Contexte 4.1 Nous vérifions les sociétés de la Couronne, conseils, commissions et autres organismes énumérés ci-dessous. Nous prévoyons que, au moment de la parution du présent rapport, nous aurons rendu publics les états financiers vérifiés de ces organismes pour l’exercice visé par le rapport. 4.2 Organismes compris dans les comptes publics : • Algonquin Properties Limited • Commission de l’assurance-récolte du Nouveau-Brunswick • Commission des loteries du Nouveau-Brunswick • Conseil consultatif sur la condition de la femme • Conseil de la jeunesse du Nouveau-Brunswick • Conseil de la recherche et de la productivité du Nouveau-Brunswick • Conseil du Premier ministre sur la condition des personnes handicapées • Corporation de financement des municipalités du Nouveau-Brunswick • Gestion provinciale Ltée • NB Agriexport Inc. • Société d’aménagement régional • Société d’assurance-dépôts des caisses populaires du Nouveau-Brunswick • Société de Kings Landing • Société de voirie du Nouveau-Brunswick 4.3 Autres organismes : • Fonds d’aide juridique • Institut féminin du Nouveau-Brunswick • Le Centre communautaire Sainte-Anne Étendue 4.4 Le but de notre travail dans les organismes de la Couronne est habituellement de nous permettre d’exprimer une opinion sur les états financiers de ces organismes. Au cours de notre travail, il se peut que nous constations la présence d’erreurs dans les documents comptables ou des faiblesses dans les contrôles comptables. Nous portons de tels points à l’attention de l’organisme et nous formulons des recommandations visant à améliorer la situation. Le présent chapitre de notre rapport résume les questions que nous considérons importantes pour les députés de l’Assemblée législative. Résumé des résultats 4.5 Le Conseil consultatif sur la condition de la femme réglera les questions relatives à la reddition de comptes entourant le rôle et les pouvoirs du bureau de direction. 4.6 Algonquin Properties Limited doit obtenir plus de renseignements sur les biens achetés directement par l’hôtel Algonquin. 4.7 La Société d’assurance-dépôts des caisses populaires du Nouveau-Brunswick n’est pas en conformité avec la Loi sur les caisses populaires en ce qui concerne la création d’un fonds d’assurance-dépôts. 4.8 La Corporation de financement des municipalités du Nouveau-Brunswick continue de détenir des sommes importantes sous forme d’encaisse et de placements à court terme. 4.9 Nous avons observé des faiblesses dans les contrôles internes d’un certain nombre d’organismes de la Couronne. Conseil consultatif sur la condition de la femme Reddition de comptes 4.10 Au cours de notre vérification de 1998, nous avons observé des circonstances où, à notre avis, il aurait été indiqué d’avoir des politiques financières définissant les pouvoirs de la présidente du bureau de direction à titre de présidente-directrice générale ainsi que ses rapports avec le conseil. Il s’agit notamment des subventions et des frais de déplacement. 4.11 Nous avons recommandé que le conseil examine les rapports entre le bureau de direction et le conseil afin de veiller à ce que des décisions stratégiques appropriées soient prises pour clairement établir le rôle et les pouvoirs du bureau de direction. 4.12 Le conseil a consenti à prendre de telles mesures. Faiblesses dans les contrôles internes 4.13 Nous avons aussi signalé au conseil un certain nombre de faiblesses dans les contrôles internes. Ces faiblesses ont trait à des domaines comme l’approbation des factures avant leur paiement, l’autorisation de subventions par le conseil et les directives en matière de déplacements. Le conseil a indiqué avoir pris des mesures pour donner suite à toutes nos recommandations. Algonquin Properties Limited Achat de mobilier et de matériel 4.14 La direction de l’Hôtel Algonquin peut dépenser chaque année un maximum de 1,5 % des recettes brutes pour remplacer des meubles et du matériel. En 1997, l’hôtel a dépensé près de 90 000 $ pour de tels biens. La direction d’Algonquin Properties Limited n’est pas tenue d’autoriser de telles dépenses, et il se peut qu’elle ne soit pas au courant des articles achetés ni de la mise au rebut des vieux biens, le cas échéant. 4.15 Afin que soit maintenu un degré suffisant de contrôle sur les immobilisations, nous avons formulé les recommandations suivantes : • Algonquin Properties Limited devrait obtenir et conserver des documents sur toutes les immobilisations qui lui appartiennent, qu’il s’agisse de biens acquis par le siège social à Fredericton ou directement par l’hôtel. • Algonquin Properties Limited devrait aussi effectuer un examen périodique et régulier des biens pour s’assurer que tous les biens inscrits dans le grand livre auxiliaire d’Algonquin Properties Limited existent. Faiblesses dans les contrôles internes 4.16 Nous avons aussi signalé au personnel de l’Hôtel Algonquin un certain nombre de faiblesses dans les contrôles internes. Il s’agit de domaines comme la documentation de la paie, l’inscription des rentrées de trésorerie, le dénombrement des stocks et la documentation de la réception des biens. De plus, nous avons recommandé que l’hôtel obtienne une entente officielle qui documente la relation entre le Collège communautaire du Nouveau-Brunswick et l’Hôtel Algonquin. 