Contexte 3.1 Le gouvernement du Nouveau-Brunswick parraine plusieurs régimes de retraite pour ses employés et pour les députés. On compte plus de 35 000 cotisants actifs aux régimes et environ 14 500 pensionnés. De plus, au delà de 700 personnes se sont prévalues de divers programmes de retraite anticipée au cours de l’exercice terminé le 31 mars 1997. 3.2 Des prestations de retraite sont fournies par 11 régimes de retraite et 1 programme de retraite anticipée/réaménagement des effectifs. Des caisses de retraite existent pour chaque régime, sauf pour les régimes de pension de retraite des députés et le régime de retraite de l’Ombudsman. Toutes les caisses de retraite sont distinctes des finances du gouvernement. 3.3 Tous les régimes de retraite qui détiennent des placements publient annuellement des états financiers vérifiés, sauf le Régime de pension de certains employés syndiqués des hôpitaux du Nouveau- Brunswick et le Régime de retraite des salarié(e)s saisonnier(ère)s à temps partiel. 3.4 Les régimes de retraite peuvent être des régimes à prestations déterminées ou à cotisations déterminées. La catégorie dépend des stipulations du régime. Un régime à prestations déterminées précise soit la prestation que recevront les employés, soit la méthode pour établir les prestations. Un régime à cotisations déterminées précise la façon dont les cotisations sont établies. En vertu d’un régime à cotisations déterminées, les cotisations sont attribuées à la personne qui cotise. 3.5 Lorsque le gouvernement du Nouveau-Brunswick verse des prestations en vertu d’un régime à prestations déterminées, il est à risque quant au montant de la prestation que recevra chaque employé. Le risque vient du fait que le montant total de la dette reste incertain tant que toutes les prestations n’ont pas été versées. Tout manque à gagner entre les recettes de la caisse (les montants cotisés à la caisse par les employés et l’employeur et les revenus de placement) et les prestations versées doit être financé par le gouvernement. L’exception est le régime hôpitaux– certains, pour lequel les employés sont responsables du manque à gagner. 3.6 Dans un régime à cotisations déterminées, le gouvernement et les employés versent à la caisse une cotisation d’un montant qui est fonction des services rendus par l’employé. Le gouvernement n’a pas à verser de cotisations additionnelles. Le risque du régime à cotisations déterminées est assumé par l’employé, car le montant de la prestation qui sera payable à un employé dépendra entièrement du montant accumulé dans le compte de l’employé et des revenus de placement tirés des fonds accumulés. 3.7 Tous les régimes de retraite parrainés par le gouvernement sont à prestations déterminées, sauf le régime des employés à temps partiel et saisonniers. Étendue 3.8 La Loi sur le vérificateur général précise que le vérificateur général doit vérifier au nom de l’Assemblée législative, de la manière qu’il juge nécessaire, les comptes de la province concernant : • le Fonds consolidé, • tous les biens publics, • tous les fonds en fiducie ou fonds destinés à des fins spéciales. 3.9 La vérification des régimes de retraite nous incombe pour deux raisons. • Comme nous le mentionnons précédemment dans le rapport, la Loi sur le vérificateur général exige que nous examinions les états financiers de la province (le Fonds consolidé) et que nous exprimions une opinion sur la fidélité et la conformité des états aux conventions comptables de la province. Dans la réalisation du travail de vérification qui en découle, nous devons examiner de nombreux aspects des activités des régimes de retraite. Le niveau de détail fourni dans la note 13 afférente aux états financiers vérifiés de la province en est la preuve. • La province détient les régimes de retraite en fiducie. Or, nous avons déterminé qu’il est nécessaire d’effectuer un travail de vérification sur chacun de ces régimes à titre de fonds en fiducie. 3.10 Nous avons des commentaires et des observations qui découlent de nos responsabilités à titre de vérificateur des états financiers et des régimes de retraite de la province. Le présent chapitre contient nos observations sur l’information relative aux régimes de retraite fournie dans les états financiers de la province et les observations que nous avons adressées au ministère des Finances à la suite de la vérification de régimes de retraite. Résumé des résultats 3.11 La dette au titre des régimes de retraite aux fins de comptabilité a diminué, passant de 1 645,7 millions de dollars en 1993 à 1 251,8 millions en 1997. 