Contexte 12.1 L’Assemblée législative approuve le budget qui établit les plans financiers du gouvernement. Les fonctions confiées à notre bureau exigent que nous vérifiions les résultats réels de ces plans et que nous fassions rapport de nos constatations à l’Assemblée législative. 12.2 Notre travail de vérification englobe des opérations financières dans tous les ministères. Nous vérifions en outre les régimes de retraite et d’autres fonds en fiducie, y compris le Fonds de stabilisation financière. 12.3 Nous vérifions également les sociétés de la Couronne, les conseils, les commissions et autres organismes énumérés ci-dessous. D’ici la publication du présent rapport, nous aurons émis les états financiers vérifiés de tous les organismes mentionnés pour l’exercice à l’étude. 12.4 Organismes compris dans les comptes publics : • Algonquin Golf Limited • Algonquin Properties Limited • Commission de l’assurance-récolte du Nouveau-Brunswick • Commission des loteries du Nouveau-Brunswick • Conseil consultatif sur la condition de la femme • Conseil de la jeunesse du Nouveau-Brunswick • Conseil de la recherche et de la productivité du Nouveau-Brunswick • Conseil du Premier ministre sur la condition des personnes handicapées • Corporation de financement des municipalités du Nouveau- Brunswick • Gestion provinciale Ltée • NB Agriexport Inc. • Société d’aménagement régional • Société d’aménagement régional — organisme de service spécial • Société d’assurance-dépôts des caisses populaires du Nouveau- Brunswick • Société de Kings Landing • Société de voirie du Nouveau-Brunswick 12.5 Autres organismes : • Aide juridique du Nouveau-Brunswick Fonds d’aide juridique en matière de droit criminel Fonds d’aide juridique en matière de droit de la famille • Fondation des bibliothèques publiques du Nouveau-Brunswick • Le Centre communautaire Sainte-Anne Étendue 12.6 Pour former une opinion sur les états financiers de la province, nous effectuons un travail de vérification sur les principaux programmes et activités des ministères. Nous vérifions en outre les principaux postes de recettes et un échantillon de dépenses prélevées parmi tous les ministères. Enfin, nous vérifions les contrôles entourant les systèmes centralisés. 12.7 Nous adoptons une approche similaire en ce qui a trait à notre travail de vérification des régimes de retraite de la province. Nous cherchons ainsi à nous former une opinion sur les états financiers de chaque régime. 12.8 Étant donné que les objectifs de ce genre de travail de vérification sont restreints, il se peut qu’il ne permette pas de repérer les questions qui pourraient être mises au jour au cours d’examens plus exhaustifs ou particuliers. Cependant, il révèle souvent des insuffisances ou des domaines d’intérêt que nous pouvons choisir d’approfondir au cours de notre travail de vérification de plus large portée. 12.9 Nous avons l’habitude de faire rapport de nos constatations aux hauts fonctionnaires des ministères visés et de leur demander de réagir. Si certaines de ces constatations ne sont pas comprises dans le présent rapport, c’est que nous considérons qu’elles ne sont pas suffisamment importantes pour les porter à l’attention de l’Assemblée législative. 12.10 Notre travail dans les organismes de la Couronne sert habituellement à nous permettre de nous former une opinion sur leurs états financiers. Au cours de notre travail, il se peut que nous notions des erreurs dans les documents comptables ou des faiblesses dans les contrôles comptables. Nous portons ces questions à l’attention de l’organisme en formulant des recommandations d’amélioration. 12.11 Le présent chapitre de notre rapport résume les questions ayant trait aux ministères et aux organismes de la Couronne que nous considérons comme importantes pour les députés de l’Assemblée législative. 12.12 Notre examen des questions traitées dans le présent chapitre de notre rapport est conforme aux normes de vérification généralement reconnues du Canada, y compris les contrôles par sondages et autres procédés que nous avons jugé nécessaires dans les circonstances. Les questions dont il est fait rapport ne devraient pas servir à tirer des conclusions quant à la conformité ou à la non-conformité des questions dont il n’est pas fait rapport. Ancien ministère de l’Agriculture et de l’Aménagement rural Vérification des contrôles internes 12.13 L’ancien ministère de l’Agriculture et de l’Aménagement rural, qui fait aujourd’hui partie du ministère de l’Agriculture, des Pêches et de l’Aquaculture, offrait à l’industrie agroalimentaire différents services au moyen d’une gamme de programmes. Bon nombre de ces programmes étaient sources de recettes pour le ministère en raison de frais d’utilisation, de la vente de produits et d’arrangements de paiement par service. Les Services de médecine vétérinaire étaient le plus important de ces programmes sur le plan des recettes produites. Les autres programmes producteurs de recettes importantes étaient la vente de pommes de terre de semence, le laboratoire laitier, la pépinière de fraises et les concessions à bail des terres de la Couronne. Ensemble, ces programmes rapportaient chaque année environ 5,4 millions de dollars en recettes et, au 31 mars 2000, avaient des comptes débiteurs et des stocks valant respectivement 1,35 million et 0,7 million de dollars. 12.14 Le ministère fournissait les services à partir de quelques bureaux régionaux dispersés dans la province. Des membres du personnel dans chaque région s’occupaient des ventes et percevaient les fonds. Le nombre élevé de membres du personnel qui traitaient les rentrées de fonds et la structure décentralisée rendaient encore plus importante la présence de contrôles internes adéquats. 12.15 L’objectif de notre vérification était le suivant : S’assurer que des contrôles adéquats sont exercés sur la manipulation d’argent et les stocks des services vétérinaires et sur tous les comptes débiteurs du ministère. Manipulation d’argent aux Services de médecine vétérinaire Pertinence des directives 12.16 Une étape essentielle à suivre pour assurer des contrôles internes efficaces et efficients est l’élaboration et la consignation par écrit de directives et méthodes particulières qui sont ensuite intégrées aux activités et aux systèmes financiers. Ces directives devraient prendre en compte la nécessité de protéger les biens, d’assurer l’exactitude de l’information comptable et de fonctionner de manière efficiente. 