever le travail de vérification dans un certain délai. 9.22 La vérification du gouvernement du Nouveau-Brunswick n'était pas terminée au 30 juin. Notre rapport du vérificateur sur les états financiers de la province est daté du 1er septembre. 9.23 Nous sommes les vérificateurs de 20 organismes de la Couronne, de 6 régimes de retraite et du Fonds de stabilisation financière. Au 30 septembre, nous avions terminé la vérification de 13 organismes de la Couronne et de 3 des régimes de retraite. En ce qui concerne les sept organismes de la Couronne dont la vérification n'était pas terminée, des retards ont eu lieu en raison d'une pénurie de ressources à notre bureau pour faire le travail. Toutefois, au 9 novembre, les sept vérifications étaient achevées et avaient chacune fait l'objet d'un rapport. Nos ressources n’ont pas été suffisantes pour nous permettre d’achever la vérification du Fonds de stabilisation financière et de trois des régimes de retraite à temps pour respecter notre date cible du 30 septembre. 9.24 Nous établissons des calendriers de vérification détaillés pour chacune de nos vérifications. Durant la vérification, nous surveillons le temps consacré par les membres du personnel à différentes parties du travail. À la fin de chaque vérification, nous résumons le temps total consacré à la vérification, nous le comparons au total des heures prévues au calendrier et nous analysons les principales fluctuations. Pour nos vérifications financières, nous utilisons les résultats de cette analyse dans la préparation du calendrier pour le travail de l’année suivante. 9.25 Le temps réel consacré à notre vérification des états financiers de la province a dépassé de 570 heures le temps prévu au calendrier. Le dépassement est surtout attribuable au temps supplémentaire consacré à la vérification du système NB Cas, qui est le système de paiements d’aide sociale et de gestion de cas du ministère des Services familiaux et communautaires. Les résultats de cette vérification figurent au chapitre 7 du rapport. C’est en raison de l’importance et de la complexité du système que nous avons choisi cette application informatique comme objet de vérification, et ces facteurs ont contribué à la durée plus longue que prévu de la vérification. 9.26 La vérification des 16 organismes de la Couronne et régimes de retraite que nous avons achevée au 30 septembre a été menée selon les heures prévues au calendrier ou presque, à l’exception d’Algonquin Properties Limited et d’Algonquin Golf Limited. Le temps consacré à ces deux vérifications, qui sont étroitement liées et effectuées en même temps, a grandement dépassé le temps prévu. Plusieurs facteurs ont contribué à cette situation, dont une importante question ayant trait aux contrôles internes qui devait être réglée, ainsi qu’un temps considérable consacré à des questions de comptabilité plutôt qu’à la réalisation de la vérification. 9.27 Durant l'année écoulée, nous avons mené quatre importantes vérifications d'optimisation des ressources, qui font l’objet de chapitres dans notre rapport de 2004. Une seule vérification a pris beaucoup plus de temps que ce que nous avions prévu. Il s’agit de notre vérification sur la salmoniculture, pour laquelle nous avons sous-estimé le temps qu’exigerait le travail en collaboration avec les deux autres bureaux de vérification législative. Nous croyons que le temps supplémentaire a représenté un investissement judicieux et que notre rapport final a grandement profité de l’interaction avec les autres bureaux. Intérêt et discussion suscités par notre travail 9.28 Quatre de nos indicateurs du rendement tentent d’évaluer la pertinence de notre travail en suivant les manifestations d’intérêt à l’égard de notre travail et des rapports. 9.29 Comme nous l’avons mentionné, nous suivons le nombre de visites à notre site Web pour consulter notre rapport. Au cours de la période allant de décembre 2003 à juin 2004, c’est-à-dire à partir de la publication des volumes 1 et 2 de notre rapport de 2003 jusqu’à la fin des quatre mois subséquents, les rapports complets ont fait l’objet de plus de 7 000 visites. Des chapitres individuels ont aussi été consultés. Le 9 décembre 2003, le jour de la publication de notre volume 1, plus de 2 500 visites ont été enregistrées sur notre site Web. Le 18 février 2004, le jour de la parution du volume 2, il y a eu plus de 3 700 visites. 9.30 Nous aimerions aussi suivre le nombre de fois que notre travail est mentionné à l'Assemblée législative et dans les réunions du Comité des comptes publics et du Comité des corporations de la Couronne, mais cela s’avère une tâche impossible. Le registre officiel des travaux de l'Assemblée législative (le hansard) a au moins deux ans de retard, et les réunions de comité ne font plus systématiquement l’objet d’un procès-verbal. 9.31 Néanmoins, à notre avis, le fait que le Comité des comptes publics et le Comité des corporations de la Couronne continuent à avoir recours à nos rapports dans l’exécution de leur travail illustre notre pertinence. Nous offrons aussi nos services aux comités pour leur fournir la possibilité d’explorer des sujets plus en profondeur. Ainsi, nous avons fait des présentations devant le Comité des corporations de la Couronne sur la gouvernance des organismes de la Couronne, et devant le Comité des comptes publics sur les rapports annuels des ministères. De plus, nous offrons des séances d’orientation aux nouveaux membres des comités. Emploi de notre temps 9.32 Un important indicateur pour nous est le pourcentage de temps que nous consacrons directement au travail de vérification. Notre objectif est que 60 % de toutes les heures professionnelles rémunérées à notre bureau soient directement consacrées aux vérifications d'états financiers ou aux vérifications d'optimisation des ressources. 