Contexte 11.1 L’Assemblée législative approuve les plans financiers du gouvernement. Les fonctions dont est chargé notre bureau exigent que nous vérifiions les résultats de ces plans et que nous fassions rapport de nos constatations à l’Assemblée législative. 11.2 Notre travail de vérification englobe des opérations financières dans tous les ministères. Nous vérifions également des régimes de retraite et d’autres fonds en fiducie. Étendue 11.3 Pour nous former une opinion sur les états financiers de la province, nous effectuons un travail de vérification sur les principaux programmes et activités des ministères. Nous vérifions en outre les principaux postes de recettes et un échantillon de dépenses prélevées parmi tous les ministères. Enfin, nous vérifions les contrôles entourant les systèmes centralisés. 11.4 Nous adoptons une approche similaire en ce qui a trait à notre travail de vérification des régimes de retraite de la province. Nous cherchons ainsi à nous former une opinion sur les états financiers de chaque régime. 11.5 Étant donné que les objectifs de ce genre de travail de vérification sont restreints, il se peut qu’il ne permette pas de repérer les questions qui pourraient être mises au jour au cours d’examens plus exhaustifs ou particuliers. Cependant, il révèle souvent des insuffisances ou des secteurs d’intérêt que nous pouvons choisir d’approfondir au cours de notre travail de vérification de plus large portée. 11.6 Nous avons l’habitude de faire rapport de nos constatations aux hauts fonctionnaires des ministères visés et de leur demander de réagir. Si certaines de ces constatations ne sont pas comprises dans le présent rapport, c’est que nous considérons qu’elles ne sont pas suffisamment importantes pour les porter à l’attention de l’Assemblée législative. 11.7 Notre examen des questions traitées dans le présent chapitre de notre rapport est conforme aux normes de vérification généralement reconnues et, de ce fait, a comporté les contrôles par sondages et autres procédés que nous avons jugé nécessaires dans les circonstances. Les questions dont il est fait rapport ne devraient pas servir à tirer des conclusions quant à la conformité ou à la non-conformité des questions dont il n’est pas fait rapport. Résumé des résultats 11.8 Au moment de la rédaction du présent rapport, des dépenses se chiffrant à 76,8 millions de dollars pour l’exercice 1997-1998 n’avaient pas été approuvées ni par l’Assemblée législative, ni par le Conseil de gestion. 11.9 Le ministère du Développement des ressources humaines a transféré des fonds au programme Expérience rurale sans avoir reçu l’autorisation explicite de le faire. 11.10 Nous continuons à avoir des préoccupations au sujet de la suffisance des provisions pour pertes éventuelles sur les comptes débiteurs de taxes à la consommation et d’impôt foncier. 11.11 La documentation de la paie dans les dossiers des employés manque de cohérence et est souvent incomplète. 11.12 Les clôtures d’exercice des corporations hospitalières et des foyers de soins pour l’exercice 1996-1997 n’étaient pas terminées au moment de la rédaction du présent rapport. Résultats de la vérification par sondages des dépenses générales 11.13 Comme nous l’indiquons dans la section sur l’étendue de nos travaux, nous choisissons un échantillon de dépenses parmi tous les ministères. L’échantillon est prélevé au moyen de techniques d’échantillonnage statistique. Cette méthode nous permet d’être confiants que, dans l’ensemble, les dépenses provinciales consignées dans les états financiers sont correctes à tous égards importants. 11.14 Nos vérifications par sondages ne visent pas seulement à relever les erreurs monétaires, qui sont peu nombreuses. Nous vérifions également si la dépense est correctement approuvée, est raisonnable dans les circonstances et est conforme aux lois, aux règlements et aux politiques qui autorisent l’opération. Ce sont à ces égards que nous découvrons le plus d’insuffisances. Lorsque nous soupçonnons qu’une insuffisance constitue plus qu’un incident isolé, il nous arrive alors de prévoir des travaux de vérification supplémentaires dans le domaine concerné pour confirmer ou infirmer nos soupçons. Ces travaux supplémentaires peuvent avoir lieu au cours d’un exercice de vérification subséquent. 