3.12 La dette actuarielle des régimes de retraite du gouvernement provincial a diminué, passant de 1 292,5 millions de dollars en 1993 à 189,7 millions en 1997. 3.13 Au cours des cinq derniers exercices, les charges de retraite enregistrées par le gouvernement provincial ont chuté, passant de 154 millions de dollars à 18,2 millions. 3.14 Le comité des évaluations actuarielles des régimes de retraite du gouvernement provincial a décidé que l’intervalle entre les évaluations actuarielles des régimes de retraite ne dépassera pas trois ans. 3.15 Il se peut que les régimes de retraite ne soient pas conformes à la Loi de l’impôt sur le revenu. 3.16 Le ministère a consenti à améliorer ses méthodes de présentation de l’information relative aux frais d’administration des régimes de retraite. 3.17 Le ministère est d’accord pour que des budgets soient préparés pour les coûts d’administration imputés aux régimes de retraite. 3.18 Des améliorations doivent être apportées à la comptabilité des coûts d’administration et à la façon dont ils sont imputés aux régimes de retraite. Évaluations actuarielles 3.19 L’obligation de la province découlant des régimes de retraite vient de sa promesse d’assurer des prestations de retraite aux employés en retour de leurs services. Le droit à pension des employés est acquis au cours de leur période d’emploi. Lorsque l’actif d’un régime de retraite n’égale pas l’obligation découlant du régime, la différence, calculée au moyen d’une évaluation actuarielle, constitue la dette au titre du régime ou l’excédent de la caisse de retraite. 3.20 L’Institut Canadien des Comptables Agréés définit l’évaluation actuarielle comme suit : évaluation de la situation financière d’un régime consistant à évaluer l’actif de la caisse et à estimer la valeur actuarielle des prestations à verser en vertu du régime. L’évaluation permet d’établir le montant des cotisations futures de l’employeur, ainsi que les gains réalisés ou les pertes subies depuis la dernière évaluation. 3.21 L’évaluation fournit les informations nécessaires pour déterminer la dette au titre des régimes de retraite ou l’excédent des caisses ainsi que les charges de retraite. 3.22 Les actuaires ont recours à plusieurs sources d'information pour établir une estimation de l'excédent ou de la dette à la date de l'évaluation. Ces sources comprennent notamment les documents antérieurs du gouvernement relatifs à la paie, les hypothèses du gouvernement qui touchent les recettes et les dépenses futures des caisses ainsi que les informations dont disposent les actuaires, par exemple la durée de vie estimative des cotisants. 3.23 Chaque fois qu'une évaluation est effectuée, une nouvelle estimation de la dette ou de l'excédent du régime est préparée. Il y a un certain nombre d'hypothèses clés qui peuvent donner lieu à des changements importants dans la dette ou l'excédent. Les états financiers de la province énumèrent quatre de ces hypothèses : taux de rendement sur l'actif de la caisse, augmentation annuelle de la rémunération, inflation et taux de relèvement de pension après la retraite. D'autres hypothèses entrent en ligne de compte, par exemple les taux de mortalité, l'âge de la retraite, le pourcentage de participants mariés et les taux de cessation d'emploi. Comprendre la dette 3.24 Les lecteurs des états financiers ont à composer avec des concepts comptables plutôt complexes pour ce qui est des régimes de retraite. L’un de ces concepts qu’il vaut la peine d’aborder est la différence entre la dette actuarielle et la dette aux fins de comptabilité lorsqu’on parle des régimes de retraite. 3.25 Dans les états financiers, l’accent porte principalement sur la dette aux fins de comptabilité. Toutefois, à titre indicatif pour les lecteurs intéressés aux plans de financement de la dette, notons que les décisions relatives au financement de la dette reposent plutôt sur la dette actuarielle, puisque celle-ci représente le manque à gagner dans la valeur de l’actif des caisses de retraite par rapport aux prestations constituées à un moment précis. 3.26 Les deux chiffres sont fondés sur les résultats des évaluations actuarielles et ils sont interdépendants. Il est toutefois important d’employer chacun dans le contexte approprié. En tant que vérificateurs, nous parlons le plus souvent de la dette aux fins de comptabilité. L’écart de cette dette par rapport à la dette actuarielle représente le délai qui s’écoule avant que la dette aux fins de comptabilité s’ajuste à toute hausse ou baisse dans le montant estimatif de la dette actuarielle. 