9.33 Une analyse détaillée de l'emploi du temps du personnel pour 2003 montre que 58,88% du total des heures rémunérées de l’ensemble du personnel, à l'exception de notre personnel de soutien administratif, a été directement consacré au travail de vérification (y compris le travail visant notre rapport annuel). Environ la moitié de ce temps a été consacré aux vérifications d'optimisation des ressources. Le temps non consacré à la vérification comprend les jours fériés, les vacances, les cours suivis par les stagiaires et le personnel professionnel, les congés de maladie et les tâches administratives qui ne peuvent être imputées à une vérification en particulier. Coût de nos vérifications 9.34 Nous avons toujours planifié et suivi le nombre d'heures exigées par chacune de nos vérifications. Cependant, afin d’exécuter notre travail de la manière la plus économique et la plus efficiente possible, nous avons aussi commencé à suivre le coût de chaque vérification. En termes généraux, on peut dire que le coût de nos vérifications représente le coût de fonctionnement de notre bureau, exprimé en fonction du total de nos dépenses, fourni plus loin dans ce chapitre. 9.35 Les données que nous avons rassemblées jusqu’à présent sont relativement simplistes, et elles seront davantage raffinées dans les années à venir. Ces données montrent que le coût de la vérification des états financiers du gouvernement du Nouveau- Brunswick s’élève à environ 200 000 $. Le coût total de la vérification des 16 organismes de la Couronne et régimes de retraite que nous avons achevée au 30 septembre a été d’environ 115 000 $. Le coût total des quatre principales vérifications d'optimisation des ressources comprises dans ce rapport a été de 273 000 $. Le coût de la préparation de notre rapport de 2003, y compris le travail de suivi que nous faisons à l’égard des recommandations formulées dans les rapports précédents, a été d’environ 100 000 $. Information financière 9.36 La pièce 9.2 montre les affectations budgétaires et les dépenses réelles pour 2002-2003 et 2003-2004 par code primaire. Le budget approuvé pour 2004-2005 est présenté aux fins de comparaison. 9.37 Comme nous le déclarions dans notre rapport de 2003, nous avions demandé dans notre demande de crédits budgétaires pour 2004-2005 une augmentation de 200 000 $ des sommes qui nous sont affectées. Cela nous aurait permis d’engager deux vérificateurs principaux de plus et d’accroître nos investissements dans la formation, la technologie et autres services de soutien. Le Conseil de gestion a rejeté cette demande de fonds additionnels. 9.38 Les frais de personnel continuent de représenter environ 90 % de notre budget, et nous avons sous-utilisé ce poste de 58 200 $ pour l'exercice terminé le 31 mars 2004. Cette sous- utilisation s’explique par le roulement du personnel et les retards inévitables qui se produisent avant de remplir les postes vacants. Pièce 9.2 Dépenses réelles et affectations budgétaires (en milliers de dollars) 9.39 Les dépenses du poste Autres services ont été sous-utilisées de 19 600 $, et les fonds affectés aux biens et au matériel ont été sous-utilisés de 26 800 $. Ces économies résultent en grande partie des restrictions dans les dépenses en réponse à une demande du Conseil de gestion d’instituer une réduction budgétaire de 5 % en cours d’exercice. 9.40 Notre loi exige que nos comptes fassent l’objet d’une vérification annuelle par un vérificateur qualifié, nommé par le président de l'Assemblée législative sur avis du Conseil de gestion. Cette vérification est effectuée par le Bureau du contrôleur, et son rapport du vérificateur est déposé à l'Assemblée législative. Ressources humaines 9.41 Notre bureau continue de fournir de l’expérience et de la formation aux membres de notre personnel. Les nouveaux employés doivent s’inscrire à un programme de comptabilité professionnelle, à savoir CA (comptable agréé), CMA (comptable en management accrédité) ou CGA (comptable général licencié). Avant de pouvoir entreprendre cette formation professionnelle, on doit détenir au minimum un diplôme universitaire de premier cycle. 9.42 Le roulement de personnel est une conséquence inévitable du rôle de formation que joue notre bureau pour les professionnels. Durant l'année écoulée, quatre membres du personnel ont quitté notre bureau. Nous avons eu le plaisir de constater que trois de ces personnes sont demeurées dans le secteur public. 9.43 Notre effectif, fondé sur le budget dont nous disposons, a diminué durant l’année, passant de 24 à 23 personnes. Brent White, CA, Paul Jewett, CA et Phil Vessey, CA dirigent les trois équipes de vérification. Au 31 mars 2004, 14 membres du personnel professionnel détenaient un titre professionnel comptable. Notre personnel comprenait aussi cinq étudiants inscrits à un programme de comptabilité. Les deux autres membres de notre personnel fournissent des services de soutien administratif. Deux postes qui étaient vacants ont finalement été remplis. Voici la liste des membres du personnel au 31 mars 2004 :