11.15 Voici des exemples d’insuffisances que nous avons observées au cours de notre vérification des dépenses de 1998 : • documents autorisés par des personnes dont le nom ne figure pas sur la liste des signataires autorisés ou dépassement du niveau de dépenses autorisées (7 cas); • aucune preuve de la réception de biens (1 cas); • documentation insuffisante pour justifier un paiement (1 cas); • paiement versé par erreur (1 cas); • documents non signés ni paraphés pour faire état de leur exactitude ou de leur approbation (3 cas); • différences entre les montants consignés et la documentation justificative au dossier (2 cas); • infractions possibles à la Loi sur les achats publics concernant les appels d’offres (3 cas). 11.16 Nous tenons à souligner que la province dépense au-delà de 4 milliards de dollars chaque année. Les cas dont il est question dans le présent chapitre de notre rapport représentent une infime portion de ces dépenses. Aucune organisation de grande taille ne peut fonctionner parfaitement en tout temps. Des erreurs peuvent survenir. L’immense majorité des opérations traitées par la province sont exactes, authentiques et conformes aux politiques et aux mesures législatives établies. Notre rôle est de voir à ce qu’une telle situation se poursuive et d’encourager les ministères et les organismes dans leur tâche. Approbation législative des dépenses de la province 11.17 Chaque année, l’Assemblée législative approuve les dépenses de la province. Outre l’approbation initiale du budget principal, il peut arriver qu’un budget supplémentaire soit adopté en cours de session par l’Assemblée législative. 11.18 Les dépenses engagées durant l’exercice qui dépassent les niveaux approuvés peuvent également être approuvées par voie de mandat spécial. Normalement, les mandats spéciaux sont d’abord approuvés par le Conseil de gestion, par le lieutenant-gouverneur en conseil puis, à la session suivante de l’Assemblée législative, par l’Assemblée elle-même. Cette séquence est conforme aux dispositions de la Loi sur l’administration financière. 11.19 Sur le plan de la vérification, ce processus ne nous satisfait pas. À la publication de notre rapport annuel chaque année, il arrive que l’Assemblée législative n’ait pas encore approuvé toutes les dépenses engagées durant l’exercice à l’étude. 11.20 La Loi sur l’administration financière déclare ce qui suit : Lorsque a) la Législature n’est pas en session, b) des dépenses que la Législature n’avait pas prévues ou auxquelles elle n’avait pas pourvu sont requises d’urgence pour le bien public, et c) le Conseil [de gestion] donne son approbation, le lieutenant-gouverneur en conseil peut ordonner l’établissement d’un mandat spécial, à signer par le lieutenant- gouverneur, autorisant le paiement sur le Fonds consolidé du montant indiqué dans le mandat spécial. Lorsqu’un mandat spécial a été émis conformément au présent article, les sommes affectées par ce mandat sont soumises à l’approbation de la Législature au cours de la session suivante au moyen d’une Loi d’affectation de crédits spéciale portant les sommes ainsi affectées au cours de chaque année financière. 11.21 Au moment de notre rapport, le processus d’approbation n’est pas entièrement conforme à la loi. La Loi sur le vérificateur général exige que nous signalions de tels exemples de non-conformité. 11.22 Au moment de la rédaction du présent rapport, des dépenses de 76,8 millions de dollars pour l’exercice 1997-1998 n’avaient pas été approuvées par l’Assemblée législative. En fait, ni le Conseil de gestion, ni le lieutenant-gouverneur en conseil n’avaient encore approuvé les fonds. 11.23 L’année dernière, nous signalions que, au moment de notre rapport, un total de 26,8 millions de dollars n’avait pas été approuvé ni au moyen d’un mandat spécial, ni par un budget supplémentaire. La somme avait par la suite été approuvée par l’Assemblée législative le 26 février 1998 par l’entremise d’une loi spéciale portant affectation de crédits. Pertes par suite de fraude, de faute ou d’erreur 11.24 Le paragraphe 13(2) de la Loi sur le vérificateur général exige que nous fassions rapport à l’Assemblée législative de tous les cas de pertes ou d’insuffisances importantes par suite de fraude, de faute ou d’erreur d’une personne. 