Contexte 10.1 L’Assemblée législative approuve le budget qui établit les plans financiers du gouvernement. Les fonctions confiées à notre bureau exigent que nous vérifiions les résultats réels de ces plans et que nous fassions rapport de nos constatations à l’Assemblée législative. 10.2 Notre travail de vérification englobe des opérations financières dans tous les ministères. Nous vérifions en outre les régimes de retraite et d’autres fonds en fiducie. 10.3 Nous vérifions également les sociétés de la Couronne, les conseils, les commissions et autres organismes énumérés ci-dessous. D’ici la publication du présent rapport, nous aurons émis les états financiers vérifiés de tous les organismes mentionnés pour l’exercice à l’étude. 10.4 Organismes compris dans les comptes publics : • Algonquin Golf Limited • Algonquin Properties Limited • Commission de l’assurance-récolte du Nouveau-Brunswick • Commission des loteries du Nouveau-Brunswick • Conseil consultatif sur la condition de la femme • Conseil de la jeunesse du Nouveau-Brunswick • Conseil de la recherche et de la productivité du Nouveau-Brunswick • Conseil du Premier ministre sur la condition des personnes handicapées • Corporation de financement des municipalités du Nouveau- Brunswick • Gestion provinciale Ltée • NB Agriexport Inc. • Société d’aménagement régional • Société d’aménagement régional – organisme de service spécial • Société d’assurance-dépôts des caisses populaires du Nouveau- Brunswick • Société de Kings Landing • Société de voirie du Nouveau-Brunswick 10.5 Autres organismes : • Le Centre communautaire Sainte-Anne • Aide juridique du Nouveau-Brunswick Fonds d’aide juridique en matière de droit criminel Fonds d’aide juridique en matière de droit de la famille • Fondation des bibliothèques publiques du Nouveau-Brunswick Étendue 10.6 Pour nous former une opinion sur les états financiers de la province, nous effectuons un travail de vérification sur les principaux programmes et activités des ministères. Nous vérifions en outre les principaux postes de recettes et un échantillon de dépenses prélevées parmi tous les ministères. Enfin, nous vérifions les contrôles entourant les systèmes centralisés. 10.7 Nous adoptons une approche similaire en ce qui a trait à notre travail de vérification des régimes de retraite de la province. Nous cherchons ainsi à nous former une opinion sur les états financiers de chaque régime. 10.8 Étant donné que les objectifs de ce genre de travail de vérification sont restreints, il se peut qu’il ne permette pas de repérer les questions qui pourraient être mises au jour au cours d’examens plus exhaustifs ou particuliers. Cependant, il révèle souvent des insuffisances ou des domaines d’intérêt que nous pouvons choisir d’approfondir au cours de notre travail de vérification de plus large portée. 10.9 Nous avons l’habitude de faire rapport de nos constatations aux hauts fonctionnaires des ministères visés et de leur demander de réagir. Si certaines de ces constatations ne sont pas comprises dans le présent rapport, c’est que nous considérons qu’elles ne sont pas suffisamment importantes pour les porter à l’attention de l’Assemblée législative. 10.10 Notre travail dans les organismes de la Couronne sert habituellement à nous permettre de nous former une opinion sur leurs états financiers. Au cours de notre travail, il se peut que nous notions des erreurs dans les documents comptables ou des faiblesses dans les contrôles comptables. Nous portons ces questions à l’attention de l’organisme en formulant des recommandations d’amélioration. 10.11 Le présent chapitre de notre rapport résume les questions ayant trait aux ministères, aux régimes de retraite et aux organismes de la Couronne que nous considérons comme importantes pour les députés de l’Assemblée législative. 10.12 Notre examen des questions traitées dans le présent chapitre de notre rapport est conforme aux normes de vérification généralement reconnues, y compris les contrôles par sondages et autres procédés que nous avons jugé nécessaires dans les circonstances. Les questions dont il est fait rapport ne devraient pas servir à tirer des conclusions quant à la conformité ou à la non-conformité des questions dont il n’est pas fait rapport. Vérifications financières des ministères Résultats de la vérification par sondages des dépenses générales 10.13 Comme nous l’indiquons dans la section sur l’étendue de nos travaux, nous choisissons un échantillon de dépenses parmi les ministères, que nous vérifions par sondages. L’échantillon est prélevé au moyen de techniques d’échantillonnage statistique. Toutefois, dans certains cas, il est plus facile de vérifier les dépenses à l’aide d’autres procédés de vérification. Cette méthode globale nous permet de nous assurer que, dans l’ensemble, les dépenses provinciales consignées dans les états financiers sont correctes à tous égards importants 10.14 Nos vérifications par sondages et nos procédés ne visent pas seulement à relever les erreurs monétaires, qui sont peu nombreuses. Nous vérifions également si la dépense est correctement approuvée, est raisonnable dans les circonstances et est conforme aux lois, aux règlements et aux directives qui autorisent l’opération. Ce sont à ces égards que nous découvrons le plus d’insuffisances. Lorsque nous soupçonnons qu’une insuffisance constitue plus qu’un incident isolé, il nous arrive alors de prévoir des travaux de vérification supplémentaires dans le domaine concerné pour confirmer ou infirmer nos soupçons. Ces travaux supplémentaires peuvent avoir lieu au cours d’un exercice de vérification subséquent. 