12.17 Dans les faits, les directives et les méthodes appliquées par le ministère variaient considérablement d’une région à l’autre. Par exemple, dans une région, les vétérinaires remettaient quotidiennement au bureau régional les rentrées de fonds venant de leurs visites aux fermes, et le bureau régional envoyait un chèque au bureau central trois fois par semaine. Dans d’autres régions, les vétérinaires et le bureau régional remettaient leurs rentrées de fonds à la quinzaine. Recommandation 12.18 Le ministère devrait établir des directives précises concernant la manipulation d’argent pour traiter les problèmes uniques auxquels le ministère fait face en raison d’un système de perception décentralisé. Les directives devraient être uniformes d’une région à l’autre. Réponse du ministère 12.19 Étant donné la mise en œuvre de l’application Oracle pour comptes débiteurs et l’augmentation subséquente du nombre d’utilisateurs, une directive sur la manipulation d’argent applicable à tout le ministère est en voie d’élaboration. Le directeur des Services financiers a rencontré différents utilisateurs et consulté le registraire de l’aquaculture et il continuera à rencontrer les personnes concernées pour s’assurer que toutes les questions seront traitées et que la directive sur la manipulation d’argent tiendra correctement compte des besoins de tous les utilisateurs. La date visée pour l’achèvement de la nouvelle directive sur la manipulation d’argent est septembre 2001. [Traduction.] Assurer des contrôles suffisants pour la protection des rentrées de fonds 12.20 Étant donné que les fonds en espèces sont faciles à voler, les ministères doivent déployer tous les efforts pour s’assurer que des contrôles suffisants sont en place pour protéger les rentrées de fonds. 12.21 À l’exception des Services de médecine vétérinaire, c’est le gestionnaire de programme ou un adjoint administratif qui manipule l’argent pour la plupart des programmes. Dans le cas des Services de médecine vétérinaire, les vétérinaires peuvent conclure des ventes au comptant ou à crédit directement à la ferme. Les adjoints administratifs font aussi des ventes au comptant et à crédit dans les bureaux régionaux. Les bureaux satellites de la province font uniquement des ventes au comptant. Étant donné que, tant au bureau central que dans les bureaux régionaux et satellites, les vétérinaires et les adjoints administratifs qui perçoivent des paiements sont nombreux, l’environnement de contrôle est beaucoup plus compliqué et plus susceptible de comporter des erreurs que ce qui se passe dans un ministère où le système de perception est centralisé. Idéalement, le ministère devrait complètement séparer la fonction de manipulation d’argent du personnel chargé de la facturation et de la tenue des documents comptables. Cependant, le nombre limité d’employés dans chaque bureau régional fait qu’il est impossible d’avoir un tel niveau de séparation. Ces facteurs rendent encore plus grande l’importance d’un nombre limité de mécanismes de contrôle efficaces. 12.22 Un contrôle essentiel est l’emploi de bordereaux prénumérotés pour les factures et les reçus. Pour que ce contrôle soit efficace, le ministère doit être en mesure de s’assurer qu’il est rendu compte de tous les bordereaux prénumérotés. Deux des trois régions que nous avons visitées reconnaissaient l’importance de ce contrôle et avaient en place une directive officieuse exigeant un examen manuel de l’intégralité des reçus. Étant donné le nombre limité d’employés et l’information disponible au niveau régional, cet examen manuel n’est pas efficace. 12.23 Dans le cadre de nos procédés de vérification, nous avons contrôlé par sondages l’intégralité des factures entrées dans le système comptable en nous assurant que tous les numéros étaient reportés. Aucune erreur n’a été trouvée, et toutes les factures étaient comptabilisées. 12.24 Un autre contrôle essentiel est l’obtention de l’approbation voulue pour tous les redressements éventuels apportés aux factures déjà entrées dans le système comptable. Si des fonds sont détournés après leur entrée dans le système comptable, une note de crédit ou une radiation servant à redresser la facture originale pourrait être employée pour camoufler les fonds manquants, ce que les contrôles en place ne permettraient pas nécessairement de repérer. Grâce à un contrôle serré des notes de crédit et des radiations, les fonds détournés seraient découverts au moment du rapprochement avec le compte bancaire. 12.25 Il arrive à l’occasion que les bureaux régionaux acceptent des paiements au nom d’autres ministères contre des permis et des licences, par exemple les cartes d’exonération de la taxe sur le carburant émises par le ministère des Finances ou les frais de permis pour l’application de pesticides administrés par le ministère de l’Environnement et des Gouvernements locaux. Nous avons constaté que les directives régissant ces paiements varient considérablement d’une région à l’autre. Tandis que toutes les régions acceptent les chèques personnels payables au ministre des Finances, une région accepte aussi les mandats-postes et une autre accepte les paiements au comptant et les mandats-postes. Ces deux régions envoient le paiement au ministère approprié dans la forme reçue. Aucune information n’est inscrite dans le système comptable, car aucun compte interministériel n’est établi. Envoyer de l’argent par la poste d’un ministère à l’autre et ne pas inscrire le paiement reçu dans le système comptable au moment de sa perception est contraire aux lignes directrices établies dans le Manuel d’administration de la province. Recommandations 12.26 Il devrait être officiellement attribué à un employé qui n’est chargé d’aucune façon de la comptabilité et de la manipulation d’argent la responsabilité d’examiner et d’approuver les rapports sur les notes de crédit et toutes les radiations. Une personne extérieure à la fonction de manipulation d’argent devrait entrer les radiations dans le système comptable. 12.27 Un système de comptes interministériels devrait être établi, ce qui permettrait aux bureaux régionaux d’inscrire dans le système comptable les paiements perçus pour d’autres ministères et de déposer les fonds dans le compte bancaire du ministère. On ne devrait pas envoyer d’espèces par courrier. Le ministère devrait mettre à jour ses directives écrites afin de traiter la manipulation des opérations interministérielles. Réponse du ministère 12.28 Le ministère rédigera un rapport d’ici le 30 septembre 2001 afin d’analyser toutes les opérations de crédit dans l’application Oracle pour comptes débiteurs. Le gestionnaire des Services financiers examinera le rapport tous les mois. Toute radiation sera entrée dans le système par le commis affecté aux comptes débiteurs au bureau central et fera l’objet d’un examen par le gestionnaire des Services financiers. 12.29 Les fonds perçus en notre nom par d’autres ministères devraient être entrés dans leur système et transférés à notre compte au moyen d’une écriture de journal. Les fonds que nous percevons au nom d’autres ministères seront traités d’une manière semblable au moyen d’une écriture de journal. Une telle solution réglerait le problème de l’envoi d’espèces par courrier interne. [Traduction.] Stocks vétérinaires Pertinence des directives 12.30 Le ministère a en place une directive interne écrite sur la gestion des stocks. Cependant, une seule des trois régions que nous avons visitées était au courant de cette directive. Les deux autres régions suivaient le Manuel d’administration de la province, qui établit des normes minimales concernant les stocks. 12.31 La directive sur les stocks traite d’un certain nombre de questions particulières au ministère. Cependant, nous avons constaté que la directive sur la gestion des stocks est insuffisante dans les domaines suivants : • quels membres du personnel devraient avoir accès à quels types de stocks; • le processus d’approbation pour le retrait des stocks endommagés des comptes de stocks; • le processus d’approbation des radiations de stocks périmés; • les procédures de suivi pour les produits périmés non retournés contre un crédit. Recommandations 12.32 Des directives claires sur les stocks devraient être élaborées pour traiter de l’accès, des radiations et des produits endommagés. En particulier, les surveillants régionaux des vétérinaires devraient être tenus d’approuver tous les rajustements de stocks, y compris les biens endommagés, les écarts dans le dénombrement et les produits périmés non retournés contre un crédit. 