11.25 Au cours de notre travail de vérification, nous avons découvert les pertes importantes qui suivent. Notre travail ne vise pas à repérer tous les cas possibles de pertes; il ne serait donc pas indiqué de conclure que toutes les pertes ont été repérées. Ministère du Développement des ressources humaines • Chèques encaissés par des personnes non admissibles 64 720 $ à recevoir des fonds. La perte est constituée de chèques d’aide sociale déclarés perdus ou volés. Ministère des Finances • Perte de matériel 4 755 $ Ministère des Municipalités, de la Culture et de l’Habitation • Vol d’argent par un employé 3 334 $ Ministère des Ressources naturelles et de l’Énergie • Vol d’argent par un employé 2 493 $ • Perte de matériel 1 350 $ Ministère de l’éducation • Perte de matériel 2 700 $ 11.26 Ne sont pas compris dans les pertes signalées par notre bureau les incidents d’introduction par effraction, les incendies et le vandalisme. 11.27 Le gouvernement provincial fait rapport dans le volume 2 des Comptes publics du montant des pertes au chapitre des biens corporels publics (autres que celles attribuables à des pénuries de stock). En 1998, le gouvernement provincial a signalé des pertes de 172 111 $ au chapitre des biens corporels publics. Ministère du Développement des ressources humaines Dépassement de l’autorisation du Conseil de gestion 11.28 Au cours de notre vérification de 1998, nous avons noté qu’un transfert effectué du ministère au programme Expérience rurale, qui est administré par la Société d’aménagement régional (SAR), avait dépassé la somme autorisée par le Conseil de gestion. Le Conseil de gestion avait autorisé pour l’exercice 1997-1998 un transfert à la SAR d’une somme maximale de 4,9 millions de dollars pour le programme Expérience rurale, alors que le montant réel transféré s’est chiffré à 5 981 274 $. 11.29 En vertu du paragraphe 13(2)d) de la Loi sur le vérificateur général, nous sommes tenus d’informer l’Assemblée législative de toute dépense « engagée sans autorisation ». À notre avis, la portion du montant transféré qui dépasse le montant autorisé par le Conseil de gestion représente une dépense engagée sans autorisation. 11.30 Nous avons porté la question à l’attention du ministère. Le ministère soutient qu’il n’a pas outrepassé ses pouvoirs en transférant les fonds à la SAR. À l’appui de sa position, le ministère a mentionné plusieurs présentations qu’il avait faites au Conseil de gestion. 11.31 Nous sommes d’avis qu’une décision du Conseil de gestion est un document qui devrait faire autorité et dont le contenu devrait être fiable. Si une décision du Conseil de gestion décrit de façon incorrecte ou incomplète la situation à laquelle il renvoie, elle devrait être abrogée ou remplacée. À notre connaissance, cela n’a pas été fait dans le cas qui nous occupe. Ministère des Finances Taxes à la consommation et impôt foncier 11.32 Dans notre rapport de 1997, nous faisions état de la préoccupation suivante : Les sommes à recevoir aux comptes de taxe à la consommation continuent à augmenter, et nous nous interrogeons sur la possibilité de les recouvrer. 11.33 C’est la raison pour laquelle nous avions recommandé au ministère d’examiner sa méthode d’établissement de la provision pour créances douteuses. Nous voulions que le ministère tienne compte, en établissant sa provision, de l’âge de l’opération d’origine et de la capacité de payer du contribuable. Nous avions fait part de notre intention de poursuivre la discussion sur la question avec le ministère durant l’exercice courant. 11.34 Nous avons écrit au ministère en février 1998 pour poursuivre la discussion. Nous avons alors exprimé des préoccupations semblables concernant la provision pour créances douteuses relative à l’impôt foncier et la radiation de taxes à la consommation et d’impôt foncier. Provisions pour pertes 11.35 Nous avons constaté que le ministère a l’habitude de déterminer la provision pour pertes sur les taxes à la consommation à recevoir en désignant comme douteux les comptes importants et en y ajoutant 10 % du solde restant. 