3.27 Par exemple, si une nouvelle évaluation actuarielle indique que la dette est en fait de seulement la moitié de l’estimation initiale, la dette aux fins actuarielles est immédiatement abaissée au niveau révisé. Par contre, aux fins de comptabilité, un tel traitement est incorrect. Par leur nature, les dettes au titre des régimes de retraite, qui sont des estimations, sont enclines aux redressements à la hausse et à la baisse. C’est la raison pour laquelle les redressements ne sont pas constatés tous en même temps. Ils sont plutôt comptabilisés au cours d’une période raisonnable. Si ce n’était pas le cas, on observerait alors une énorme augmentation ou diminution des dépenses durant l’exercice où est établie la nouvelle estimation de la dette. Une telle situation pourrait mêler ou induire en erreur les utilisateurs des états financiers. 3.28 En fin de compte, l’application des conventions comptables reconnues aux dettes au titre des régimes de retraite sert à niveler les effets de la constatation des redressements. On tient ainsi compte du fait que les sommes sont des estimations, et non des certitudes. Changements durant l’exercice 3.29 La dette au titre des régimes de retraite aux fins de comptabilité a diminué, passant de 1 386,4 millions de dollars au début de 1996-1997 à 1 251,8 millions en fin d’exercice. 3.30 Les états financiers de 1997 présente la dette au titre des régimes de retraite aux fins de comptabilité en deux éléments. L’un représente les redressements à prendre en compte dans l’avenir (1 062,1 millions de dollars), et l’autre (189,7 millions de dollars) est l’excédent des prestations constituées au titre des régimes de retraite sur la valeur de l’actif détenu dans les caisses en fin d’exercice (aussi connu sous le nom de dette actuarielle). Baisse des dettes au titre des régimes de retraite 3.31 Aux fins de comptabilité, les augmentations et les diminutions de la dette au titre des régimes de retraite résultent de l’effet combiné à chaque exercice des charges de retraite et des cotisations des employeurs. Les charges de retraite, qui représentent le coût des prestations au titre des services rendus au cours de l’exercice et tout amortissement de redressements d’exercices antérieurs, font augmenter la dette aux fins de comptabilité. Toute cotisation versée par la province réduit la dette. En 1996-1997, les charges de retraite se sont chiffrées à 18,2 millions de dollars. Les cotisations de l’employeur ont atteint 152,8 millions de dollars, donnant ainsi lieu à une réduction de 134,6 millions de la dette au titre des régimes de retraite aux fins de comptabilité. 3.32 La pièce qui suit montre la dette à la baisse au titre des régimes de retraite qui est inscrite aux fins de comptabilité dans les états financiers de chacun des cinq derniers exercices. Elle montre également les éléments de la dette au titre des régimes de retraite à la fin de chaque exercice. Les chiffres utilisés sont ceux qui ont été publiés antérieurement pour les exercices visés. Ils n’ont pas été retraités pour tenir compte de modifications subséquentes découlant de nouvelles évaluations ou de changements de conventions comptables. Pièce 3.1 Éléments de la dette au titre des régimes de retraite (en millions de dollars) 3.33 Aux fins de comptabilité, la dette au titre des régimes de retraite a connu une baisse constante, passant de 1 645,7 millions de dollars en 1993 à 1 251,8 millions en 1997. Au cours de cette période, la valeur de l’actif a augmenté de 66,2 %, tandis que l’estimation des prestations constituées s’est accru de 18,9 % seulement. 3.34 Les cotisations excédentaires que la province a continué de verser aux régimes de retraite des services publics et des enseignants ont accéléré l’accroissement de la valeur de l’actif. 3.35 La modification des hypothèses actuarielles sur lesquelles reposaient les évaluations actuarielles antérieures a donné lieu à une réduction dans les charges de retraite comptabilisées actuelles et futures. Les redressements de l’estimation des prestations constituées sont amortis sur des périodes allant jusqu’à 21 ans. Même si les redressements sont amortis chaque année, le niveau du solde non amorti (soit le montant à amortir dans des exercices ultérieurs) s’est accru pour chacun des cinq derniers exercices. Le solde est passé d’un montant nul en 1992 à 1 062,1 millions de dollars à la fin de 1996-1997. La pièce qui suit montre la croissance du solde. Pièce 3.2 Redressements non amortis (en millions de dollars) 3.36 L’amortissement annuel est passé de 24,6 millions de dollars en 1993 à 78,0 millions en 1997. La cause de cette augmentation est clairement illustrée par les redressements de chaque exercice. 