10.15 Les insuffisances que nous avons notées au cours de notre vérification de 2000 des dépenses sont résumées ci-dessous. Dans les cas où les insuffisances ont trait à des échantillons statistiques, le pourcentage du nombre d’éléments de l’échantillon est fourni. • La documentation ne justifie pas adéquatement la dépense consignée (4,3 %). Par exemple, aucune entente n’est présente pour justifier le paiement, la documentation justificative ne concorde pas avec le montant payé, ou la pièce justificative est un courriel. • Des opérations ne sont pas justifiées correctement (5,7 %). Par exemple, le paiement a été approuvé par des signataires non autorisés pour l’opération (le résultat de listes de signataires non à jour). • Des paiements ont été faits en retard, exposant ainsi le gouvernement provincial au risque de devoir payer de l’intérêt sur les comptes en souffrance (2,6 %). • Des achats ne concordaient pas avec le contrat ou le prix établi par appel d’offres (2,3 %). 10.16 Un problème que nous avons noté cette année est l’utilisation du courriel à l’appui de certaines opérations. La directive provinciale en vigueur ne permet pas de justifier une dépense au moyen d’un courriel. 10.17 On nous a dit que la directive relative à l’utilisation du courriel comme pièce justificative est à l’étude. Selon le contrôleur, les ministères doivent obtenir les meilleures pièces justificatives possibles dans les circonstances. La tendance vers l’utilisation du courriel dans un contexte de plus en plus électronique nous intéresse. Nous avons l’intention de surveiller la question au cours du prochain exercice. Nous pensons que la pratique actuelle et la politique du gouvernement devraient concorder. 10.18 Nous tenons à souligner que la province dépense au-delà de 4 milliards de dollars chaque année. Les cas dont il est question dans le présent chapitre de notre rapport représentent une infime portion de ces dépenses. Aucune organisation de grande taille ne peut fonctionner parfaitement en tout temps. Des erreurs peuvent survenir. L’immense majorité des opérations traitées par la province sont exactes, authentiques et conformes aux directives et aux mesures législatives établies. Examen annuel des contrôles internes Rapprochements bancaires 10.19 Les rapprochements bancaires mensuels sont un contrôle essentiel de la gestion et du contrôle des données financières du gouvernement. Au moment de notre vérification en mars, le dernier rapprochement effectué remontait au mois de décembre. Nous avons toutefois noté qu’un aspect clé des rapprochements bancaires est effectué quotidiennement. En effet, tous les jours, les chèques oblitérés font l’objet d’un rapprochement avec le système des comptes fournisseurs, et un suivi des écarts a lieu immédiatement. 10.20 Nous avons aussi noté que les rapprochements effectués ne sont ni signés, ni datés. De plus, bien que quelqu’un soit chargé de l’examen des rapprochements, il n’y a aucun élément probant de la réalisation de cet examen. Nous avons recommandé qu’un rapprochement bancaire soit effectué chaque mois en temps opportun. Le rapprochement devrait être signé, daté et revu. L’examen devrait être consigné sur le rapprochement pour confirmer sa réalisation. Système de comptabilité financière du gouvernement provincial 10.21 Depuis quelques années, le Bureau du contrôleur travaille à l’élaboration et à la mise en œuvre d’un nouveau système de comptabilité financière pour le gouvernement provincial. Il est en train d’adapter le logiciel comptable Oracle Financials. En décembre 1999, ce nouveau système était utilisé pour traiter les paiements des opérations du gouvernement. Étant donné son importance et le fait que nous en dépendons pour notre vérification provinciale, nous avons décidé d’examiner le système. Notre examen a porté principalement sur la sécurité du système. Cependant, nous avons aussi des constatations à faire relativement à l’examen du système par la section de la vérification interne et à la gestion globale des efforts d’élaboration du système. Pas de processus officiel pour accorder ou modifier l’accès au système 10.22 Grâce aux discussions que nous avons eues avec les membres de l’équipe d’élaboration, nous avons découvert qu’il