12.33 Toutes les régions devraient être mises au courant de la directive écrite du ministère. Réponse du ministère 12.34 La directive sur la distribution des produits pharmaceutiques, les lignes directrices sur les stocks et le protocole d’inventaire qui sont en vigueur seront élargis au besoin pour donner suite àvos recommandations. Par exemple, une ligne pour la signature du surveillant régional des vétérinaires sera ajoutée au formulaire de crédit pour faire en sorte qu’il approuve toutes les radiations. De plus, les lignes directrices expliciteront la directive actuelle qui limite au personnel vétérinaire l’accès aux stocks de produits pharmaceutiques vétérinaires. Ces ajouts à la directive seront apportés d’ici le 30 septembre 2001. 12.35 La nouvelle directive élargie sera examinée par l’ensemble du personnel des services vétérinaires pour qu’il prenne connaissance des ajouts à la directive et pour assurer la conformité à la directive. [Traduction.] Assurer des contrôles suffisants pour la protection des stocks vétérinaires 12.36 Le ministère conserve des stocks vétérinaires dans chaque bureau régional. Ces bureaux régionaux sont approvisionnés par le magasin du bureau central, ce qui donne lieu à de fréquents transferts de stocks entre les bureaux. Il s’ensuit que des contrôles internes solides s’imposent afin de protéger les stocks à chaque endroit. 12.37 Nous avons examiné en détail les contrôles matériels aux trois bureaux régionaux et au magasin du bureau central. À chaque endroit, les stocks étaient correctement entreposés et sous clé. Les médicaments réglementés étaient correctement mis à part et sous clé, conformément à la Loi réglementant certaines drogues et autres substances du gouvernement fédéral. 12.38 Les procédures de dénombrement et de rapprochement de fin d’exercice ont fait l’objet de discussions avec le personnel de chaque endroit. Bien qu’elles varient d’une région à l’autre, nous sommes d’avis que les procédures sont suffisantes, étant donné les différents niveaux d’inventaire. 12.39 Une faiblesse importante concerne l’approbation des radiations de stocks pour les produits endommagés ou périmés. À l’heure actuelle, le personnel du magasin central approuve les radiations régionales de stocks sur la base d’une conversation téléphonique avec le personnel régional. Le contrôle serait plus efficace si les surveillants régionaux des vétérinaires devaient approuver toute radiation de stocks dans leur région, puisqu’ils sont mieux en mesure d’évaluer la validité de la demande. Recommandation 12.40 Les surveillants régionaux des vétérinaires devraient être officiellement chargés de l’examen et de l’approbation de toute radiation de stocks. Réponse du ministère 12.41 À l’heure actuelle, seuls les produits endommagés sont signalés par téléphone ou par courriel. D’ici le 30 septembre 2001, un formulaire de rapport uniforme sera élaboré pour les produits endommagés. Le surveillant régional des vétérinaires se chargera de l’approbation des radiations qui résultent de dommages. Une ligne pour la signature du surveillant régional des vétérinaires sera ajoutée au formulaire actuel de crédit pour médicaments périmés de façon à ce que le surveillant approuve toute radiation avant le renvoi des médicaments à l’entrepôt central. [Traduction.] Comptes débiteurs Pertinence de la directive en matière d’établissement des tarifs 12.42 Dans le cadre de nos procédés, nous avons examiné les directives du ministère en matière d’établissement des tarifs. Le ministère a terminé la révision de la directive sur l’établissement des tarifs à la fin de 1999 et attendait l’approbation du Conseil de gestion avant d’instaurer les nouveaux tarifs. Nous avons constaté que les tarifs proposés et en vigueur utilisés par le personnel du ministère sont très détaillés et devraient fournir suffisamment de renseignements pour permettre d’établir des factures exactes dans chaque programme. 12.43 Nous avons toutefois noté un manque de clarté dans les directives qui sous-tendent l’établissement des tarifs à exiger. En discutant avec le personnel du ministère, nous avons compris que les directives sur l’établissement des tarifs sont fondées sur un certain nombre de facteurs, et pas uniquement sur un pourcentage de récupération des coûts directs. Ainsi, le ministère subventionne fortement les tarifs de certaines analyses d’aliments pour inciter les producteurs à augmenter le nombre d’aliments analysés. Ces analyses assurent aussi bien la sécurité du public qui consomme les produits que l’avenir à long terme de l’industrie, qui compte largement sur sa réputation de qualité pour développer les marchés d’exportation. Les prix des autres services sont fondés sur des facteurs tels que la récupération du plein coût du service, y compris les coûts directs et les coûts indirects comme les frais généraux et les frais d’administration, la comparaison avec les tarifs exigés dans d’autres provinces ou la capacité de l’industrie de payer. 12.44 Tandis que la prise en compte de tous ces facteurs a son importance dans l’élaboration d’une directive sur l’établissement des tarifs, nous sommes d’avis que la justification des tarifs en vigueur a aussi beaucoup d’importance. Si certains genres de services ou de programmes sont fortement subventionnés alors que d’autres visent une pleine récupération des coûts, nous croyons que le ministère devrait en informer le public et aussi faire connaître le montant et la justification de la subvention. À l’heure actuelle, les rapports publiés par le ministère ne fournissent pas ce genre d’information. Recommandation 12.45 Le ministère devrait fournir au public de l’information de meilleure qualité sur les directives concernant l’établissement des tarifs, les coûts, la récupération et les avantages de chaque genre de service ou de programme pour lequel un droit est exigé. Les coûts devraient inclure à la fois les coûts directs comme les traitements et le matériel et les coûts indirects comme les frais généraux et autres frais administratifs qui découlent de la prestation du programme. Réponse du ministère 12.46 Le ministère a comme objectif de passer à un niveau plus élevé de récupération des coûts pour les services tels que les services de médecine vétérinaire et les services du laboratoire agricole, ainsi que pour la production de produits agricoles comme les plantules de pommes de terre et les pommes de terre de semence. Par son rapport annuel, le ministère s’efforcera de fournir au secteur agricole et au public des directives plus détaillées sur l’établissement des tarifs et de l’information financière sur le rapport coûts-avantages, comme il est recommandé. [Traduction.] Assurer des contrôles suffisants pour la protection des comptes débiteurs 12.47 Le Manuel d’administration de la province offre de nombreux conseils au sujet des éléments qu’exige un environnement de contrôle efficace pour les comptes débiteurs. Nous avons examiné les nombreuses lignes directrices et constaté que, de façon générale, le ministère s’y conforme. 