3.37 La majorité des redressements s’explique par des gains actuariels. Des pertes ou des gains actuariels se produisent lorsque le rendement prévu et les résultats réels diffèrent. Comme on le voit par les gains actuariels illustrés à la pièce 3.2, les résultats récents ont été beaucoup plus favorables que ne l’avaient laissé entrevoir les hypothèses actuarielles. L’autre composante majeure des redressements est l’effet des modifications des hypothèses actuarielles par rapport aux hypothèses des périodes antérieures. Diminution des charges de retraite 3.38 Les changements dans la dette actuarielle au titre des régimes de retraite sont, en fin de compte, reflétés dans les charges de retraite par le biais de l’amortissement des redressements. La pièce qui suit montre les charges de retraite des cinq derniers exercices. Les montants de 1993 et de 1994 ont été retraités pour être adaptés au mode de présentation des montants de 1995 à 1997. Pièce 3.3 Charges de retraite (en millions de dollars) 3.39 La pièce qui précède affiche les éléments des charges de retraite comptabilisés dans les états financiers de la province. Il s’agit du coût que doit assumer l’employeur pour l’exercice, établi à partir des hypothèses actuarielles, des intérêts des montants non provisionnés, de l’amortissement des redressements et d’une réduction des paiements spéciaux versés par certains organismes de la Couronne. 3.40 On constate que les quatre derniers exercices ont enregistré des redressements d’amortissement importants. Des diminutions spectaculaires des charges de retraite ont eu lieu durant cette période; elles sont passées de 154 millions de dollars en 1993 à 18,2 millions en 1997. 3.41 Les charges de retraite ont diminué de 22,7 millions de dollars par rapport à l’année dernière. La diminution est surtout attribuable à une baisse de 13,6 millions de dollars des charges du régime des enseignants et à une baisse de 7,5 millions de dollars des charges du programme de retraite anticipée. Fréquence des futures évaluations actuarielles 3.42 L’Institut Canadien des Comptables Agréés recommande que l’évaluation actuarielle des obligations découlant des régimes de retraite aux fins de comptabilité soit effectuée au moins une fois tous les trois ans. 3.43 L’année dernière, on nous avait informés que le comité des évaluations actuarielles des régimes de retraite, composé de hauts fonctionnaires, se penchait sur la question. Depuis, nous avons appris que le comité a adopté une motion voulant que l’intervalle entre les évaluations actuarielles ne dépasse pas trois ans. 3.44 Les responsables du ministère des Finances ont informé notre bureau qu’une évaluation actuarielle complète sera bientôt réalisée pour chacun des fonds suivants : • Régime de pension de retraite dans les services publics • Régime de pension de retraite des enseignants • Régime de retraite des employés des hôpitaux du Nouveau-Brunswick inscrits au Syndicat canadien de la fonction publique • Régime de pension des manœuvres et hommes de métier et de service des districts scolaires du Nouveau-Brunswick • Régime de pension des secrétaires et employés de bureau des districts scolaires du Nouveau-Brunswick • Régime de pension de certains employés syndiqués des hôpitaux du Nouveau-Brunswick Communication de l’information relative aux excédents et aux dettes dans les états financiers de la province 3.45 Dans les états financiers de la province, la dette actuarielle totale au titre des régimes de retraite se chiffre à 189,7 millions de dollars. Ce solde représente un montant net constitué des excédents et des déficits actuariels. Trois régimes et le programme de retraite anticipée/ réaménagement des effectifs ont une dette accumulée de 307,2 millions de dollars au titre des régimes de retraite. Les cinq autres régimes affichent un excédent accumulé de 117,5 millions de dollars. 