n’y a aucun processus officiel pour accorder l’accès aux nouveaux utilisateurs. À notre avis, il est extrêmement important de mettre en place un processus formel. Un tel processus fournit un mécanisme que le Bureau du contrôleur peut utiliser pour s’assurer que l’accès de tous les utilisateurs est valide et autorisé. Il offre également un processus que les ministères peuvent suivre pour demander l’accès. Recommandation 10.23 Nous avons recommandé que le Bureau du contrôleur élabore et consigne par écrit une directive sur l’accès au système Oracle. Cette directive devrait décrire le processus à suivre pour accorder ou modifier l’accès des utilisateurs au système. Nous avons également recommandé que le Bureau du contrôleur informe les ministères du processus qu’ils doivent suivre pour demander l’accès au système. Quatre utilisateurs du système Oracle avaient des fonctions incompatibles 10.24 Dans le cadre de notre examen du système Oracle, nous avons comparé les utilisateurs ayant un « accès de saisie » au système aux utilisateurs ayant une « responsabilité d’autorisation ». (Ce sont deux fonctions incompatibles, puisque la première permet à l’utilisateur d’entrer des opérations, et la deuxième permet à l’utilisateur de présenter ou d’autoriser le paiement relatif à l’opération.) Nous avons trouvé quatre utilisateurs qui avaient la capacité d’effectuer à la fois des opérations d’accès et d’autorisation. La séparation de ces deux fonctions est un important contrôle interne, puisqu’il empêche une personne d’avoir un contrôle total sur un paiement. Une bonne pratique comptable exige que les opérations soient commencées et approuvées par des personnes différentes. La discussion avec le Bureau du contrôleur a révélé qu’un membre du personnel s’assure effectivement, avant l’ajout d’un nouvel utilisateur, qu’il n’y a pas de responsabilités contradictoires. Cependant, cette vérification prend du temps, et les erreurs sont donc possibles. Le Bureau du contrôleur était censé apporter des changements pour éliminer de tels droits d’accès incompatibles. Recommandation 10.25 Nous avons recommandé que le Bureau du contrôleur continue de s’assurer, avant d’approuver les responsabilités d’un utilisateur d’Oracle, qu’il n’y aucun conflit. Il y aurait lieu toutefois de modifier la méthode de vérification afin qu’il soit plus facile de cerner les incompatibilités potentielles. De plus, le Bureau du contrôleur doit s’assurer que les droits des quatre utilisateurs que nous avons repérés soient modifiés pour éliminer les incompatibilités. Utilisateurs multiples ayant des droits d’administrateur de système 10.26 Durant notre examen du système, nous avons remarqué qu’au moins quatre membres de l’équipe d’élaboration avaient des droits d’administrateur de système, droits qui confèrent à l’utilisateur un accès complet au système. Selon les membres de l’équipe, le fait de pouvoir effectuer certaines des fonctions d’administration de système constitue en quelque sorte une relève à la fonction d’administration de système. Bien qu’une relève soit une bonne chose pour ce poste essentiel, nous nous demandons si plus de deux personnes devraient avoir des droits d’administrateur de système. L’augmentation du nombre d’utilisateurs ayant des droits d’administrateur de système accroît le risque d’erreur et d’accès non autorisé au système si le mot de passe devient connu. Recommandation 10.27 Nous avons recommandé que le Bureau du contrôleur revoie la nécessité d’avoir de multiples utilisateurs (plus de deux) qui ont des droits d’administrateur de système. Aucune documentation des fonctions de système uniques 10.28 Le Bureau du contrôleur a apporté de nombreuses modifications à l’application Oracle Financials originale. La documentation de telles adaptations et de leur impact sur l’application va nécessairement de pair avec cette activité, car l’application n’est plus ce qu’elle était au départ, et certaines composantes de l’application sont maintenant uniques à l’organisation. Si le personnel clé ne peut plus travailler sur le projet, cette documentation contribuera à protéger l’organisation contre les retards et les erreurs inutiles. En consultant cette documentation, le nouveau personnel devrait pouvoir rapidement connaître les caractéristiques uniques de l’application. 10.29 Grâce à nos discussions, nous avons appris que le Bureau du contrôleur a documenté bon nombre des adaptations qu’il a apportées à l’application, mais il faut en faire plus, en particulier dans le domaine de l’administration de la base de données. Recommandation 10.30 Nous avons recommandé que le Bureau du contrôleur revoie la documentation de l’application Oracle pour s’assurer que toutes les caractéristiques uniques à son installation sont suffisamment documentées, ce qui est nécessaire en cas de roulement de personnel, y compris les fonctions uniques de l’administrateur de la base de données, de l’administrateur du système et de tout autre personnel clé. Absence d’approbation écrite par la section de la vérification interne 10.31 La section de la vérification interne du Bureau du contrôleur examine tous les systèmes financiers clés mis en œuvre par le gouvernement pour s’assurer que ces systèmes sont dotés des contrôles internes adéquats. Avant la mise en production d’un système, le Bureau du contrôleur fournit son approbation écrite en se fondant sur les résultats de l’examen effectué par la section de la vérification interne. 