4.17 Le personnel de l’hôtel a répondu favorablement à nos observations et recommandations. Documents comptables 4.18 Nous avons le plaisir de signaler que les documents comptables créés et tenus par le personnel d’Algonquin Properties Limited à Fredericton se sont grandement améliorés au cours de la dernière année. La quantité et la qualité des livres qui nous ont été remis avaient beaucoup augmenté et ont contribué à réduire de façon appréciable le travail comptable que nous devons effectuer, de même que le temps que nous consacrons à la vérification des activités de Fredericton. Société de Kings Landing Faiblesses dans les contrôles internes 4.19 En 1997, nous avons signalé une faiblesse dans les contrôles entourant les terminaux de vente informatisés à l’Emporium. La solution proposée par la société s’est avérée inefficace, de sorte que nous avons de nouveau soulevé le problème à la suite de notre vérification de 1998. La société a accepté de mettre en œuvre des procédés supplémentaires. 4.20 Nous avons aussi de nouveau signalé des faiblesses concernant les entrées et l’utilisation de billets. Nous avions recommandé que des écriteaux soient installés pour informer les visiteurs qu’ils sont tenus de porter leur billet en tout temps, et que les employés de la sécurité effectuent ce contrôle. La société a accepté de mettre nos recommandations en œuvre. 4.21 Nous avons observé que de nombreux dossiers personnels ne contenaient pas de renseignements à jour sur les taux salariaux et les retenues à la source. La société a indiqué par la suite que les dossiers avaient été mis à jour. Société d’assurance-dépôts des caisses populaires du Nouveau-Brunswick Non-conformité aux dispositions législatives 4.22 Nous avons soulevé auprès de la société le fait qu’elle n’a pas créé de fonds d’assurance-dépôts. 4.23 L’article 223 de la Loi sur les caisses populaires précise que : La Société doit établir et maintenir un fonds d’assurance-dépôts qui peut servir [à] régler les réclamations des déposants conformément à l’article 220 lors de la liquidation d’une caisse populaire 4.24 D’après ce que nous comprenons, il n’existe pas de fonds d’assurance-dépôts, de sorte que, dans l’éventualité d’une réclamation par des déposants, la société se tournerait vers les offices de stabilisation des caisses populaires pour obtenir du financement. 4.25 Les articles 224 à 227 de la loi traitent d’un certain nombre de choses qui « doivent » se produire pour qu’un fonds d’assurance-dépôts soit correctement administré et justifié. Comme ce fonds n’a pas été créé, aucune de ces dispositions obligatoires n’est observée. 4.26 Nous soulevons la question, car elle suscite plusieurs préoccupations. En premier lieu, il semble y avoir non-conformité à la loi. Les questions de reddition de comptes nous intéressent toujours. Or, dans ce cas-ci, les législateurs ont clairement demandé à la société de remplir certaines obligations, ce qu’elle n’a pas fait. 4.27 Une deuxième préoccupation a trait à la position juridique dans laquelle se trouveraient la société et les membres de son conseil d’administration si un échec financier se produisait et que les déposants cherchaient à se faire rembourser. Nous nous sommes demandé si des conseils juridiques valables appuyaient la méthode que la société serait censée employer pour obtenir les fonds nécessaires des offices de stabilisation. 4.28 La société a sa propre conception du respect de l’esprit de la loi dans l’éventualité où des déposants se tourneraient vers la société pour obtenir de l’aide. S’il s’agit là de la méthode privilégiée par la société, nous préconisons alors qu’il soit demandé à l’Assemblée législative de modifier la loi. 4.29 Le conseil d’administration de la société a répondu qu’il retiendra les services d’un avocat indépendant pour obtenir une interprétation des exigences réglementaires. 4.30 Le conseil d’administration a fait savoir qu’il estime la protection des dépôts suffisante. Il est tout à fait au courant des responsabilités législatives et fiduciaires que lui attribue la Loi sur les caisses populaires. Comme suivi au rapport du conseiller juridique indépendant à cet égard, le conseil d’administration a approuvé des résolutions portant les résultats suivants : • Réception du rapport du conseiller juridique indépendant en date du 25 septembre 1998. • Démarches pour obtenir un rapport actuariel d’ici le 31 décembre 1998. • Réception par le conseil du rapport actuariel à sa première réunion en 1999. Le conseil prendra également les mesures qui s’imposent après avoir dûment pris en considération les rapports du conseiller juridique et de l’actuaire. 4.31 La société s’occupera très bientôt de choisir un actuaire qualifié indépendant. Corporation de financement des municipalités du Nouveau-Brunswick Fonds excédentaires 4.32 Dans des rapports antérieurs, nous avions exprimé l’opinion selon laquelle les fonds excédentaires détenus par la corporation étaient supérieurs aux montants dont elle avait besoin pour couvrir les dépenses futures liées aux débentures impayées. Le montant de l’encaisse et des placements à court terme continue d’augmenter et, au 31 décembre 1997, il totalisait 761 000 $. 4.33 La corporation continue de nous assurer qu’une telle somme est nécessaire pour financer ses dépenses futures. Institut féminin du Nouveau-Brunswick Faiblesses dans les contrôles internes 4.34 Suivant notre vérification de 1997, nous avions porté à l’attention de l’institut un certain nombre de faiblesses ayant trait aux rapprochements bancaires, aux pièces justificatives à l’appui des dépenses et aux modalités de signature de chèques. L’institut nous a informés par la suite des changements qu’il se proposait d’apporter pour donner suite à nos recommandations. Conseil de la jeunesse du Nouveau-Brunswick Faiblesses dans les contrôles internes 4.35 Suivant notre vérification de 1998, nous avons porté à l’attention du conseil un certain nombre de faiblesses ayant trait aux fiches de paie et aux relevés de temps des employés occasionnels. Le conseil nous a informés par la suite des changements apportés pour donner suite à nos recommandations.