3.46 Il n’existe actuellement aucune norme de l’ICCA qui traite expressément du calcul net des excédents et des déficits. Une récente proposition de l’ICCA dispose que « à moins qu’il ne soit établi clairement que l’entité a le droit d’utiliser l’actif de la caisse d’un régime pour servir les prestations accordées en vertu d’un autre régime, un passif qu’elle est tenue de constater au titre d’un régime ne peut être diminué ou éliminé du fait que, dans un autre régime, la valeur de l’actif dépasse la valeur du passif au titre des prestations constituées. » Observations découlant de nos vérifications des régimes de retraite 3.47 Au cours de l’exercice 1996-1997, un certain nombre de questions ont été portées à l’attention du ministère des Finances. Ces questions découlaient de la réalisation des vérifications de régimes de retraite ayant trait à l’exercice de la province terminé le 31 mars 1996. Achat d’années de service antérieures 3.48 L’administrateur local conserve les livres des opérations relatives à l’achat de services passés. Nous avons contrôlé par sondages six clients qui ont acheté des années de service antérieures; dans trois cas, l’achat de service a été effectué directement par l’entremise de l’administrateur, et dans les trois autres, par des retenues sur le salaire. 3.49 Dans un cas, nous avons constaté l’emploi du mauvais chiffre salarial historique, ce qui a donné lieu à un calcul incorrect. 3.50 Dans un cas, nous avons constaté que le dossier ne contenait pas de chiffre salarial pour justifier le calcul des cotisations. 3.51 Dans les trois cas de retenues sur le salaire, les dossiers ne contenaient pas la preuve d’une demande dûment approuvée. Recommandation 3.52 Le ministère devrait mettre en vigueur des procédures pour s’assurer que l’administrateur conserve des preuves de vérification suffisantes et pertinentes à l’appui du calcul des coûts d’achat de services passés. Réponse du ministère 3.53 Les deux régimes dont s’occupe l’administrateur seront rapatriés à la Direction des avantages sociaux des employés des services publics en 1998. La direction sera alors en mesure d’administrer ces deux régimes selon les procédures déjà en place pour les autres régimes. [Traduction.] Conformité à la Loi de l’impôt sur le revenu 3.54 Le Conseil de gestion a approuvé des modifications aux régimes de retraite suivants : • Régime de retraite des employés des hôpitaux du Nouveau-Brunswick inscrits au SCFP; • Régime de pension du personnel cadre des districts scolaires du Nouveau-Brunswick; • Régime de pension des manœuvres et hommes de métier et de service des districts scolaires du Nouveau-Brunswick; • Régime de pension des secrétaires et employés de bureau des districts scolaires du Nouveau-Brunswick. 3.55 Les modifications étaient soumises à l’approbation des comités des régimes de retraite ou à la négociation collective. Les modifications visaient à assurer la conformité des régimes à la Loi de l’impôt sur le revenu. Les modifications apportées aux régimes couvrent les principaux éléments suivants : • pension maximale pour les services ouvrant droit à pension après 1991; • cotisation maximale des employés; • périodes de salaire réduit et absences temporaires; • cotisations de l’employeur permissibles; • accords réciproques de transfert; • prestations de retraite anticipée non réduites; • prépondérance de la Loi de l’impôt sur le revenu. 3.56 Nous nous demandons si les régimes sont conformes à tous égards à la Loi de l’impôt sur le revenu. Selon la documentation que nous a fournie le ministère, le défaut de se conformer à la Loi de l’impôt sur le revenu pourrait entraîner la révocation de l’enregistrement fédéral des régimes de retraite non conformes. 3.57 Au cours de notre vérification, nous n’avons pas réussi à obtenir les documents les plus récents de tous les régimes de retraite et nous n’avons donc pas pu nous assurer que les changements nécessaires avaient été apportés aux documents des régimes. Recommandations 3.58 Le ministère devrait examiner les régimes de retraite pour s’assurer que tous les documents des régimes sont conformes à la Loi de l’impôt sur le revenu. 3.59 Le ministère devrait s’assurer que l’administration des régimes de retraite est effectuée conformément à la Loi de l’impôt sur le revenu. Réponse du ministère 3.60 Les documents des régimes font actuellement l’objet d’une révision pour tenir compte de nombreux changements, y compris les changements découlant de la Loi de l’impôt sur le revenu. Les régimes non créés en vertu d’une loi seront mis à jour d’ici décembre 1997, une fois l’approbation du comité des régimes de retraite obtenue. Les régimes créés en vertu d’une loi seront modifiés en fonction du calendrier de l’Assemblée législative.