10.32 On nous a dit que, dans le cas du système Oracle, la section de la vérification interne n’a pas effectué de tel examen officiel ni fourni son approbation écrite. Il y a au Bureau du contrôleur de nombreuses personnes travaillant sur le projet qui ont des connaissances en comptabilité financière. Ces personnes savent très bien que tout système doit avoir des contrôles internes solides. De plus, la gestionnaire de la vérification des systèmes d’information assistait aux réunions régulières du projet et pouvait à cette occasion fournir son apport sur les questions et les problèmes qui surviennent. On nous a dit que, en raison des considérations susmentionnées, la section de la vérification interne n’a pas effectué d’examen officiel ni fourni son approbation écrite. 10.33 En l’absence d’un examen officiel par la section de la vérification interne, nous sommes d’avis que la personne ou le groupe chargé de l’essai du système devrait, par son approbation écrite, confirmer que les contrôles sont en place et fonctionnent correctement. Nous n’avons trouvé aucun élément probant de l’approbation par écrit du système. À notre avis, parce que la section de la vérification interne n’effectue par d’examen officiel du système, cela ne veut pas dire que le Bureau du contrôleur est dégagé de la responsabilité de s’assurer qu’une approbation écrite en bonne et due forme appuie la décision de mettre le système en œuvre. Cette approbation doit être accompagnée d’une preuve écrite montrant que le système a fait l’objet d’essais suffisants. Il y a aurait lieu de faire en sorte qu’une telle documentation soit rédigée pour toute mise à niveau importante future. Recommandation 10.34 Nous avons recommandé que le Bureau du contrôleur approuve par écrit en bonne et due forme les décisions relatives à la mise en œuvre du système. Cette approbation devrait être accompagnée d’une preuve écrite montrant que le système est doté des contrôles internes adéquats et que ces contrôles sont efficaces. Méthode d’élaboration du système et gestion du projet 10.35 Le système financier Oracle devait être mis en œuvre avant 2000, puisque le système qu’il remplaçait n’aurait pu effectuer certaines fonctions clés à la date butoir. Des composantes essentielles étaient effectivement en œuvre à cette date. Donc, le Bureau du contrôleur a réussi à atteindre l’un de ses principaux objectifs, à savoir assurer la mise en place des composantes clés du système avant 2000. 10.36 Au cours de notre examen, nous avons constaté que des documents importants qui accompagnent normalement les projets d’élaboration de système n’avaient pas été préparés. Ainsi, des documents sur des éléments tels qu’un plan détaillé du projet, un budget détaillé et un suivi détaillé des coûts du projet n’existent pas. Bien que le Bureau du contrôleur ait réussi à atteindre son principal objectif, nous nous demandons si sa réussite aurait été encore plus grande s’il avait suivi certains aspects des méthodes d’élaboration de système et des pratiques de gestion de projet habituels. 10.37 À notre avis, il serait utile pour le Bureau du contrôleur de préparer un plan du projet pour les améliorations du système qui n’ont pas encore été mises en œuvre. Un tel plan aiderait à déterminer l’ampleur et la durée prévue du projet. Il permettrait également aux ministères de connaître l’orientation future du système d’information financière du gouvernement provincial. 10.38 Nous croyons également qu’il serait utile pour le Bureau du contrôleur de préparer un budget des coûts futurs prévus pour le système. Bien que l’établissement d’un tel budget puisse être difficile, il fournira de l’information précieuse pour la prise de décisions. De plus, il servira à permettre la mesure du rendement et à renforcer la reddition de comptes. 