12.48 Toutefois, l’incapacité de garantir que les services vétérinaires fournis sont tous facturés constitue une faiblesse importante. Il n’y a aucun contrôle efficace en place pour vérifier si tout le temps passé par un vétérinaire chez un client est facturé. Le ministère se fie entièrement sur les vétérinaires pour facturer correctement le temps consacré aux visites. Un contrôle possible serait d’exiger des vétérinaires qu’ils ventilent en détail leur emploi du temps (temps imputable, temps de déplacement, activités éducatives, etc.) dans le système de comptabilité du temps. Les feuilles de comptabilité du temps pourraient ensuite être comparées aux recettes pour vérifier si chaque vétérinaire facture son temps. Puis, les gestionnaires de programmes pourraient examiner les feuilles de comptabilité du temps pour s’assurer que le temps facturé est approprié. Une telle approche aurait l’avantage accru de montrer le temps consacré aux activités éducatives et aux autres activités non imputables, ce qui serait utile à la direction aux fins de prise de décisions. Un autre contrôle pourrait être la mise en œuvre d’un système d’incitations qui encourage les vétérinaires à facturer la totalité du temps imputable. Recommandation 12.49 Le ministère devrait instaurer de nouveaux contrôles pour s’assurer que la totalité du temps imputable est facturée. Réponse du ministère 12.50 La question de la facturation de la totalité du temps imputable a été traitée en même temps que l’instauration de nouveaux honoraires de vétérinaire le 1er janvier 2001. Selon les nouveaux règlements concernant les honoraires, tous les services doivent être facturés, les seules exceptions étant les trois situations suivantes. Ne sont pas facturés les inspections effectuées en vertu du programme provincial d’inspection des viandes en faveur de la santé publique, les enquêtes sur les cas de bien- être du gros bétail à l’appui de la Société protectrice des animaux et, enfin, les cas relatifs aux maladies à déclaration obligatoire auprès de la province ou du pays comme la LTI de la volaille ou la rage. [Traduction.] Ministère de l’Environnement et des Gouvernements locaux 12.51 Dans le cadre de notre vérification des états financiers de la province pour l’exercice terminé le 31 mars 2001, notre bureau a examiné le mécanisme d’établissement de la subvention inconditionnelle et de l’impôt foncier des districts de services locaux (DSL). Nous avons également examiné les méthodes et les systèmes utilisés pour consigner les dépenses des DSL. Achat de marchandises 12.52 Dans la mesure du possible, des personnes différentes devraient commander les marchandises, recevoir les marchandises et autoriser le paiement des marchandises. Dans le bureau du représentant des services municipaux (RSM) retenu comme échantillon, on nous a dit que, dans certains cas, le représentant assume les trois fonctions. L’absence de séparation entre ces fonctions accroît la possibilité d’erreur, de vol et de fraude. Le personnel du ministère nous a dit qu’il est impossible de mettre en place des contrôles plus serrés sur les fonctions d’achat en raison du nombre limité d’employés. À notre avis, dans la plupart des cas, il s’agit simplement d’exiger de la documentation écrite de la personne du DSL (p.ex. le chef du service d’incendie) qui fait la demande d’achat. Recommandation 12.53 Les représentants des services municipaux devraient exiger des personnes des DSL qu’elles fassent leurs demandes d’achat par écrit. Réponse du ministère 12.54 Nous admettons que la séparation des fonctions est un important aspect des contrôles internes sur les dépenses et, à ce titre, nous demanderons à nos représentants des services municipaux de s’assurer, dans la mesure du possible, que les demandes d’achat sont documentées. [Traduction.] Rapprochements 12.55 Les bureaux des RSM tiennent un grand livre des dépenses de chaque région de DSL. Ce grand livre doit faire l’objet d’un rapprochement mensuel avec le système de comptabilité financière de la province pour assurer l’intégralité des dépenses. À l’heure actuelle, il incombe à chaque bureau de RSM de veiller à ce que des rapprochements soient effectués en temps opportun et avec exactitude. Le bureau central ne s’assure pas que ces rapprochements sont faits. 12.56 Dans le bureau de RSM retenu comme échantillon, nous avons noté que les méthodes de rapprochement entre les deux systèmes n’étaient pas correctes. Le RSM a admis que la méthode utilisée augmentait le risque que des écritures de journal interministérielles ne soient pas consignées dans le grand livre. Le défaut de consigner une écriture interministérielle dans le grand livre du bureau du RSM entraîne une erreur dans le chiffre enregistré comme excédent ou déficit de fin d’exercice du DSL. L’exactitude de l’excédent ou du déficit est essentielle, car c’est sur ce montant que sont fondés le montant de la subvention inconditionnelle et le taux d’impôt foncier pour la région du DSL. Recommandations 12.57 Pour assurer l’intégralité des dépenses des DSL, les représentants des services municipaux devraient surveiller les coûts continus des autres ministères pour aider à faire en sorte que les dépenses soient consignées. Les RSM devraient rappeler aux ministères que, s’il y a des écritures à faire, les coûts doivent être transférés aux DSL. 12.58 Le bureau central du ministère devrait montrer aux RSM comment correctement faire un rapprochement mensuel. Le RSM devrait, pour chaque DSL, rapprocher le montant total des dépenses consignées dans le système de comptabilité financière de la province et le montant total consigné dans le grand livre du RSM. Tous les éléments de rapprochement devraient être énumérés et examinés. Réponse du ministère 12.59 Nous admettons que les rapprochements avec le système de comptabilité financière assurent l’exactitude et l’intégrité des inscriptions de dépenses et de recettes. Nous élaborerons donc des directives pour faciliter le rapprochement des systèmes dont se servent actuellement les représentants des services municipaux avec le système de comptabilité financière de la province. [Traduction.] Ministère des Finances Examen de l’application Oracle pour comptes débiteurs 12.60 En avril 1999, le ministère des Finances a mis en œuvre un nouveau système pour comptes débiteurs, le système Oracle pour comptes débiteurs. L’application remplace l’ancien système de taxes à la consommation, qui n’était pas conforme au passage à l’an 2000. Après avoir examiné différentes possibilités de système et sur la base d’informations fournies par le Bureau du contrôleur, le ministère a décidé de mettre en œuvre l’application Oracle pour comptes débiteurs. En raison d’un retard dans la prise de décision et l’approbation d’un nouveau système, le calendrier de mise en œuvre d’Oracle pour comptes débiteurs s’est avéré relativement court, soit trois mois environ. 