[Traduction.] Remboursements Intérêts sur les remboursements – Régime de pension de retraite dans les services publics et Régime de pension de retraite des enseignants 3.61 Les résultats des contrôles par sondages ont révélé que, à la suite d’une erreur dans la logique de programme, les intérêts de certaines personnes recevant des remboursements des régimes de retraite des services publics et des enseignants avaient été sous-évalués. 3.62 Nous avons averti la Direction des avantages sociaux de l’erreur. D’après ce que nous comprenons, la direction a, depuis, identifié les personnes touchées et rectifié le problème. Nous n’avons effectué aucun autre travail visant à identifier les cotisants concernés ni à vérifier si l’erreur dans la logique de programme avait été corrigée. Recommandation 3.63 Il faudrait mettre en place des procédures qui empêchent la mise à jour des systèmes avant que ces mises à jour ne soient dûment éprouvées. Réponse du ministère 3.64 Comme il est noté dans votre lettre, la Direction des avantages sociaux des employés des services publics a rectifié l’erreur dans la logique de programme qui faisait que les intérêts de certaines personnes recevant des remboursements des régimes de retraite des services publics et des enseignants étaient sous-évalués. En plus d’avoir rectifié la situation, la direction a pris des mesures pour prévenir la reproduction d’une telle erreur dans l’avenir, y compris l’achat d’un nouveau logiciel qui améliorera la capacité de faire des essais sur la logique de programme. Entre-temps, nous ferons preuve de diligence raisonnable. [Traduction.] Suivi des observations de l’année dernière 3.65 Nous signalions l’année dernière un certain nombre d’erreurs observées dans les remboursements contrôlés par sondages sur les régimes de retraite des services publics, des enseignants et des juges. Nous avons le plaisir de signaler que nous n’avons découvert aucune erreur du même genre dans le contrôle par sondages que nous avons effectué cette année pour tous les régimes. Frais d’administration 3.66 La pièce 3.4 qui suit résume l’information communiquée sur les frais dans les états financiers des régimes de retraite. Aux fins de la présente section, ces frais sont regroupés dans une catégorie intitulée frais d’administration. Pièce 3.4 Information communiquée dans les états financiers des régimes de retraite Frais des régimes de retraite Exercices terminés les 31 décembre 1995 et 31 mars 1996 (en milliers de dollars) Présentation de l’information dans les états financiers 3.67 Les frais d’administration sont inscrits de différentes façons dans les états financiers des régimes de retraite. Par exemple, l’état du Régime de pension de retraite dans les services publics comprend la présentation sur une seule ligne de tous les frais d’administration, lesquels comprennent des frais de garde, de mesure du rendement et de gestion des placements ainsi qu’une imputation de frais de la Direction des avantages sociaux, de frais du Système d'administration des pensions et des régimes d'assurance (SAPRA) et de frais du ministère des Finances (maintenant la Société de gestion de placements du Nouveau-Brunswick). 3.68 Par contre, le Régime de pension des employés des hôpitaux du Nouveau-Brunswick inscrits au SCFP présente de façon distincte dans ses états financiers les frais de garde, les frais de mesure du rendement, les frais de gestion des placements et autres frais administratifs. 3.69 La pièce 3.4 montre le manque de cohérence dans la présentation de frais de nature semblable. 3.70 L’ICCA propose que la présentation des détails des frais d’administration montre les honoraires des actuaires, les honoraires des administrateurs, les frais de garde et les frais de gestion des placements. Recommandation 3.71 Le ministère devrait examiner les méthodes de présentation des frais d’administration. À notre avis, les frais devraient être présentés selon les principales catégories de dépenses et de façon uniforme pour tous les régimes. Réponse du ministère 3.72 Comme le propose l’ICCA, les états présenteront plus en détail les frais d’administration. La présentation sera uniforme pour tous les états financiers des régimes. [Traduction.] Facturation des coûts de fonctionnement de la Direction des avantages sociaux des employés des services publics 3.73 Les dépenses de la Direction des avantages sociaux des employés des services publics ne sont pas toutes recouvrables auprès des régimes de retraite. Certaines dépenses, en raison de leur nature, ne sont que partiellement recouvrables. Par exemple, le traitement du directeur et de certains gestionnaires de la direction est recouvrable aux deux tiers auprès des régimes de retraite, alors que l’autre tiers est absorbé par la direction. 