10.39 Nous aimerions aussi que le Bureau du contrôleur suive les coûts du projet de manière détaillée. Ces coûts doivent comprendre non seulement les salaires de l’équipe d’élaboration, mais aussi une estimation du coût du personnel du Bureau du contrôleur et du ministère de l’Approvisionnement et des Services ayant travaillé à l’élaboration du projet, ce qui permettrait au gouvernement d’avoir une idée du coût réel du projet. Recommandation 10.40 Nous avons recommandé que le Bureau du contrôleur mette en œuvre certains aspects clés des méthodes d’élaboration de système et des pratiques de gestion de projet habituels. En particulier, nous aimerions voir un plan et un budget visant la poursuite du projet. Nous avons également recommandé que le Bureau du contrôleur suive les coûts du projet et qu’il compare ces coûts au budget. L’information sera utile pour gérer le travail futur. Ministère de l’Éducation Rapprochement des comptes 10.41 Nous avons consacré une bonne partie de notre temps cette année à la vérification de certains comptes provisoires et comptes d’attente. Notre vérification a montré que les soldes d’ouverture et de clôture d’un compte important étaient incorrects. Nous croyons que l’erreur aurait pu être évitée si le ministère avait en place des procédures plus efficaces pour le rapprochement des comptes en fin d’exercice. Nous avons recommandé au ministère d’améliorer ses procédures de rapprochement en fin d’exercice. Transfert de fonds à TéléÉducation 10.42 TéléÉducation est une direction du ministère. Elle reçoit pour accomplir son travail innovateur des fonds de différentes organisations gouvernementales, y compris le gouvernement fédéral, les collèges communautaires et la Commission de l’enseignement supérieur des provinces Maritimes (CESPM). 10.43 Nous avons deux préoccupations au sujet de la somme de 350 000 $ transférée de la CESPM à TéléÉducation. La première est qu’il ne semble y avoir aucune entente écrite entre la CESPM et TéléÉducation pour préciser les montants à verser. À notre avis, il devrait y avoir une telle entente, ce que nous avons recommandé au ministère. 10.44 Deuxièmement, le ministère considère les fonds que TéléÉducation reçoit de la CESPM comme une réduction des dépenses, et non des recettes. Or, à notre avis, il ne fait aucun doute que les fonds reçus de la CESPM sont des recettes. Leur comptabilisation à titre de réduction des dépenses masque la taille réelle de l’élément TéléÉducation. Nous avons recommandé que le ministère revoie ses procédures comptables et budgétaires visant TéléÉducation de sorte que les utilisateurs de l’information financière puissent avoir un portrait clair des plans et des résultats financiers. Ministère des Municipalités et de l’Habitation Subvention non autorisée 10.45 La Loi sur l’urbanisme précise que le ministre peut conclure un accord avec une commission d’aménagement pour le partage de ses dépenses. Nous avons examiné une subvention de 95 000 $ versée à une commission d’aménagement, mais nous n’avons pu trouver aucune entente autorisant la subvention. D’après ce que nous comprenons, des subventions sont versées à des commissions d’urbanisme depuis 1995. Nous concluons que la subvention a été accordée sans l’autorisation nécessaire d’une manière qui n’est pas conforme à la loi. Réponse du ministère 10.46 Des ententes définies comme des contrats en bonne et due forme ne sont pas conclues entre les commissions de district d’aménagement et le ministère. À notre avis par contre, il existe des ententes définies comme des arrangements visant un plan d’action entre les commissions individuelles et le ministère. Une telle situation prévaut depuis 1995, ce que montre la publication d’un document intitulé A Proposal for Improving Service Delivery, les discussions et les négociations qui ont lieu entre les parties et le processus annuel d’approbation budgétaire, qui inscrit la subvention à titre de contribution au financement des commissions individuelles. Pour éliminer tout doute entourant l’interprétation des ententes, le ministère verra à obtenir des contrats signés de chaque commission. Cependant, nous ne croyons pas que le ministère ait dépensé des fonds « sans autorisation ». [Traduction.] Financement en situation d’urgence 10.47 Selon un règlement de la Loi sur les mesures d’urgence, les municipalités peuvent obtenir de l’aide du gouvernement lorsqu’un état d’urgence est proclamé. Nous avons constaté que des municipalités ont reçu de l’aide suivant ce qu’on a appelé l’onde de tempête de janvier 2000, alors qu’aucun état d’urgence n’avait été proclamé. Le ministère a accumulé une dépense de 2,4 millions de dollars. Réponse du ministère 10.48 Le ministère a agi en vertu de l’autorité conférée par l’article 9.1 de la Loi sur l’administration financière, qui accorde au ministre le pouvoir de conclure des ententes avec le gouvernement fédéral conformément à tout programme d’assistance financière du gouvernement du Canada. Des copies de la correspondance échangée entre la ministre des Municipalités et de l’Habitation et le ministre responsable de Protection civile Canada concernant l’aide accordée à la suite de l’onde de tempête de janvier 2000 en vertu du programme fédéral intitulé Accords d'aide financière en cas de catastrophe sont en dossier. Les modalités visant le versement de l’aide financière étaient conformes au manuel d’aide financière en cas de catastrophe. À notre avis, le ministère n’a pas effectué une dépense « sans autorisation ». 