12.61 Notre bureau a décidé d’examiner Oracle pour comptes débiteurs pour deux raisons. Premièrement, le plan à long terme de notre bureau prévoit l’examen de tous les systèmes informatiques essentiels du gouvernement provincial. Notre examen de ces systèmes essentiels sert à appuyer notre opinion de vérificateur sur les états financiers de la province. Nous avons déterminé qu’Oracle pour comptes débiteurs est un système essentiel en raison de l’ampleur des sommes traitées, qui se chiffrent à 281 millions de dollars. Deuxièmement, Oracle pour comptes débiteurs étant relativement nouveau, nous croyons que notre examen pourrait aider le ministère à repérer des secteurs susceptibles d’être améliorés. 12.62 Notre examen a eu lieu en deux parties. La première partie visait à documenter l’application Oracle pour comptes débiteurs. À partir de cette documentation, nous avons déterminé les contrôles clés de l’application et effectué des essais pour nous assurer que les contrôles fonctionnaient tels que décrits. La seconde partie de l’affectation a consisté à examiner l’environnement informatique dans lequel fonctionne l’application Oracle pour comptes débiteurs. Conclusion globale 12.63 En service depuis plus de deux ans, l’application Oracle pour comptes débiteurs a pu être mise en œuvre dans un délai relativement court. Vu la mise en œuvre rapide de l’application, un certain nombre de procédés et de procédures semblent avoir évolué au cours de cette période. À notre avis, il serait bon que le ministère examine ces procédés et procédures pour s’assurer qu’ils sont pertinents et constituent la façon la plus efficace d’utiliser l’application. 12.64 Au cours de notre vérification, nous avons repéré les secteurs susceptibles d’améliorations qui suivent. À notre avis, le ministère devrait examiner : • les rapprochements comptables entre Oracle pour comptes débiteurs et les comptes du grand livre de la province; • les responsabilités de système attribuées aux utilisateurs actuels, pour chercher à déterminer si les responsabilités sont appropriées et à éliminer celles qui sont en conflit; • la méthode de détermination et d’approbation de l’accès au système; • la nécessité d’une directive concernant l’accès des utilisateurs; • la nécessité de donner au personnel clé du système une formation sur le système. Examen des contrôles de l’application Améliorations nécessaires dans le rapprochement d’Oracle pour comptes débiteurs et d’Oracle pour grand livre 12.65 L’un des contrôles clés que nous avons déterminés au cours de notre examen du système est le rapprochement entre le livre auxiliaire d’Oracle pour comptes débiteurs et Oracle pour grand livre. Ce rapprochement est important parce qu’il permet de s’assurer que le grand livre est mis à jour correctement et qu’il est un reflet exact des soldes des comptes sous-jacents. La réalisation de ce rapprochement de façon régulière est particulièrement importante dans le cas d’Oracle pour comptes débiteurs, puisqu’il s’agit d’une application assez nouvelle, ce qui accroît la probabilité d’erreurs dans le processus de mise à jour. Dans nos discussions avec le Bureau du contrôleur et le personnel du ministère, nous avons appris que ce rapprochement devrait être effectué aux trimestres. 12.66 Au moment de notre vérification, les rapprochements mentionnés n’avaient pas tous été effectués. Nous avons aussi constaté que les rapprochements préparés étaient confus et, dans certains cas, incorrects. Par exemple, le premier rapprochement que nous avons examiné était un simple sommaire des écritures comptabilisées dans le grand journal, au lieu d’un rapprochement des deux systèmes. Recommandation 12.67 Nous avons recommandé que le ministère examine et simplifie la présentation du rapprochement d’Oracle pour comptes débiteurs et d’Oracle pour grand livre. Ce rapprochement devrait être documenté et effectué aux trimestres. Il faudra réviser ce rapprochement de façon périodique pour assurer son exactitude et son à-propos. Réponse du ministère 12.68 Le ministère est d’accord avec la recommandation, et des mesures seront prises pour améliorer la présentation d’information et mettre en place les contrôles internes qui conviennent. [Traduction.] Examen des contrôles de l’environnement informatique Les responsabilités attribuées aux utilisateurs devraient être examinées 12.69 Au cours de notre vérification, nous avons examiné les responsabilités des utilisateurs pour déterminer si certaines étaient incompatibles. Nous avons découvert deux utilisateurs qui semblaient avoir des responsabilités incompatibles. 12.70 Au cours de notre examen des responsabilités des utilisateurs, nous avons également découvert 11 utilisateurs ayant un accès complet au système. Ces personnes avaient la capacité d’entrer dans le système, sans intervention d’un autre utilisateur, des opérations, des rentrées de fonds, des redressements, etc. On nous a informés que seuls les gestionnaires avaient un tel niveau d’accès. Cependant, seulement 3 de ces 11 utilisateurs étaient des gestionnaires. Il est peut-être nécessaire d’avoir un nombre aussi élevé d’utilisateurs ayant un accès complet au système, mais nous sommes d’avis que le ministère devrait examiner la liste et s’assurer que ce niveau d’accès est approprié dans toutes les circonstances. Recommandations 12.71 Nous avons recommandé que le ministère examine les responsabilités actuellement attribuées aux utilisateurs pour s’assurer que le niveau d’accès autorisé est approprié et que les responsabilités ne sont pas incompatibles. 12.72 Le ministère devrait examiner le cas des 11 utilisateurs qui ont reçu un accès complet au système pour s’assurer qu’un tel niveau d’accès est approprié dans toutes les circonstances. Réponse du ministère 12.73 À la suite de la vérification, le gestionnaire du système a dressé une liste des niveaux d’accès et des membres du personnel en fonction de leur niveau, et les rôles potentiellement contradictoires ont été cernés. 12.74 Le ministère examinera le cas des 11 utilisateurs qui ont reçu un accès complet au système pour s’assurer que ce niveau d’accès demeure nécessaire. [Traduction.] Améliorations requises dans l’attribution, le changement et la suppression de l’accès au système 12.75 Grâce à notre examen du manuel d’utilisation du ministère de l’application Oracle Financials et à nos discussions avec le personnel du ministère, nous avons pu constater avec satisfaction que le ministère a établi par écrit un processus d’attribution de l’accès au système, selon lequel l’utilisateur doit remplir un formulaire de demande d’accès à l’application Oracle Financials pour comptes débiteurs, qui est signé et approuvé par le gestionnaire de l’utilisateur et par le directeur ou le gestionnaire du système. 12.76 Dans le cadre de notre examen des systèmes, nous avons retenu un échantillon de 10 utilisateurs pour nous assurer que les bonnes procédures avaient été suivies pour accorder l’accès à ces utilisateurs. Dans notre échantillon, 8 des 10 utilisateurs n’avaient pas de formulaire de demande d’accès original à leur dossier. De plus, deux des formulaires de demande versés au dossier ne portaient pas l’autorisation d’un membre du personnel approprié du ministère. 12.77 Au cours de notre examen, nous avons constaté que le formulaire de demande d’accès à l’application Oracle Financials pour comptes débiteurs sert aussi à modifier le niveau d’accès des utilisateurs. S’il est utilisé à cette fin, le formulaire est très mêlant, et il devient difficile de déterminer si des responsabilités sont ajoutées ou supprimées. Cette confusion pourrait faire que l’administrateur de système attribue par inadvertance des responsabilités incompatibles à un utilisateur. 