3.74 Nous croyons comprendre que cet arrangement est en place depuis un certain nombre d’années. Durant cette période, la Direction des avantages sociaux a connu des changements. Nous avons appris que la direction est en voie de réviser les imputations à la lumière des changements. Nous sommes d’avis qu’un tel examen est très opportun. Recommandation 3.75 Le ministère devrait effectuer un examen des frais imputés aux régimes de retraite afin de s’assurer que les coûts facturés sont raisonnables par rapport aux services qui sont fournis. Réponse du ministère 3.76 La Direction des avantages sociaux des employés des services publics est en voie de réviser l’imputation des frais aux caisses de retraite dans le but de mettre en œuvre un mécanisme plus structuré de facturation interne. [Traduction.] 3.77 Les frais de la Direction des avantages sociaux et les frais relatifs au système informatique SAPRA sont imputés aux régimes en fonction du nombre total de cotisants et de pensionnés. Pour les régimes dont l’exercice s’est terminé le 31 mars 1996, l’imputation était fondée sur les données au 31 mars 1994, tandis que, pour les régimes dont l’exercice s’est terminé le 31 décembre 1995, l’imputation était fondée sur les données au 31 décembre 1993. Recommandation 3.78 Le ministère devrait utiliser des informations à jour et exactes pour fonder l’imputation des frais aux régimes de retraite. Réponse du ministère 3.79 Les taux appliqués seront fondés sur le nombre de cotisants et de pensionnés dans chaque régime au début de notre exercice. Nous procédons actuellement à l’amélioration de notre système informatique afin que l’information fournie soit aussi exacte et opportune que possible. [Traduction.] Frais d’administration – obligation redditionnelle 3.80 L’obligation redditionnelle désigne l’obligation de rendre des comptes quant à l’autorité et la responsabilité qui ont été conférées. L’obligation redditionnelle comporte deux principales fonctions, à savoir la gérance financière et le rapport sur le rendement. Un volet important de la fonction de gérance financière est la surveillance des dépenses. 3.81 L’une des méthodes de surveillance des dépenses consiste à comparer les prévisions budgétaires aux dépenses réelles. À l’heure actuelle, la surveillance des dépenses d’administration est faible. Cette faiblesse est surtout attribuable au fait qu’aucun budget n’est dressé pour montrer les dépenses d’administration prévues pour chaque régime de retraite. Le fait que le système financier ne fournit pas les types de frais d’administration engagés aggrave la situation. Recommandation 3.82 Il y aurait lieu de préparer un budget pour les coûts d’administration imputés à chaque régime de retraite. Le ministère devrait être disposé à expliquer les écarts entre les frais prévus et les frais réellement imputés aux régimes. Réponse du ministère 3.83 La Direction des avantages sociaux mettra en œuvre un système de budgétisation globale par régime de retraite pour l’exercice 1998- 1999. Les budgets seront soumis aux comités des régimes de retraite respectifs. Nous proposons également de faire rapport aux comités sur les frais réels par rapport aux frais prévus. [Traduction.] Livres comptables des frais d’administration 3.84 Il est normal pour la Direction des avantages sociaux d’engager des dépenses pour le compte des régimes de retraite. Les dépenses sont d’abord assumées par la direction, puis imputées aux différents régimes de retraite. Ainsi, dans le cas des dépenses non liées à la rémunération, le personnel de la Direction des avantages sociaux attribue un code à chaque dépense, et le personnel de la comptabilité calcule les frais à imputer à chaque régime de retraite. Des discussions tenues avec les deux parties révèlent que cette méthode de codage et de calcul exige beaucoup de temps et d’effort. 