10.49 Nous reconnaissons qu’il semble y avoir une incompatibilité entre le Règlement 83-71 de la Loi sur les mesures d’urgence et la participation directe du personnel de l’Organisation des mesures d’urgence dans le versement de l’aide financière. Le ministère de la Sécurité publique a fait savoir qu’il réviserait le règlement et les modalités en vue de prendre toute mesure nécessaire. [Traduction.] Ministère du Développement des ressources humaines et de l’Habitation 10.50 Au 31 mars 2000, le ministère du Développement des ressources humaines et de l’Habitation (DRHH) avait dans ses comptes clients environ 27,5 millions de dollars à la suite de paiements en trop sous forme d’aide versée à des clients. Dans un rapport remis au ministère durant l’exercice, le contrôleur a recommandé au ministère d’envisager de nouveau de participer à un projet visant le recours à la procédure de compensation de Revenu Canada pour aider au recouvrement des paiements versés en trop. 10.51 Alors que le gouvernement provincial avait choisi à l’époque de ne pas participer à l’initiative, nous croyons comprendre que d’autres provinces ont recouvré des sommes considérables grâce à leur participation. Le personnel de DRHH a déclaré à notre bureau qu’il continue d’appuyer cette initiative de recouvrement. Nous avons recommandé que le gouvernement provincial conclue une entente avec Revenu Canada pour l’aider à recouvrer les paiements versés en trop. Vérifications financières des organismes de la Couronne Société de voirie du Nouveau-Brunswick 10.52 Le 22 janvier 1998, le gouvernement provincial, par l’entremise de la Société de voirie du Nouveau-Brunswick, a conclu des ententes avec un consortium du secteur privé formé de Maritime Road Development Corporation (MRDC) et d’une entreprise à but non lucratif, New Brunswick (F-M) Project Company Inc. (Project Co.), en vue de l’aménagement, de la conception, de la construction, de l’exploitation, de l’entretien et du financement d’une route à péage entre Longs Creek et Moncton. 10.53 Le 1er mars 2000, l’entente relative à la route entre Fredericton et Moncton a été modifiée pour abolir la perception des péages sur la route. La dette sous-jacente basée sur le péage sera remboursée au moyen de paiements en rapport avec le débit de circulation. Il s’agit de paiements mensuels fondés sur l’utilisation de la route qui sont versés à Project Co. par le gouvernement provincial par l’entremise de la Société de voirie. En vertu des ententes modifiées, le gouvernement continue à être responsable du versement de paiements semestriels, par l’entremise de la Société de voirie, afin d’assurer le service de la dette basée sur le bail émise par Project Co. Répercussions directes sur les coûts 10.54 La Société de voirie a engagé certains coûts directs en rapport avec l’abolition du péage sur la route entre Fredericton et Moncton, comme le montrent les modifications aux ententes du 1er mars 2000. Droit versé à Maritime Road Development Corporation 30 000 000 $ Remboursement des coûts engagés par Maritime Road Development Corporation 400 000 $ Droit versé aux prêteurs de la dette basée sur le péage 1 015 000 $ Frais juridiques de la New Brunswick (F-M) Project Company Inc. 58 469 $ Frais juridiques et autres frais de la Société de voirie du Nouveau-Brunswick 501 331 $ 10.55 Selon les états financiers du 31 mars 2000 de la Société de voirie, les coûts directs totaux liés à l’élimination des péages étaient de 31 974 800 $. 10.56 Les coûts directs supplémentaires qui seront engagés durant l’exercice 2000-2001 ont trait à l’enlèvement des postes de péage et à la remise en état de leur emplacement. D’après ce que nous comprenons, ces coûts seront assumés par Project Co. et remboursés par le gouvernement provincial selon un échéancier de paiements sur le bail. Autres répercussions sur les coûts 10.57 La décision d’abolir le péage sur la route a réduit le coût d’immobilisation global du projet. En effet, l’abolition du péage signifiait l’annulation de la construction des postes de péage et des coûts connexes reliés au fonctionnement, au maintien et à la gestion du système. Un communiqué de presse du gouvernement du Nouveau- Brunswick daté du 1er mars 2000 précise que les économies découlant de l’abolition du péage seront de l’ordre de 34,5 millions de dollars. 10.58 En revanche, nous n’en arrivons pas nécessairement à la conclusion que la décision d’abolir le péage donne lieu à un apport positif net pour la province. Il avait été estimé qu’environ 20 % des recettes tirées des péages proviendraient de la circulation venant de l’extérieur de la province. En conséquence, comme les projections des recettes tirées des péages au cours du bail de 30 ans s’élevaient à 615 millions de dollars, nous estimons que l’élimination du péage a entraîné le renoncement à des recettes de 123 millions tirées des péages de la circulation de l’extérieur de la province. En vertu de l’entente originale, ces recettes devaient contribuer à supporter le coût par la province du service de la dette basée sur le péage. Répercussions comptables 10.59 La décision d’abolir le péage sur la route entre Fredericton et Moncton a grandement modifié la façon de comptabiliser la route. 