11.36 Cependant, nous avons trouvé de nombreux cas où le processus de désignation n’avait pas pris en considération des comptes débiteurs qui étaient en souffrance depuis longtemps. De plus, nous n’avons pu trouver de justification à la pratique d’ajouter une provision de 10 % pour le solde restant. 11.37 À notre avis, la méthode habituelle utilisée pour déterminer la provision pour créances douteuses au compte d’impôt foncier présente aussi des faiblesses graves. 11.38 Ainsi, au 31 mars 1997, la provision pour impôt foncier des groupes à but non lucratif était fondée sur un taux fixe de 200 000 $ par année pour les exercices allant de 1990 à 1997. Par le passé, le ministère faisait aussi le total de l’impôt foncier évalué depuis 1969 et ajoutait un faible pourcentage de ce total à la provision. Les deux calculs ne semblaient avoir aucun rapport avec la possibilité de recouvrer les débiteurs. 11.39 Il est énoncé dans le Manuel d’administration de la province que : La détermination d’une provision suffisante pour pertes éventuelles sur les prêts et les comptes à recevoir est basée sur le jugement professionnel du bureau du contrôleur. 11.40 Nous avons recommandé au ministère des Finances et au Bureau du contrôleur d’examiner et de documenter en bonne et due forme une méthode d’établissement des provisions pour les comptes débiteurs de taxes à la consommation et d’impôt foncier qui prenne en considération les efforts de recouvrement du ministère et la capacité de payer du contribuable. 11.41 Réponse du ministère : Le ministère a tenté d’établir ce que nous estimons être une provision pour pertes suffisante en consultation avec le Bureau du contrôleur en suivant ses conseils. Nous avons modifié la méthodologie utilisée pour déterminer la provision afin de tenir compte de l’effet des mesures particulières prises par le ministère au cours des deux derniers exercices, mesures qui devraient aider au recouvrement des comptes. Mon personnel travaillera de près avec le Bureau du contrôleur pour établir la dépense pour provision de 1998 dans le cadre du processus comptable de clôture de l’exercice courant. [Traduction.] Radiations 11.42 Dans notre lettre de février 1998, nous notions que le ministère avait omis de radier de nombreux comptes jugés irrécouvrables. Selon le manuel de l’ICCA : Tout compte ou effet à recevoir doit être radié dès qu’il est reconnu pour irrécouvrable. Il doit être ramené à sa valeur de réalisation estimative dès qu’il est reconnu pour partiellement irrécouvrable. 11.43 La politique administrative du gouvernement sur la comptabilisation des recettes et des comptes débiteurs précise que, lorsqu’une dette envers la province est supprimée, un énoncé décrivant les étapes suivies pour recouvrer un compte doit accompagner la liste des radiations. L’information doit aller au Conseil de gestion et au Cabinet aux fins d’approbation avant que le compte ne puisse être radié, ce qui force le ministère à rendre compte de ses efforts de recouvrement et expose le débiteur à la possibilité d’un examen public. Ce sont deux facteurs importants dans le maintien de l’équité et de la reddition de comptes du régime fiscal. 11.44 Nous avons recommandé que tous les comptes actuellement désignés en vue d’être radiés soient présentés aux fins de radiation. De plus, tous les comptes qui ne font pas l’objet d’un recouvrement actif devraient être radiés ou ramenés à leur valeur réalisable nette. À notre avis, pour être définis comme actifs sur le plan du recouvrement, les comptes doivent avoir fait l’objet d’activités de recouvrement documentées au cours des six mois précédents. 