12.78 À partir de nos discussions avec le personnel du ministère, nous avons aussi découvert qu’il n’y a aucun processus officiel pour supprimer l’accès d’un utilisateur au système. Recommandation 12.79 Nous avons recommandé que le ministère veille à ce que toutes les demandes d’accès des utilisateurs suivent les procédures écrites établies par le ministère. Le ministère devrait aussi examiner et modifier le formulaire de demande d’accès à l’application Oracle Financials pour comptes débiteurs pour le rendre plus facile à remplir dans le cas de modifications visant le niveau d’accès d’un utilisateur. Le ministère devrait en plusétablir et documenter les procédures visant à mettre fin à l’accès au système d’un utilisateur. Réponse du ministère 12.80 Le ministère est d’accord pour veiller à ce que toutes les demandes d’accès des utilisateurs suivent les procédures écrites. Le formulaire actuel de demande d’accès permet d’ajouter des utilisateurs et de changer leur niveau d’accès, mais non de supprimer l’accès d’un utilisateur. Le formulaire sera modifié de façon à permettre de supprimer l’accès d’utilisateurs. La division collaborera avec la Direction des services informatiques et technologiques du ministère pour mettre en œuvre un processus opportun pour mettre fin à l’accès. [Traduction.] Nécessité d’une directive concernant l’accès des utilisateurs à l’application Oracle pour comptes débiteurs 12.81 Notre examen nous a révélé que le ministère n’a pas de directive concernant l’accès des utilisateurs à l’application Oracle pour comptes débiteurs. Une directive concernant l’accès des utilisateurs fournit des conseils sur : • le processus à suivre pour accorder l’accès au système à de nouveaux utilisateurs, modifier le niveau d’accès d’un utilisateur et mettre fin à l’accès au système d’un utilisateur; • les procédures à suivre pour demander la création d’une nouvelle responsabilité relative au système; • le but de chaque responsabilité et des indications sur les responsabilités incompatibles; • les critères à prendre en considération dans la détermination du niveau d’accès au système d’un utilisateur – par exemple, quelles responsabilités devraient être affectées aux employés des différents paliers et divisions du ministère. 12.82 La directive devrait aussi préciser le rôle du ministère des Finances et le rôle du Bureau du contrôleur dans la création, l’attribution et la suppression des responsabilités et des utilisateurs. Recommandation 12.83 Nous avons recommandé que le ministère élabore une directive concernant l’accès des utilisateurs à l’application Oracle pour comptes débiteurs. Réponse du ministère 12.84 Bien que le ministère ait en vigueur un document qui établit comment demander l’accès au système ainsi que le processus d’approbation, nous sommes d’accord avec la nécessité d’élargir le document pour inclure les éléments additionnels qui ont été soulignés. [Traduction.] Nécessité d’une formation Oracle plus poussée 12.85 À la lumière de nos discussions avec le personnel et des observations que nous avons faites au cours de notre examen, nous sommes d’avis qu’une bonne partie du personnel du ministère profiterait d’une formation plus poussée sur l’utilisation de l’application Oracle. Nous reconnaissons que le ministère a donné une certaine formation aux utilisateurs, mais nous croyons qu’une formation plus poussée est maintenant indiquée. Nos observations nous ont révélé que deux genres de formation sont nécessaires : une formation générale à l’intention du personnel et de la direction, et une formation plus détaillée et plus technique pour le gestionnaire du système. 12.86 Nous avons remarqué trois domaines principaux sur lesquels la formation du personnel et de la direction pourrait porter. 1. Fonctionnalité du système. Le système offre des fonctions que peu d’utilisateurs connaissent; il est peut-être possible d’améliorer l’efficience des opérations. 2. Personnalisations possibles du système. Maintenant que le personnel se sert du système depuis un certain temps, il serait en mesure de déterminer les domaines où une personnalisation du système serait profitable. Une séance de formation avec un consultant fournirait l’occasion au personnel de déterminer s’il y a des moyens de simplifier les procédures et ainsi d’accroître l’efficience. Durant notre examen, des membres du personnel ont mentionné des domaines pour lesquels d’autres personnalisations du système seraient utiles. 3. Préciser la différence entre Oracle pour comptes débiteurs et Oracle pour grand livre et comment les deux modules sont interreliés. Le sujet peut sembler fondamental, mais il est nécessaire pour acquérir une compréhension globale du fonctionnement du système. Recommandation 12.87 Nous avons recommandé que le ministère donne une formation plus poussée à la direction et au personnel au sujet de l’utilisation de l’application Oracle pour comptes débiteurs. Nous avons aussi recommandé que le gestionnaire de système reçoive une formation plus détaillée et plus avancée sur l’utilisation du logiciel. Réponse du ministère 12.88 Avant la vérification, le ministère avait rencontré le Bureau du contrôleur et établi la nécessité de mettre son manuel d’utilisation à jour et de donner une formation plus poussée au personnel. Les discussions avaient porté sur la meilleure façon d’aborder la formation. Le ministère est déterminé à assurer une formation plus poussée à son personnel, y compris une formation avancée pour le gestionnaire du système. La direction assurera le suivi auprès du Bureau du contrôleur afin d’officialiser notre plan de formation. [Traduction.] Réseau de formation à distance du Nouveau- Brunswick Inc. 12.89 Le Réseau de formation à distance du Nouveau-Brunswick Inc. a été constitué en 1994 en vertu de la Loi sur les compagnies à titre d’entité à but non lucratif. Depuis son instauration, le Réseau de formation à distance a accumulé des dépenses d’environ 4 288 000 $. De ce montant, environ 1 372 000 $ sont allés à des projets de TéléÉducation et 2 916 000 $, à des initiatives d’accès communautaire. Les projets de TéléÉducation ont trait au programme TéléÉducation NB du ministère, dont le mandat est d’assurer « un accès à l’éducation à la population du Nouveau-Brunswick en faisant la promotion de la formation à distance et en offrant un soutien aux formateurs, concepteurs de cours et apprenants à tous les paliers ». Les initiatives d’accès communautaire visent à créer des centres d’accès communautaire viables dans les régions rurales du Nouveau-Brunswick. 12.90 Notre travail a principalement porté sur la relation entre le Réseau de formation à distance et les dépenses au titre de TéléÉducation, et le programme TéléÉducation NB du ministère de l’Éducation. Notre travail sur le volet de l’accès communautaire du Réseau de formation à distance, qui est relié au programme NB Branché du ministère, a été minime. Notre travail de vérification visait plutôt à mieux comprendre le programme TéléÉducation et le Réseau de formation à distance dans le but de déterminer si le Réseau de formation à distance devrait faire partie de l’entité comptable du gouvernement. Le Réseau de formation à distance devrait-il être compris dans l’entité comptable du gouvernement? 