10.60 Au départ, plus de 10 % des recettes devaient provenir des péages, de sorte que le gouvernement provincial avait comptabilisé l’arrangement comme un contrat de location-exploitation, conformément aux lignes directrices comptables de l’Institut des Comptables Agréés du Canada. Cela signifiait que le coût de la route allait être étalé sur la période de versement des paiements de location. 10.61 Une fois la source de recettes tirées des péages éliminée, l’arrangement ne pouvait plus être qualifié de contrat de location- exploitation, mais devait plutôt être inscrit comme un contrat de location-acquisition. Le gouvernement provincial a alors, en fin de compte, acheté un bien, soit la route entre Fredericton et Moncton. En conséquence, il devait constater le coût de la route, de l’ordre de 872 millions de dollars, au cours de l’exercice terminé le 31 mars 2000. Cette façon de procéder est conforme aux normes du Conseil sur la comptabilité dans le secteur public de l’ICCA. Société de Kings Landing Approbation du budget annuel 10.62 Suivant la réalisation de notre vérification, nous avons soulevé un problème concernant l’approbation du budget annuel. Le procès- verbal des réunions du conseil d’administration devrait faire un renvoi direct à l’approbation du budget annuel, et une copie du budget approuvé devrait y être jointe. Nous avons constaté que l’approbation du budget dans les procès-verbaux des réunions du conseil était vague. La société a répondu que le budget de 2000-2001 sera joint au procès-verbal une fois qu’il sera approuvé. Expiration des mandats des membres du conseil 10.63 Nous avons noté que les mandats approuvés des membres du conseil d’administration avaient expiré, et pourtant, le conseil a continué à tenir des réunions. Rien dans la Loi sur Société de Kings Landing ne le permet. La société a pris note de nos commentaires, mais elle n’a fait part de la prise d’aucune mesure particulière. Conseil consultatif sur la condition de la femme Reddition de comptes relative aux débours 10.64 Vers les débuts de l’exercice 2000-2001, le conseil a dépensé des fonds pour des activités qui ont eu lieu à différents endroits de la province. La dépense a été inscrite à l’exercice 1999-2000. La reddition de comptes de ces débours nous préoccupe. Rien ne prouve que le conseil a approuvé les sommes versées, et la seule pièce justificative des paiements, versés par le ministère des Finances au nom du conseil, est une lettre du conseil. 10.65 Nous avons recommandé qu’aucune somme ne soit versée à d’autres groupes ou organisations à moins que le conseil ne les approuve. Nous avons également recommandé que des pièces justificatives soient conservées à l’appui de tous les paiements. 10.66 Le conseil a répondu que plusieurs projets avaient été proposés après la dernière réunion du conseil de l’exercice. Les chèques ont été émis après la fermeture des livres de l’exercice 1999-2000. Tous les projets ont été approuvés par la suite, à la réunion suivante des membres du conseil. Algonquin Properties Limited 10.67 À la suite de notre vérification d’Algonquin Properties Limited, nous avons envoyé des commentaires très positifs au contrôleur de l’hôtel Algonquin. Nous avons le plaisir de signaler que les documents comptables établis et tenus par le contrôleur et son personnel continuent à s’améliorer chaque année. La quantité et la qualité des documents mis à notre disposition se sont considérablement accrues, de sorte que le travail que nous devons réaliser pour effectuer la vérification est beaucoup moindre. Gestion provinciale Ltée État des documents comptables 10.68 En 1999, nous avons envoyé une lettre de recommandations à Gestion provinciale Ltée. Dans la lettre, nous expliquions que, au cours des dernières années, notre personnel avait dû consacrer un temps considérable à la préparation des états financiers provisoires de l’entreprise. Nous avions recommandé que Gestion provinciale Ltée tienne des documents financiers complets et que des états financiers provisoires soient préparés en vue de notre vérification. 10.69 Cette année, nous avons indiqué à Gestion provinciale Ltée que la situation s’était améliorée par rapport à l’année précédente. En revanche, nous avons encore constaté de nombreuses irrégularités comptables durant notre vérification. Gestion provinciale Ltée a la responsabilité de tenir une comptabilité appropriée et opportune. Notre bureau a la tâche d’effectuer une vérification, qui ne peut être entreprise de manière efficiente que si le travail comptable est complet. 10.70 Nous avons recommandé que les irrégularités soient réglées. 