11.45 En réponse, le ministère a déclaré ce qui suit : Pour régler la question des radiations, des présentations dont le Conseil de gestion est actuellement saisi ont été préparées pour demander l’autorisation de radier tous les comptes de taxes à la consommation jugés irrécouvrables au 31 décembre 1997 et d’impôt foncier au 31 mai 1996. Les comptes d’impôt foncier ne sont pas encore à jour, car nous attendons la décision de la Cour d’appel du Nouveau-Brunswick concernant la contestation judiciaire des modifications législatives de 1996, contestation qui pourrait avoir des répercussions sur la position de créancier privilégié de la province dans les causes de faillite en instance. [Traduction.] 11.46 Pour l’exercice terminé le 31 mars 1998, nous avons noté que le ministère avait radié à titre de sommes jugées irrécouvrables la somme de 7,8 millions de dollars en taxes à la consommation et la somme de 11,3 millions de dollars en impôt foncier. Paye 11.47 Le Manuel d’administration de la province explique les exigences documentaires concernant les dossiers des employés ministériels réguliers engagés après le 1er août 1993. La directive est la suivante : Le candidat doit remplir les documents suivants et les retourner au ministère : une carte d’acceptation ou de refus de l’offre d’emploi; une preuve d’âge; une affirmation solennelle ou un serment; une formule TD1. 11.48 Des lacunes ont été relevées dans la documentation des dossiers des employés. Nous avons contrôlé par sondages le dossier d’environ 40 employés réguliers entrés en fonction après la date d’entrée en vigueur de la directive. Dans environ la moitié des dossiers, il manquait un ou plusieurs des documents exigés. Pour expliquer les lacunes, le personnel de la paye de tous les ministères a fourni la même réponse : le personnel de la paye demande les documents exigés, les employés omettent de les fournir et le suivi est à peu près nul. 11.49 La directive du Manuel d’administration qui précède s’applique aux employés réguliers, tandis qu’aucune exigence de la sorte n’existe pour les dossiers des employés occasionnels. 11.50 La façon de procéder varie parmi les six ministères ayant fait l’objet d’un contrôle par sondages. Trois ministères exigent seulement la formule TD1 et le serment professionnel, tandis que deux autres ne demandent que la formule TD1. Le sixième ministère demande la formule TD1 et un extrait de naissance. 11.51 Du point de vue du contrôle interne, l’administration des employés occasionnels tend à comporter plus de risques que celle du personnel régulier, étant donné l’ampleur du recrutement pour des emplois de courte durée. L’établissement d’exigences documentaires pour les employés occasionnels contribuerait à faire en sorte que la documentation versée aux dossiers des employés occasionnels soit suffisante et uniforme dans tous les ministères. 11.52 Nous avons signalé nos constatations détaillées à tous les ministères concernés. De plus, nous en avons informé le ministère des Finances, qui est chargé de l’élaboration des politiques administratives gouvernementales. Le ministère des Finances a souligné que la fonction de dotation a été déléguée aux ministères, à qui revient donc la responsabilité de voir à ce que le nouvel employé fournisse tous les documents nécessaires. Le ministère ajoute ceci cependant : La Direction de la politique de rémunération et du recrutement est en train de préparer des ateliers sur la dotation en personnel à l’intention du personnel ministériel; ces ateliers constitueront une tribune pour l’examen des documents à exiger lors du recrutement d’une nouvelle personne. Nous ferons en sorte que l’importance d’obtenir la documentation pertinente soit communiquée aux personnes qui préparent les ateliers sur la dotation en personnel. [Traduction.] 11.53 Le ministère des Finances a également consenti à réviser la politique administrative ayant trait aux nominations temporaires et occasionnelles. La révision servira à fournir des directives aux ministères sur le genre de documents à obtenir des employés occasionnels. Caisses de retraite Rachat de services passés au moyen de retenues salariales 11.54 Les cotisants admissibles à un régime de retraite ont la possibilité de racheter des services passés au moyen de retenues salariales. Les cotisants peuvent racheter leurs états de service sur une période maximale équivalant au nombre de mois qu’ils rachètent. Par conséquent, en fin d’exercice, il arrive que des montants soient dus aux caisses de retraite. Dans le passé, ces sommes à recevoir et les recettes correspondantes n’étaient pas comptabilisées dans les états financiers des caisses. 