12.91 Le Conseil sur la comptabilité dans le secteur public (CCSP) de l’Institut des Comptables Agréés du Canada établit des lignes directrices comptables à l’intention des gouvernements du Canada. La recommandation PS 1300.07 sur la comptabilité dans le secteur public énonce ce qui suit : « Le périmètre comptable d’un gouvernement doit englober les organismes qui ont l’obligation de rendre compte de la gestion de leurs opérations et ressources financières soit à un ministre, soit directement à l’assemblée législative ou, dans le cas d’une administration locale, au conseil, et qui appartiennent au gouvernement ou sont sous son contrôle ». 12.92 Nos constatations montrent que le Réseau de formation à distance a l’obligation de rendre des comptes au ministre de l’Éducation et est sous son contrôle par l’entremise du programme TéléÉducation du ministère. La principale raison pour laquelle nous arrivons à une telle conclusion sur le contrôle et l’obligation de rendre compte est le fait que les administrateurs et les membres du Réseau de formation à distance sont uniquement composés de hauts fonctionnaires. Ces hauts fonctionnaires agissent sous la direction de ministres du gouvernement et leur rendent des comptes. Bien que le conseil ait le droit de nommer de nouveaux administrateurs, le fait que les administrateurs doivent être des hauts fonctionnaires donne au gouvernement le contrôle de l’entité. 12.93 Étant donné sa petite taille par rapport à l’entité comptable globale de la province, nous sommes d’avis que le Réseau de formation à distance devrait être compris dans les états financiers de la province et mentionné dans la note 1. 12.94 Étant donné notre conclusion au sujet de l’inclusion du Réseau de formation à distance dans l’entité comptable du gouvernement, nous avons porté notre attention sur les répercussions d’une telle inclusion pour le réseau quant aux exigences en matière de rapport et de fonctionnement. Obligation de rendre compte 12.95 Tout au long de notre vérification, des questions importantes ont été soulevées, par exemple qui doit rendre des comptes à qui, quand et pour quoi. Bon nombre des questions viennent de l’absence d’une séparation officielle entre les activités du Réseau de formation à distance et le programme TéléÉducation du ministère. D’après ce que nous comprenons, le Réseau de formation à distance a été établi surtout pour avoir accès à des fonds du gouvernement fédéral auxquels la province n’aurait pas eu accès autrement, et ce afin de poursuivre les objectifs du programme TéléÉducation du ministère. Bien que le Réseau de formation à distance soit une entité juridique distincte ayant son propre compte bancaire, il n’a pas de buts et objectifs ni de mesures du rendement par écrit qui lui sont propres. Il n’a pas non plus de personnel, puisqu’il compte sur le personnel du programme TéléÉducation pour ses besoins administratifs. À l’heure actuelle, le Réseau de formation à distance ne fait pas rapport publiquement sur ses activités. 12.96 Étant donné les liens étroits entre le programme TéléÉducation et le Réseau de formation à distance, en particulier la direction commune, il est facile de voir comment le réseau peut être perçu comme un élément du programme TéléÉducation. Cependant, nous sommes d’avis que, si le gouvernement estime qu’une entité constituée distincte est nécessaire et justifiée pour accomplir le travail qui ne peut être fait autrement dans le cadre des programmes existants du ministère, alors l’entité a un but distinct, séparé du programme du ministère. Il s’ensuit que, à notre avis, le Réseau de formation à distance devrait être considéré comme une entité distincte du programme TéléÉducation NB et évalué en conséquence. Le Réseau de formation à distance doit-il rendre des comptes publiquement? 12.97 La préparation de rapports annuels et la comparution devant les comités de l’Assemblée législative, notamment le Comité des corporations de la Couronne, sont les principales avenues par lesquelles les entreprises du gouvernement rendent des comptes à la population du Nouveau-Brunswick. Le Réseau de formation à distance ne publie pas de rapport annuel et ne fait rapport à aucun comité de l’Assemblée législative. 12.98 Nous avons constaté que le rapport annuel du ministère discute convenablement du mandat, des objectifs et des résultats du programme TéléÉducation NB, mais il ne mentionne pas le Réseau de formation à distance, de quoi il s’agit ni comment il a aidé le programme TéléÉducation NB à réaliser son mandat. De plus, le rapport annuel du ministère n’inclut pas le total des dépenses du Réseau de formation à distance (seulement les fonds versés au Réseau de formation à distance) ni les rentrées de fonds qui contribuent à l’atteinte des buts et objectifs du programme TéléÉducation. 12.99 En conséquence, nous sommes d’avis que l’information mise à la disposition de l’Assemblée législative ne suffit pas pour tenir le Réseau de formation à distance responsable publiquement. Nous croyons que le Réseau de formation à distance devrait faire rapport publiquement, d’une manière semblable aux autres organismes de la Couronne, et donc se conformer à la directive sur les rapports annuels du gouvernement. Recommandation 12.100 Nous avons recommandé que le Réseau de formation à distance prépare un rapport annuel, conformément à la directive sur les rapports annuels du gouvernement. Réponse du ministère 12.101 RFDNB Inc. sera inclus dans le rapport annuel du Ministère. La petite taille de cette entité ne justifie pas le dépôt d’un rapport à l’Assemblée législative selon la méthode qui s’applique aux autres sociétés de la Couronne. Qualité de l’information financière connue 12.102 En ce qui concerne l’information financière visant l’élément TéléÉducation du Réseau de formation à distance, on nous a fourni une feuille de calcul montrant toutes les dépenses et rentrées de fonds depuis la constitution du réseau. Bien sûr, cette feuille de calcul permet de déterminer les montants bruts reçus et dépensés et la somme qui reste dans le compte bancaire, mais nous sommes d’avis qu’elle ne fournit pas au conseil d’administration ni au ministère l’information dont ils auraient besoin pour tenir le Réseau de formation à distance responsable sur le plan financier ou opérationnel. 12.103 Voici quelques questions auxquelles nous aurions souhaité trouver réponse dans l’information financière. À combien se sont élevées les dépenses pour des achats de biens d’équipement? Combien a été dépensé pour les déplacements? À combien s’élèvent les frais de bureau et d’administration? À combien se chiffrent les sommes reçues du gouvernement fédéral? De l’APECA? Voilà des questions importantes pour la direction, et nous croyons que le ministère devrait poser ce genre de questions pour être en mesure de tenir le Réseau de formation à distance adéquatement responsable de ses activités. Avec la préparation d’états financiers annuels, ce genre d’information financière serait facile à obtenir. Recommandation 12.104 Nous avons recommandé que des états financiers annuels soient préparés. 