10.71 Gestion provinciale Ltée a répondu que tous les éléments mentionés dans la lettre peuvent ou seront traités de manière satisfaisante. Fondation des bibliothèques publiques du Nouveau- Brunswick 10.72 La toute première vérification de la fondation a eu lieu après la clôture de l’exercice 1998-1999. Nous avions adressé plusieurs recommandations à la fondation. Comptabilité des opérations de la fondation 10.73 Durant l’exercice visé par la vérification, la fondation se servait du fonds de la fondation comme d’un compte de fonctionnement pour ses opérations. Or, l’examen de la Loi sur la Fondation des bibliothèques publiques du Nouveau-Brunswick et des directives relatives à la fondation a permis de déterminer que l’objet du fonds est d’assurer un contrôle sur la subvention annuelle maximale accordée à la fondation par le gouvernement provincial. Les seules opérations inscrites au fonds de la fondation doivent être les demandes valides de fonds de contrepartie par la fondation et une reconstitution annuelle du fonds par le gouvernement provincial. 10.74 Nous avons recommandé qu’un compte de fonctionnement distinct soit établi pour la fondation. La présidente de la fondation a répondu qu’un compte bancaire et un fond de fonctionnement distincts seront établis pour les besoins de la fondation. Reçus pour dons 10.75 Nous avons constaté que des reçus n’avaient pas été délivrés pour les dons faits à la fondation en 1998-1999. Nous avons recommandé que, suivant chaque don, un reçu soit émis comportant le montant du don ainsi que la date et le nom du donateur. La fondation a répondu qu’elle a maintenant conçu un reçu officiel et mis en place des procédés comptables pour l’inscription des dons. Définition d’un don à la fondation 10.76 La définition d’un don admissible à un paiement de contrepartie par le gouvernement a fait l’objet de beaucoup de discussion. Normalement, seuls les fonds qui sont directement reçus de sources privées extérieures au service des bibliothèques sont admissibles à un paiement de contrepartie par le gouvernement provincial. En réponse à notre préoccupation, la fondation a élaboré des critères pour définir quelles sommes reçues peuvent être considérées comme des dons. Nous avons examiné ces critères et proposé des améliorations, que la fondation a acceptées. Conseil de la recherche et de la productivité 10.77 L’Institut Canadien des Comptables Agréés (ICCA) exige maintenant que le coût des avantages futurs des employés, tels que les indemnités de retraite, soit constaté au cours de la période durant laquelle l’employé livre le service à l’employeur. Nous croyons comprendre que le Conseil de la recherche et de la productivité (CRP) a l’habitude d’inscrire le coût des indemnités de retraite forfaitaires à titre de dépense durant l’exercice au cours duquel la somme est versée. 10.78 Toutes les organisations dont l’exercice a commencé après le 1er janvier 2000 sont censées adopter la modification de l’ICCA. Nous recommandons donc que le CRP élabore des méthodes appropriées pour calculer et comptabiliser le coût des indemnités de retraite et autres avantages futurs des employés pour l’exercice se terminant le 31 mars 2001. Le conseil a déclaré qu’il allait prendre les mesures nécessaires sur la question au cours des prochains mois. Pertes par suite de fraude, de faute ou d’erreur 10.79 Le paragraphe 13(2) de la Loi sur le vérificateur général exige que nous fassions rapport à l’Assemblée législative de tous les cas de pertes ou d’insuffisances importantes par suite de fraude, de faute ou d’erreur d’une personne. 10.80 Au cours de notre travail de vérification, nous avons découvert les pertes importantes qui suivent. Notre travail ne vise pas à repérer tous les cas possibles de pertes; il ne serait donc pas indiqué de conclure que toutes les pertes ont été repérées. Ministère de l’Éducation • Matériel et fournitures manquants 13 733 $ Ministère de la Santé et des Services communautaires • Demandes de paiement de service inadmissibles et vol d’argent 2 946 $ Ministère du Développement des ressources humaines • Chèques encaissés par des personnes non admissibles à recevoir des fonds 50 277 $ Ministère de la Justice • Déficit de caisse et montants versés par erreur 1 323 $ Ministère du Travail • Rentrées de fonds non déposées 33 549 $ • Déficit de caisse non expliqué 5 738 $ Ministère des Ressources naturelles et de l’Énergie • Perte d’équipement 9 151 $ 10.81 Ne sont pas compris dans les pertes signalées par notre bureau les incidents d’introduction par effraction, les incendies et le vandalisme. 10.82 Le gouvernement provincial fait rapport dans le volume 2 des Comptes publics du montant des pertes au chapitre des biens corporels publics (autres que celles attribuables à des pénuries de stock). 10.83 En 2000, le gouvernement provincial a signalé des pertes de 219 158 $ au chapitre des biens corporels publics, comparativement à 167 786 $ en 1999.