11.55 Nous avons porté la question à l’attention du ministère, qui a fourni une première liste des montants exigibles au 31 mars 1997. Notre contrôle par sondages de la liste nous laisse croire à des lacunes, et nous avons demandé et supervisé l’extraction d’une autre liste. Celle-ci comportait, elle aussi, un certain nombre d’incohérences, ce qui met en doute la fiabilité du système qui produit les données. 11.56 Nous avons recommandé que le ministère prenne les mesures nécessaires pour s’assurer que les données utilisées pour inscrire le compte débiteur des cotisations au titre de services passés sont complètes et exactes. Transferts de réciprocité – fonds en fiducie 4 et 7 11.57 Une erreur ayant trait à l’inscription des transferts de réciprocité a été découverte. Une somme d’environ 161 000 $ a été inscrite comme paiement provenant du fonds en fiducie 4 (Régime de pension de retraite dans les services publics), alors que la somme aurait dû être inscrite comme un paiement provenant du fonds en fiducie 7 (Régime de pension de retraite des enseignants). 11.58 Nous avons recommandé que le ministère rapproche ses registres des mandats établis et des sommes inscrites par la Société de gestion des placements du Nouveau-Brunswick afin de s’assurer que les montants inscrits dans les états financiers des caisses de retraite sont complets et exacts. Intérêts sur les remboursements – fonds en fiducie 4 et 7 11.59 L’année dernière, le ministère nous avait répondu ce qui suit à notre observation concernant les erreurs qui se produisaient dans le calcul des intérêts sur les remboursements. la Direction des avantages sociaux des employés des services publics a rectifié l’erreur dans la logique de programme qui faisait que les intérêts de certaines personnes recevant des remboursements […] étaient sous-évalués. En plus d’avoir rectifié la situation, la direction a pris des mesures pour prévenir la reproduction d’une telle erreur dans l’avenir, y compris l’achat d’un nouveau logiciel qui améliorera la capacité de faire des essais sur la logique de programme. [Traduction.] 11.60 Cette année, nous avons contrôlé par sondages dix remboursements et découvert une erreur dans les calculs. L’erreur est du même type (entraînant une sous-estimation des intérêts et du remboursement subséquent) que l’erreur signalée l’année dernière. 11.61 Nous avons recommandé que le ministère prenne des mesures pour veiller à ce que les intérêts sur les remboursements soient calculés correctement. 11.62 On nous a informés récemment qu’il reste encore des personnes à qui les sommes dues n’ont pas été remboursées en raison de l’erreur dans la logique de programme. Ministère de la Santé et des Services communautaires Services hospitaliers et Services des foyers de soins Clôtures d’exercice en retard 11.63 Le travail de vérification portait sur les paiements récurrents des corporations hospitalières et des foyers de soins. 11.64 Les corporations hospitalières et les foyers de soins sont tenus de présenter des états financiers vérifiés au ministère le 31 juillet au plus tard. La Direction des services financiers effectue peu après les règlements de clôtures d’exercice, qui sont généralement terminées pour l’automne. 11.65 Les clôtures d’exercice de 1996-1997 ne sont toujours pas effectuées pour les corporations hospitalières et les foyers de soins. Ces clôtures sont maintenant en retard d’un an. Bien qu’on ait estimé les comptes de régularisation des clôtures d’exercice, celles-ci devraient être faites promptement afin que les documents comptables puissent être achevés. 11.66 Nous avons recommandé que les clôtures d’exercice des corporations hospitalières et des foyers de soins soient effectuées promptement chaque année. 11.67 Le ministère a indiqué que les retards observés pour 1996-1997 étaient attribuables à la mise en œuvre d’un nouveau système d’information financière hospitalière et de l’incapacité d’obtenir les renseignements nécessaires des foyers de soins.