12.105 Par le passé, un représentant du groupe des finances du ministère effectuait un examen interne des dépenses de TéléÉducation au Réseau de formation à distance. Cette personne examinait les paiements versés par, et parfois à ses collègues. Dans un tel cas, l’indépendance de cette personne n’est pas suffisante pour faire un examen impartial des dépenses du Réseau de formation à distance. La vérification des états financiers annuels du Réseau de formation à distance par un vérificateur indépendant améliorerait grandement la fiabilité de l’information financière qui est publiée. Recommandation 12.106 D’après ce que nous comprenons, le ministère a nommé un cabinet de vérificateurs externe pour mener une vérification du Réseau de formation à distance depuis sa création. Nous avons recommandé que le ministère s’assure qu’une vérification indépendante est effectuée et que les résultats de la vérification sont rendus publics. Réponse du ministère 12.107 Un vérificateur externe a été embauché en avril 2001 afin d’effectuer une vérification de RFDNB Inc. pour toute la période de son existence. À l’avenir, une vérification financière sera effectuée chaque année. Respect des directives du gouvernement 12.108 Comme il s’agit d’une entité du gouvernement établie en premier lieu pour accéder à des fonds fédéraux supplémentaires, nous croyons que le Réseau de formation à distance devrait se conformer à toutes les directives du gouvernement. Nous avons relevé deux directives en particulier auxquelles le Réseau de formation à distance ne se conformait pas. La première est la directive du gouvernement concernant la protection des biens mobiliers. La deuxième est la directive du gouvernement sur les achats. Directive concernant la protection des biens mobiliers 12.109 Il nous a été difficile de déterminer quels genres de biens exactement appartenaient au Réseau de formation à distance ou étaient sous son contrôle ainsi que la valeur de ces biens en raison de l’absence d’information financière. Depuis 1994, des dizaines de milliers de dollars ont été dépensés pour du matériel informatique et l’élaboration de logiciels, mais nous n’avons pas pu obtenir une liste des biens appartenant au Réseau de formation à distance. Recommandation 12.110 Les directives du gouvernement offrent des conseils précis sur la tenue de registres, les mesures de protection physique et les méthodes de rapprochement en ce qui concerne les biens mobiliers. Ces directives cherchent à faire en sorte que les biens qui appartiennent au gouvernement ou qui sont sous son contrôle font l’objet d’une gestion et d’une protection adéquates. Nous avons recommandé que le Réseau de formation à distance suive les lignes directrices du gouvernement pour assurer une gestion et une protection adéquates des biens mobiliers. Réponse du ministère 12.111 Un inventaire de l’actif appartenant à RFDNB Inc. sera dressé et tenu conformément aux lignes directrices. Directive sur les achats Recommandation 12.112 On nous a informés que, bien qu’il ne soit pas tenu de suivre la Loi sur les achats publics de la province et autres lignes directrices du gouvernement en matière d’appels d’offres, le Réseau de formation à distance a l’habitude de s’y conformer. Le personnel nous a dit que des exceptions sont faites dans les cas où une souplesse accrue est nécessaire dans la passation du contrat ou si des contraintes de temps entrent en jeu. Nous sommes d’avis que la Loi sur les achats publics contient des dispositions qui permettent de composer avec les situations exigeant la prise de mesures rapides ou plus de souplesse. Comme le gouvernement contrôle le Réseau de formation à distance, nous croyons que le réseau devrait respecter la Loi sur les achats publics. Nous avons recommandé que le Réseau de formation à distance mette en œuvre une directive pour exiger le respect des lignes directrices de la Loi sur les achats publics et de ses règlements. Si la directive n’est pas suivie, les raisons de ce non-respect devraient être consignées par écrit et approuvées par le conseil d’administration. Réponse du ministère 12.113 Nous avons discuté de la conformité à la Loi sur les achats publics avec certains membres du conseil d’administration. Ils ont accepté d’officialiser le procédé actuel. Le conseil adoptera une directive formelle obligeant RFDNB Inc. à suivre la Loi sur les achats publics et son règlement. Si la politique n’est pas suivie, les raisons précises devront en être fournies et ensuite approuvées par le conseil d’administration. Limite de nos procédés de vérification 12.114 Comme il est indiqué précédemment, le ministère a retenu les services d’un vérificateur indépendant pour examiner les états financiers du Réseau de formation à distance. De plus, nous croyons comprendre que le Bureau du contrôleur entreprendra une vérification des dépenses et des contrats du Réseau de formation à distance. En conséquence, nous n’avons pas fait un examen particulier des dépenses engagées ou des contrats passés par le Réseau de formation à distance. Notre travail a porté sur les directives, les procédures, les rapports financiers et autres documents que la direction nous a fournis.Nous n’avons pas tenté de vérifier l’exactitude de l’information financière ni de mettre à l’essai les contrôles financiers en place. Nous avons l’intention d’examiner les résultats des autres vérifications avant de prendre une décision sur la réalisation de travaux dans ces domaines. Pertes par suite de fraude, de faute ou d’erreur 12.115 Le paragraphe 13(2) de la Loi sur le vérificateur général exige que nous fassions rapport à l’Assemblée législative de tous les cas de pertes ou d’insuffisances importantes par suite de fraude, de faute ou d’erreur d’une personne. 12.116 Au cours de notre travail de vérification, nous avons découvert les pertes importantes qui suivent. Notre travail ne vise pas à repérer tous les cas possibles de pertes; il ne serait donc pas indiqué de conclure que toutes les pertes ont été repérées. Ministère de l’Éducation Matériel, argent et fournitures manquants dans différents districts scolaires 28 051 $ Ministère de l’Environnement et des Gouvernements locaux Matériel manquant 3 318 $ Ministère des Services familiaux et communautaires Chèques encaissés par des personnes non admissibles à recevoir des fonds 45 352 $ Ministère de la Santé et du Mieux-être Perte de matériel et d’argent, et demandes de paiement de service d’Assurance-maladie inadmissibles 9 213 $ Irrégularités dans les documents financiers de la Corporation hospitalière de la Région 7 (sous enquête – le montant reste à déterminer) Ministère de la Formation et du Développement d’emploi Matériel et fournitures manquants dans différents collèges communautaires 76 100 $ Ministère des Transports Perte de matériel 20 340 $ 12.117 Ne sont pas compris dans les pertes signalées par notre bureau les incidents d’introduction par effraction, les incendies et le vandalisme. 12.118 Le gouvernement provincial fait rapport dans le volume 2 des Comptes publics du montant des pertes au chapitre des biens corporels publics (autres que celles attribuables à des pénuries de stock). 12.119 En 2001, le gouvernement provincial a signalé des pertes de 194 802 $ au chapitre des biens corporels publics, comparativement à 218 888 $ en 2000.