3.85 Sur le plan de la vérification, un tel système pose un défi, car il est extrêmement difficile de déterminer si toutes les dépenses inscrites à l’origine à titre de dépenses de la Direction des avantages sociaux ont été imputées aux régimes de retraite. Le problème est d’autant plus aigu que les régimes de retraite ont comme fin d’exercice soit le 31 décembre, soit le 31 mars. Recommandation 3.86 Le ministère devrait effectuer un rapprochement entre les dépenses brutes de la Direction des avantages sociaux et les montants imputés aux régimes de retraite au 31 décembre et au 31 mars afin de s’assurer que les états financiers des régimes représentent fidèlement les dépenses. Réponse du ministère 3.87 La Direction des avantages sociaux informera les parties concernées des codes à attribuer pour parvenir à la communication d’informations exactes de manière plus efficiente. Il est difficile d’effectuer un rapprochement entre les dépenses brutes de la Direction des avantages sociaux et les montants imputés aux régimes de retraite en raison des deux fins d’exercice différentes. Cependant, on tentera d’effectuer un rapprochement pour 1997-1998. [Traduction.] Résultats du contrôle par sondages des frais d’administration 3.88 La vérification des frais d’administration a révélé un certain nombre d’erreurs dans les régimes de retraite des services publics et des enseignants. Des redressements ont été apportés aux états financiers, soit 142 000 $ environ (sous-évaluation nette de 14 600 $) pour le Régime de pension de retraite dans les services publics et 199 800 $ (sous-évaluation nette de 199 800 $) pour le Régime de pension de retraite des enseignants. 3.89 Plusieurs raisons expliquent les erreurs : • Des frais ont été attribués au mauvais exercice. Les frais liés à l’organisme de service spécial, qui est par la suite devenu la Société de gestion de placements du Nouveau-Brunswick, n’avaient pas tous été accumulés au 31 mars 1996, ce qui a donné lieu à une sous- évaluation d’environ 26 900 $ pour le régime des services publics et de 28 300 $ pour le régime des enseignants. • Les traitements du personnel muté à l’organisme de service spécial pour la période allant du 1er avril 1995 au 31 juillet 1995 n’ont pas été imputés aux régimes, ce qui a donné lieu à une sous-évaluation d’environ 51 400 $ pour le régime des services publics et de 39 500 $ pour le régime des enseignants. • Les dépenses liées au SAPRA pour le mois de février 1996 n’ont pas été inscrites au régime des enseignants, ce qui a donné lieu à une sous- évaluation de 68 300 $. • Des frais ont été imputés au mauvais régime. Une erreur de surrévaluation d’environ 63 700 $ s’est produite en raison de l’imputation au régime des services publics de frais qui appartenaient au régime des enseignants. Recommandation 3.90 Le ministère devrait prendre les mesures nécessaires pour s’assurer que les coûts d’administration sont attribués au bon exercice et correctement imputés aux régimes de retraite. Réponse du ministère 3.91 Un certain nombre des erreurs observées avaient trait aux dépenses de l’OSS durant 1995-1996. Le transfert de l’actif des régimes de retraite des services publics et des enseignants à la Société de gestion de placements du Nouveau-Brunswick est terminé, et de telles erreurs ne se produiront plus. Il a été pris bonne note des autres erreurs relevées, et des mesures ont été prises pour faire en sorte que les coûts d’administration soient correctement comptabilisés. [Traduction.] Entente relative aux frais de garde 3.92 Tous les mois, le dépositaire du Régime de pension des secrétaires et employés de bureau facture des frais de garde au régime. Le ministère n’a pu nous fournir une copie signée de l’entente conclue avec le dépositaire au sujet des frais. Le ministère ne reçoit pas de facture ni de détails concernant les frais facturés au régime. Recommandation 3.93 Le ministère devrait signer une entente avec le dépositaire au sujet des frais de garde. Le ministère devrait demander que les pièces justificatives lui soient remises avec les factures détaillant les frais mensuels. Réponse du ministère 3.94 Une nouvelle entente et un barème de frais sont en voie d’être négociés avec le dépositaire du Régime de pension des secrétaires et employés de bureau. Entre-temps, la caisse est facturée sur la base du barème de frais du Régime de retraite des employés des hôpitaux du Nouveau-Brunswick inscrits au SCFP, avec l’accord du dépositaire et du ministère des Finances. 3.95 Pour 1997, les responsabilités en matière de facturation des frais de garde seront transférées du bureau du Nouveau-Brunswick à un bureau à l’extérieur de la province. Le dépositaire établira une facture trimestrielle fondée sur le travail réel et fournira de meilleures pièces justificatives à l’intention du ministère et aux fins de la vérification. [Traduction.]